| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Dostęp przełożonych do danych osobowych pracownika

Dostęp przełożonych do danych osobowych pracownika

Pracodawca jest administratorem danych osobowych zatrudnionych pracowników. W związku z tym jest zobowiązany przede wszystkim do zabezpieczenia zbioru przed dostępem osób niepowołanych oraz do przetwarzania danych osobowych pracowników zgodnie z celem, w jakim są zbierane.

Pracodawcy muszą pamiętać, że tylko osoby upoważnione przez administratora mogą mieć dostęp do zbiorów danych. Dlatego w sytuacji, gdy struktury firmy są rozbudowane, każda osoba, która ma do czynienia z aktami osobowymi pracowników, musi mieć stosowne upoważnienie. W takiej sytuacji pojawia się pytanie, czy każdy przełożony pracownika powinien mieć nieograniczony dostęp do wszystkich danych osobowych swoich podwładnych.

Zadaniem administratora danych osobowych jest zarządzanie zbiorem danych oraz przetwarzanie danych w nim zawartych. Przez przetwarzanie danych należy rozumieć jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie (art. 7 u.o.d.o.). Administrator jest ponadto zobowiązany zapewnić kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostają do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane.

WAŻNE!

W strukturach znacznie rozbudowanych oprócz specjalistów z działu kadr dostęp do danych osobowych pracowników powinni mieć np. menedżerowie zarządzający firmą czy kierownicy nadzorujący pracę podległych im pracowników.

Poza wymienionymi wyżej osobami zatrudnionymi w przedsiębiorstwie dostęp do danych osobowych powinni mieć m.in. informatycy, pełnomocnicy ds. informacji niejawnych, a także inne osoby stale lub od czasu do czasu zajmujące się przetwarzaniem danych osobowych pracowników.

Przykład

Pracownik codziennie spóźnia się do pracy. W poniedziałek zaraz po przyjściu do pracy pracodawca na korytarzu w obecności innych pracowników postanowił nałożyć na spóźniającego się pracownika karę porządkową. Takie postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe ze względu na to, że dane osobowe pracownika to także informacje dotyczące np. przyczyn rozwiązania umowy o pracę czy nałożonej kary porządkowej. W tej sytuacji pracodawca zachował się niewłaściwie, gdyż przekazał dane osobowe pracownika osobom nieupoważnionym do ich przetwarzania.

Od zasady, że trzeba mieć upoważnienie do przetwarzania danych w firmie zatrudniającej pracowników, nie ma żadnych wyjątków. Dlatego upoważnienie muszą mieć wszystkie grupy pracowników, jeśli tylko w ramach swoich zadań służbowych wykorzystują dane osobowe. Oznacza to, że bez upoważnienia nie wolno nikogo dopuścić do danych osobowych pracowników (art. 37 u.o.d.o.).

Przepisy nie określają jednoznacznie formy udzielenia upoważnienia. Do celów dowodowych najlepiej jest je sporządzić na piśmie. Nie ma też nigdzie oficjalnego wzoru upoważnienia. Nie ulega jednak wątpliwości, że powinno ono określać nazwę i adres administratora danych, osobę, która uzyskuje upoważnienie do przetwarzania danych, datę nadania jej takich uprawnień (gdy upoważnienie nadane jest na czas określony), a także zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

Upoważnienie należy napisać w minimum dwóch kopiach: jedna (na wypadek np. kontroli urzędników GIODO) powinna być w dyspozycji osoby upoważnionej, druga - w jej aktach osobowych.

Wojciech Brzeziński 

Podstawa prawna:

• art. 221 Kodeksu pracy,

• art. 6, 7, 23, 37 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Orzecznictwo:

• wyrok NSA z 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09, niepubl.).

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Rafał Mikołajewski

prawnik, doradca podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »