| INFORFK | INFORRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Rozliczenie samochodu służbowego wykorzystywanego do celów prywatnych

Rozliczenie samochodu służbowego wykorzystywanego do celów prywatnych

Korzystanie ze służbowego auta zazwyczaj wynika z charakteru wykonywanej pracy. Często jednak zdarza się, że samochód firmowy używany jest do celów nie tylko służbowych, ale także prywatnych. Taka sytuacja rodzi konsekwencje po stronie zarówno pracownika, jak i pracodawcy.


Pracodawca może zezwolić na wykorzystanie samochodu służbowego, którym dysponuje pracownik, do jego celów prywatnych. Należy wówczas ustalić, na jakich zasadach to udostępnienie nastąpi.

Samochód służbowy może być udostępniony pracownikom:

19,90 złFaktury 2014 - PDF

1) bezpłatnie lub

2) na podstawie dodatkowej umowy cywilnoprawnej zawartej z pracownikiem o odpłatnym korzystaniu z samochodu.

Nieodpłatne używanie samochodu służbowego przez pracownika do celów prywatnych stanowi dla niego przychód podlegający opodatkowaniu. Wobec tego należy ustalić jego wartość.

Ustalając wartość przychodu pracownika z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych, należy wziąć pod uwagę markę samochodu, rok produkcji, jego stan techniczny, przebieg i wyposażenie. Wyceny powinno dokonać się na podstawie stawek obowiązujących na rynku, stosowanych przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów.

W praktyce pracodawcy stosują różne metody wyceny, także te, które nie gwarantują akceptacji ze strony organów podatkowych. Najczęściej popełnianym błędem jest stosowanie wyceny opartej na przemnożeniu założonej liczby kilometrów, które ewentualnie przejedzie pracownik, przez stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdu wynikającą z rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Organy podatkowe nie akceptują takiego rozwiązania. Potwierdza to jedna z ostatnich interpretacji w tej sprawie wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 stycznia 2010 r. (nr IPPB2/415-666/09-4/MG): „Jednakże w ocenie organu podatkowego, ustalając cenę usługi polegającej na udostępnieniu samochodu służbowego dla celów prywatnych, spółka nie może posłużyć się ustalonym przez siebie limitem kilometrów i stawką wynikającą z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. (...). Powyższe rozporządzenie dotyczy bowiem zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Dotyczy zatem wyłącznie sytuacji, gdy pracownik swoim prywatnym samochodem świadczy usługę na rzecz zakładu pracy. (...) dla określenia wartości świadczenia z tytułu udzielenia prawa do korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika będą miały zastosowanie przepisy art. 12 ust. 1 i 3 w powiązaniu z art. 11 ust. 2a i 2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy czym: wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń ustala się na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Ustalając zatem wartość udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika, należy wziąć pod uwagę markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie i porównać z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie co spółka, firmy zajmujące się wynajmem takich samochodów, które po analizie powyższych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika”.

Do wartości nieodpłatnego świadczenia będzie także wliczany koszt paliwa, który ponosi pracodawca (do wartości nieodpłatnego świadczenia nie będzie jednak wliczany koszt paliwa, do którego pokrywania zobowiązany jest pracownik).

Ustalona w sposób rynkowy kwota nieodpłatnego świadczenia doliczana jest do wynagrodzenia pracownika, od którego naliczany jest podatek dochodowy oraz składki ZUS (ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne).

A jakie konsekwencje nieodpłatne świadczenie rodzi po stronie spółki? Zasadniczo nieodpłatne świadczenie usług nie podlega VAT. Jeżeli jednak nie jest związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu usług i towarów związanych z tym świadczeniem, to takie świadczenie traktuje się na równi z odpłatnym i podlega opodatkowaniu VAT. Wykorzystanie przez pracownika samochodu służbowego prywatnie jest traktowane jako świadczenie usługi na rzecz pracownika, która nie ma związku z prowadzonym przedsiębiorstwem. Zatem pracodawca musi tę usługę opodatkować stawką podstawową - 22 proc. Podstawą opodatkowania będzie koszt świadczenia tej usługi poniesiony przez podatnika. Koszt ten może, ale nie musi, równać się wycenie świadczenia nieodpłatnego w celu ustalenia przychodu dla pracownika. Dla jego udokumentowania należy wystawić fakturę wewnętrzną VAT. Obliczony VAT należny nie będzie kosztem podatkowym dla firmy.

Tabela 1. Ustalenie wartości pieniężnej nieodpłatnych świadczeń

Kosztem dla firmy nie będą także wydatki poniesione na zakup paliwa w związku z jazdami prywatnymi pracownika. Wydatki te nie przyczyniają się bowiem do osiągnięcia przychodów czy zachowania lub zabezpieczenia źródeł przychodów. Nie zostanie zatem spełniony podstawowy warunek kwalifikacji wydatków do kosztów podatkowych. Pracodawcy muszą także pamiętać, że część wynagrodzenia pracownika ze stosunku pracy, która odpowiada wartości nieodpłatnego świadczenia, nie może zostać przez pracodawcę zaliczona do kosztów uzyskania przychodów: „(...) nieodpłatne świadczenie, jakie uzyskali pracownicy, nie jest kosztem poniesionym przez pracodawcę. Wartość nieodpłatnego świadczenia została bowiem naliczona i dodana do dochodów pracowników, które podlegają opodatkowaniu, ale nie została przez spółkę wypłacona, a zatem i poniesiona. Ponadto świadczenie nieodpłatne, jakim jest używanie samochodów służbowych do celów prywatnych, nie jest ponoszone w celu osiągnięcia przychodu, a służy jedynie osobistym interesom pracowników, jak również nie pozostaje w związku przyczynowym z osiąganym przez podatnika przychodem.

Reasumując, stanowisko podatnika, iż wartość nieodpłatnego świadczenia, jakimi są jazdy prywatne samochodami służbowymi, doliczana do miesięcznego wynagrodzenia brutto pracownika nie stanowi kosztu uzyskania przychodu Spółki, jest prawidłowe. Prawidłowe jest również stanowisko spółki w przedmiocie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości składek ZUS należnych od spółki jako płatnika dotyczące tych świadczeń” (interpretacja Naczelnika Pomorskiego Urzędu Skarbowego w Gdańsku z 16 lutego 2006 r., sygn. akt DP/PD/423-0157/1/05/AP). W podobnym tonie wypowiedział się Naczelnik Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu w interpretacji z 16 lutego 2007 r. (sygn. akt 1473/808/KDO/423/35/06/ES).

PRZYKŁAD

Pracownik spółki X wystąpił o udostępnienie mu używanego przez niego samochodu służbowego także do jazd prywatnych. W maju 2010 r. z ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez tego pracownika wynika, że przejechał on tym samochodem 500 km, w tym 100 km przypada na jazdy prywatne. Wydatki na paliwo w wysokości 300 zł poniosła spółka X. Stawka ustalona za 1 kilometr przejazdu wypożyczonym samochodem według cen rynkowych wynosi 2,50 zł. Kwota nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika wyniosła więc: 100 km × 2,50 zł = 250 zł. Od tej kwoty należy obliczyć i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS, a także VAT należny. Spółka X musi również rozliczyć proporcjonalnie kupione paliwo, ponieważ nie wszystkie poniesione wydatki z tego tytułu będą stanowiły koszt uzyskania przychodu.

Tabela 1. Naliczenie zaliczki na podatek i składki ZUS od nieodpłatnego świadczenia wraz z wynagrodzeniem za maj 2010 r.

Tabela 2. Wystawienie faktury wewnętrznej VAT

Autor:

Źródło:

Prawo Przedsiębiorcy

Zdjęcia


Personel i Zarządzanie189,00 zł

HITY INFORU

TERMINARZ

LIP29
TydzieńPWŚCPSN
2730123456
2878910111213
2914151617181920
3021222324252627
3128293031010203

Narzędzia przedsiębiorcy

Eksperci infor.pl

Tax Care

Lider wśród biur księgowych dla mikro- i małych firm

Zostań ekspertem Infor.pl »