| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Szanse i zagrożenia zewnętrznej obsługi firm

Szanse i zagrożenia zewnętrznej obsługi firm

Wyprowadzanie różnych aktywności na zewnątrz firm ma w Polsce coraz więcej zwolenników. Nie bez znaczenia jest tu fakt, że Polska stała się jednym z krajów dostarczających usługi outsourcingowe na skalę międzynarodową.

Przedmiot outsourcingu nie jest wyraźnie ograniczony. Może on dotyczyć praktycznie wszystkich procesów, jakie mają miejsce w ramach przedsiębiorstwa. Kiedyś przedmiotem outsourcingu były procesy produkcyjne. Ten outsourcing wciąż ma bardzo duże znaczenie. W ostatnich dwóch dekadach dzięki nowym technologiom wiele procesów usługowych może być także wykonywanych poza organizacją. Mam tu na myśli na przykład obsługę administracyjną i finansową, obsługę klienta czy wreszcie zarządzanie zasobami ludzkimi. Zawsze też istotny jest czynnik podażowy, czyli odpowiedź na pytanie, czy są na rynku firmy, które wykonają określone procesy lepiej i taniej niż my. Posługując się przykładem zarządzania zasobami ludzkimi, możemy dziś śmiało powiedzieć, że oferta firm zajmująca się outsourcingiem HR jest bardzo dojrzała. Dostawca może wykonać za nas rozliczanie czasu pracy, naliczanie płac, dokonywanie przelewów wynagrodzeń oraz innych świadczeń pracowniczych, prowadzenie dokumentacji związanej z ubezpieczeniami społecznymi, podatkami, prowadzeniem akt osobowych pracowników, aktualizacją badań lekarskich, prowadzeniem szkoleń czy wreszcie archiwizacją dokumentacji związanej z HR.

A jakie są szanse i zagrożenia outsourcingu? O szansach wspomniałem na początku. Teraz więc kilka słów o zagrożeniach. Te wiążą się z faktem, że outsourcing może być przydatny dla firmy, ale nie zawsze jest on najlepszym rozwiązaniem. Dlatego zawsze, analizując możliwości outsourcingu w danej firmie, zaczynamy od zbadania jej strategii i otoczenia rynkowego. Dopiero w tym kontekście oceniamy różne procesy biznesowe, które można outsourcować. Przede wszystkim outsourcing nie powinien dotyczyć tych procesów, które decydują o przewadze konkurencyjnej firmy. W takim wypadku outsourcing byłby różnoznaczny z oddaniem swoich przewag podmiotom zewnętrznym. Znacznie częstszym źródłem problemów z outsourcingiem są jednak błędy popełnione w trakcie wdrażania projektu outsourcingowego, a w tym przede wszystkim te związane z wyborem dostawcy, przygotowaniem dobrego kontraktu i, co najważniejsze, wdrożeniem projektu outsourcingowego w obu organizacjach.

Marek Kabza

dyrektor generalny Immergas Polska Sp. z o.o.

Ogólnie jestem za outsourcingiem jako możliwością, z której można, choć nie zawsze trzeba, korzystać. A w szczegółach - to wszystko zależy np. od wielkości firmy, charakteru prac, jakie wykonuje, polityki właściciela.

Nie opłaca się w małej firmie mieć własnej księgowości. Podobnie dział IT w takiej firmie można zastąpić usługą zewnętrzną. Innym przykładem może być magazyn. Jeżeli w branży, w której działamy, występuje sezonowość, nie musimy się martwić o zatrudnienie odpowiedniej liczby osób do magazynu, bo magazyn jest w outsourcingu i to firma zewnętrzna zatrudnia więcej ludzi przed sezonem, a rozstaje się z nimi, gdy sezon się kończy.

Są oczywiście również minusy. Przeszkodą w stosowaniu outsourcingu może być np. dzielenie danych wrażliwych firmy. Nie wszystkie firmy byłyby skłonne dać je na zewnątrz. Dla niektórych istotne mogą być też koszty - jednostkowa godzina pracy na etacie czy osoby na umowie zleceniu zawsze będzie tańsza aniżeli outsourcing.

Każda decyzja o outsourcingu jest więc jedyna w swoim rodzaju i należy uwzględnić wszystkie za i przeciw w chwili obecnej. Coś, co dziś opłaca się obsługiwać w ramach własnej firmy, jutro może być wygodniej zlecić na zewnątrz. I na odwrót. W tym pierwszym przypadku ponosimy dodatkowo koszty społeczne - rezygnując z usługi w ramach firmy, musimy zwolnić pracowników, a to są trudne decyzje. W niektórych przypadkach udaje się jednak przekonać firmę zewnętrzną, której zlecamy usługę, żeby też zatrudniła naszych ludzi.

Przy outsourcingu nie mamy wpływu na motywację obsługującego nas personelu. Mając własnych pracowników, sami dbamy o ich zaangażowanie i stosujemy odpowiednie standardy zarządzania. Przy outsourcingu interesują nas jedynie efekty i jakość usługi. Możemy co prawda w umowie określić tę jakość, zapisując np., że „chcemy, aby obsługiwał nas personel zadowolony i zmotywowany”. Ale generalnie bardziej interesuje nas sam efekt niż to, w jaki sposób firma usługodawcy zarządza swoim personelem.

W moim doświadczeniu mam zarówno pozytywne, jak i negatywne przykłady wykorzystania outsourcingu. Były to usługi związane z IT, zarządzaniem siecią, usługi drukarskie, agencje marketingowe, PR, obsługa magazynu, prace dorywcze i sezonowe, do których potrzeba personelu niewykwalifikowanego.

W dziedzinie HR najczęściej oddawane na zewnątrz działania to kadry i płace. Z moich doświadczeń wynika, że dział HR zewnętrzny ma czasem przewagę nad wewnętrznym, bo nie jest uwikłany w relacje osobiste i przez to na wiele spraw potrafi spojrzeć bardziej obiektywnie. Zewnętrzny HR-owiec nie będzie się np. lękał poinformować dyrektora generalnego, że w firmie dzieje się coś złego. Zatrudniony na etacie może się obawiać reakcji szefa.

Najważniejszym wnioskiem z tych doświadczeń jest to, że firma musi być dobrze przygotowana, by korzystać z outsourcingu. Fikcją jest myślenie, że jeśli coś zlecamy na zewnątrz, to w 100 procentach wszystkie problemy będzie rozwiązywał usługodawca. Pojawia się kluczowa kwestia współpracy i komunikacji między firmą zewnętrzną i naszą. Efekt zależy więc i od jakości usługi z jej strony, i od umiejętności naszych pracowników odpowiedzialnych za komunikowanie naszych potrzeb i decyzji.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Bąkowski Kancelaria Radcowska

Kancelaria świadczy zarówno stałą obsługę prawną, doradztwo i obsługę określonych projektów czy transakcji o charakterze jednorazowym.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »