| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Potencjał ukryty w zapasach

Potencjał ukryty w zapasach

Podstawowym celem zarządzania zapasami jest dostarczenie niezbędnej ich wielkości do prowadzenia działalności, przy jednoczesnych jak najmniejszych możliwych kosztach związanych z ich dysponowaniem.


Utrzymywanie prawidłowiej wielkości zapasów wymaga znajomości logistyki i finansów w tym obszarze. Można więc powiedzieć, że zarządzanie zapasami to nadzór nad finansowym aspektem zachodzących w przedsiębiorstwie procesów operacyjnych. Nadzór ten powinien być wpisany w kompetencje działu finansów.

Na początek warto się zastanowić, po co firmie potrzebne są zapasy? Coraz częściej nie brakuje opinii, że zarządzanie zapasami to relikt przeszłości w czasach, gdy wszystko jest dostępne na rynku, i to u wielu dostawców. Nic bardziej mylnego. Posiadanie zapasów determinuje kilka czynników, jak choćby:

• systematyczne zamawianie zapasów umożliwia osiągnięcie dyskonta ilościowego,

• brak zapasów powoduje koszty utraconej sprzedaży,

• utrzymywanie optymalnego poziomu zapasów umożliwia zachowanie płynności produkcji oraz jej stabilizację.

W celu ukształtowania sprawnego zarządzania zapasami na samym początku firma powinna wyodrębnić jednolite grupy zapasów, do których zaliczać będzie poszczególne składniki majątku. Zgodnie ze standardami obowiązującymi w przedsiębiorstwach międzynarodowych wyodrębnia się cztery grupy zapasów: materiały (raw materials), produkcja niezakończona (work in progress), produkty gotowe (finished goods) oraz pozostałe (other stocks). Przeanalizujmy szczegółowo każdy z nich.

Pierwsza grupa to materiały. Są one składnikami majątku, które się zużywają w jednym cyklu produkcyjnym, przenosząc swoją wartość na wytworzone produkty i usługi. Część materiałów, tzw. materiały pomocnicze, nie wpływa na postać wyrobu, umożliwia jedynie ich wytworzenie, służy do obsługi procesu produkcyjnego. Z punktu widzenia przedsiębiorstwa do materiałów można zaliczyć wszelkiego rodzaju surowce, paliwa, opakowania, części zamienne do maszyn oraz urządzeń. Co przemawia za utrzymywaniem materiałów? Materiały pomagają firmie usprawnić proces produkcji oraz zmniejszyć ryzyko zmian cen surowców.

Kolejny element w trzystopniowej drabinie zapasów to produkcja w toku, czyli składniki majątku, których proces produkcyjny nie został jeszcze zakończony, zatem nie można ich sprzedawać. Co przemawia za utrzymywaniem produkcji w toku? Stanowią pewnego rodzaju bufor dla produktów gotowych, zapewniając płynność produkcji.

Trzystopniowy proces produkcji zamykają produkty gotowe, w których skład wchodzą wyroby gotowe i towary. Wyroby gotowe są to rzeczowe produkty pracy, powstałe w wyniku procesu produkcyjnego, przeznaczone do sprzedaży. Można je zakwalifikować do najbardziej płynnej kategorii zapasów. Towary z kolei to wyroby gotowe bądź usługi przeznaczone do dalszej odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym. Co przemawia za utrzymywaniem materiałów? Zapewnienie ciągłości sprzedaży i minimalizowanie kosztów utraconej sprzedaży.

Taka klasyfikacja zapasów i zdefiniowanie szczegółowe na poziomie firmy - dlaczego utrzymujemy konkretny zapas na tym poziomie - to wstęp do ogólniej pojętej optymalizacji zapasów.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przedsiębiorstwa utrzymują zapasy przede wszystkim z powodu sezonowości dostaw surowców i materiałów bądź sezonowości występowania zapotrzebowania na dane wyroby. Zbyt niski poziom zapasów w negatywny sposób oddziałuje na wielkość przychodów ze sprzedaży. Zakłóca proces produkcji oraz może pojawić się zwyczajny brak wyrobów gotowych w chwili, gdy jest na nie popyt. Jednak posiadanie zapasów nieodłącznie wiąże się z zamrożeniem kapitału, co negatywnie wpływa na poziom przepływów i tym samym zmniejsza wartość firmy. W celu utrzymania zapasów na optymalnym poziomie warto stosować odpowiednie metody zarządzania nimi. Przedsiębiorstwa mogą wybrać proste metody monitorowania, jak również trochę bardziej złożone modele. Do pierwszej z tych grup można zakwalifikować metodę ABC oraz metodę XYZ.

Metoda ABC to prosty sposób monitorowania zapasów, który pomaga minimalizować koszty tego procesu. Idea sprowadza się do podziału zapasów, które są utrzymywane w przedsiębiorstwie w trzech grupach, oznaczone jako A, B, C. W grupie A znajdują się zapasy, które mają największą wartość. Do grupy tej warto zaliczyć zapasy, które stanowią 75%-80% wartości ogółem. Grupa ta pod względem ilości zapasów nie jest najliczniejsza. Do grupy B zalicza się zapasy stanowiące kolejne 10%-15% wartości zapasów, natomiast grupa C to zapasy o małej wartości (czyli brakującą część do 100%), ale często dużym wolumenie. Podział zapasów na grupy A, B i C wzmacnia aspekt finansowy. Natomiast w przedsiębiorstwie obok aspektu finansowego należy uwzględniać argumenty produkcyjne. Do tego stosuje się metodę XYZ

W metodzie XYZ zapasy dzieli się również na trzy grupy, jednak kluczem jest tu regularność ich zużywania oraz dokładność prognozowania zużycia. I tak grupa X to zapasy zużywane regularnie, prognozowane dokładnie. Y to zapasy charakteryzujące się wahaniami sezonowymi o średnim stopniu dokładności prognozy. Z kolei grupa Z to zapasy zużywane nieregularnie o niskiej jakości prognozy.

Oba podejścia można ze sobą połączyć tak, aby uzyskać model umożliwiający zarządzanie zapasami uwzględniający aspekt finansowy i logistyczny.

Przedsiębiorstwo powinno również monitorować proces zużycia zapasów. Pozwoli to wyeliminować zapasy nadmierne, a jednocześnie tak zarządzać produkcją i sprzedażą, aby nie napotkać na ograniczenia w postaci braku zapasów. Prostą metodą, możliwą do wykorzystania również w małych przedsiębiorstwach, jest metoda czerwonej linii. Polega na wyznaczeniu odpowiedniego momentu złożenia zamówienia. W miarę zużywania się zapasów obniża się ich poziom. W momencie, gdy zapasy osiągną poziom „czerwonej linii”, firma powinna przystąpić do złożenia zamówienia. Zapas znajdujący się poniżej „czerwonej linii” można wyznaczyć za pomocą średniego dziennego zużycia zapasu oraz czasu potrzebnego na dostarczenie nowej partii.

Przykład 2:

Przedsiębiorstwo Y zużywa rocznie 200 000 sztuk zapasu. Na dostawę nowego czeka 6 dni. Poziom „czerwonej linii”: 7 dni/365 dni * 200 000 = 3 288 sztuk

W celu monitoringu zapasów firma może zastosować również strukturę wiekową zapasów, która prezentuje czas ich utrzymywania w magazynie, w podziale na rodzaje. Jest to pomocne narzędzie, ponieważ często okazuje się, że firma magazynuje znaczne ilości zapasów, które jednak nie są jej potrzebne. Struktura wiekowa zapasów bazuje na założeniach struktury wiekowej należności. Nie dzieli ona jednak zapasów na te w terminie i przeterminowane, ale wyznacza kluczowe dla firmy przedziały dni utrzymywania zapasów i do nich przypisuje wartości i rodzaje zapasów.

W celu monitoringu zapasów firma może zastosować również strukturę wiekową zapasów, która prezentuje czas ich utrzymywania w magazynie, w podziale na rodzaje. Jest to pomocne narzędzie, ponieważ często okazuje się, że firma magazynuje znaczne ilości zapasów, które jednak nie są jej potrzebne. Struktura wiekowa zapasów bazuje na założeniach struktury wiekowej należności. Nie dzieli ona jednak zapasów na te w terminie i przeterminowane, ale wyznacza kluczowe dla firmy przedziały dni utrzymywania zapasów i do nich przypisuje wartości i rodzaje zapasów.

Dobrą praktyką jest pytać. Warto więc zadać sobie pytanie: ale po co mam stosować te rozwiązania lub inne, które służą do zarządzania zapasami?

Podstawowym celem zarządzania zapasami jest zapewnienie niezbędnej ich wielkości do prowadzenia działalności przy jednoczesnych jak najmniejszych kosztach. Takie twierdzenia można spotkać w literaturze i są w praktyce prawdziwe. Po prostu zapasy to nie tylko składnik bilansu, to również czynniki, które w istotny sposób generują koszty. Dlatego należy uważnie monitorować koszty związane z nabyciem oraz utrzymaniem zapasów. Wykaz podstawowych kosztów związanych z zapasami przedstawia tabela 1.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Diana Renata Bożek

Prawnik

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »