| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Jak uniknąć błędów przy wdrażaniu systemu zarządzania jakością

Jak uniknąć błędów przy wdrażaniu systemu zarządzania jakością

Zdobycie certyfikatu ISO to w oczach klientów zwiększenie wiarygodności firmy jako partnera w kooperacji. Ważne jest jednak, aby certyfikat miał pokrycie w rzeczywistej poprawie procesów w firmie.

Dotąd firma jakoś radziła sobie z problemami za sprawą refleksu, „nosa” czy innych osobistych zdolności osób zarządzających. Sprawdzone sposoby działania - zrozumiałe i oczywiste dla zarządzających - były skuteczne tylko wtedy, gdy były przez nich osobiście wykonywane. Nie formalizowano i nie ustalano dla nich żadnych alternatyw, zakładając, że następnym razem znowu się uda.

Udawało się wiele razy - przybywało klientów i firma rosła. Ewentualne wpadki, potknięcia traktowano jako brak szczęścia. Nie zastanawiano się nad przyczynami błędów, karząc na ogól winnych ich popełnienia. Prowadziło to do frustracji (każdy popełnia błędy, ale niektórym łatwiej je zatuszować) oraz powtarzających się „wpadek” często podobnych i przychodzących jak grom z jasnego nieba. Rósł nadzór i kontrola (kosztowały coraz drożej), a błędy i tak się pojawiały. Niektórzy klienci nie wytrzymywali ciągłych pomyłek i awarii i odchodzili do bardziej niezawodnej konkurencji. Utrata rynku stała się faktem. Dlaczego? Do dzisiaj nikt nie wie.

Słabą stroną nieusystematyzowanego sposobu postępowania, jak wskazuje praktyka, są najczęściej:

1) rozmycie kompetencji i odpowiedzialności, np. brak osób konkretnie zobowiązanych do pilnowania danych spraw, brak winnych w przypadku błędów;

2) akcyjność postępowania („gaszenie pożarów”, „malowanie trawy na zielono”), tzn. naprawianie błędów zamiast usuwania ich przyczyn;

3) nieustanne poszukiwanie brakujących informacji i przedmiotów potrzebnych do dalszego działania;

4) tajemnicze zaginięcia - dokumentów, rzeczy, które czasem „wypływają” w najmniej oczekiwanych okolicznościach (np. dostały się 'jakoś' do klienta czy dostawcy, z którym prowadzimy negocjacje, i którzy nigdy, a przede wszystkim w tym czasie, nie powinni ich otrzymać), a nawet osób, które mimo że powinny zajmować się daną sprawą, zostały oddelegowane do całkiem innych nieistotnych zadań;

5) pomyłki wynikające z wadliwej konfiguracji wyrobów lub załadunków, spowodowanej np. przypadkowym oznaczaniem opakowań (np. do klienta w Szczecinie trafia dostawa przeznaczona dla klienta z Lublina oraz częściowo dla klienta w Suwałkach - samochód z drugą turą towaru do Suwałk pojechał właśnie do Lublina);

6) nieprzemyślane ruchy kadrowe powodujące pojawienie się niewłaściwych ludzi w niewłaściwym miejscu i czasie, co stwarza brak kompetentnego personelu (wymaganego przez pkt 6.2 normy Zasoby ludzkie);

7) zakupy maszyn, wyposażenia, urządzeń kontrolno-pomiarowych, które mają się nijak do realizowanych procesów zamiast ponoszenia nakładów faktycznie potrzebnych firmie;

8) produkcja wyrobów, które nie odpowiadają wymaganiom klientów - często nawet tych, określonych w zamówieniu (np. dostarczono wprawdzie zamówioną dostawę, ale bez koniecznych dokumentów i autoryzacji, bo ktoś nie doczytał tego wymogu w umowie i nie uruchomił w porę odpowiednich działań, co spowodowało brak możliwości ich zastosowania przez klienta przez dłuższy czas);

9) dostarczanie wyrobów o przypadkowym poziomie jakości, wynikające z braku wiedzy o stabilności procesu, pomieszania wyrobów dobrych i wadliwych oraz źle zorganizowanej kontroli (najczęstsze błędy, to: brak kontroli, kontrola w warunkach niedających obrazu jakości partii dostawy, złe przyrządy, brak kompetencji, źle dobrane parametry, źle dobrana próba, niewłaściwe postępowanie pokontrolne),

10) brak wiedzy, skąd się biorą błędy, i w efekcie powtarzanie błędów;

11) kierowanie sił i środków w sposób przypadkowy, chaotyczny, a nie tam, gdzie są najbardziej potrzebne.

Wdrożenie rozwiązań systemowych łączy się ze zmianą także w sferze kultury organizacyjnej, weryfikacji nawyków i rutynowych działań, starannego przemyślenia i zaplanowania - ustanowienia określonego poziomu niezawodności przez:

1) zapewnienie zastępstw tak, żeby kluczowe procesy mogły być realizowane nawet pod nieobecność niektórych osób,

2) zapewnienie na zaplanowanym poziomie niezawodności maszyn i urządzeń, szczególne tych ograniczających zdolności produkcyjne (krytycznych, wąskich gardeł),

3) ustalenie procedur - czyli klarownego, najlepszego w danym czasie sposobu postępowania wraz z określeniem odpowiedzialności za poszczególne działania,

4) ustalenie czytelnych kryteriów oceny poprawności wykonania działań (podejmujący te działania musi łatwo i na pewno ocenić, czy robi dobrze, czy źle - np. czy wyrób jest odpowiedni, czy wadliwy),

5) dostępność koniecznego i wiarygodnego wyposażenia kontrolno-pomiarowego oraz wskazanie miejsc i czasu dokonywania tych pomiarów (łączy się z możliwością oceny zgodności, o której mowa w poprzednim akapicie),

6) zapewnienie niezawodności u naszych dostawców (na określonym poziomie - np. terminu dostawy w określonym czasie lub przedziale czasu od zamówienia),

7) kontakt z klientem umożliwiający pozyskiwanie informacji o jego opinii o naszych dostawach.

Uporządkowanie tych sfer, począwszy od komunikacji z klientem, zarządzaniem informacją (przynajmniej w postaci dokumentów i zapisów), zapewnianiem odpowiednich ludzi i doskonalenia ich kompetencji (szkoleń), zidentyfikowania i zorganizowania potrzebnego wyposażenia, określenie sposobu realizacji procesu w sposób jednoznaczny, przejrzysty i kompletny, a skończywszy na podejmowaniu decyzji, w tym dotyczących doskonalenia procesów i eliminacji źródeł błędów w sposób przemyślany i na podstawie faktów, jest wymogiem ISO, a jednocześnie praktycznym wskazaniem, gdzie najpilniej należy dokonać zmian.

Warto rozważyć także wprowadzenie standaryzacji sprawdzonych rozwiązań w zakresie powtarzających się czynności, choćby przez wprowadzenie instrukcji stanowiskowych.

Katarzyna Czajkowska-Matosiuk

reklama

Autor:

Źródło:

Prawo Przedsiębiorcy

Zdjęcia


E-urząd Cyfrowe usługi publiczne. Poradnik dla administracji i przedsiębiorców (książka)79.00 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

ifirma.pl

Mała księgowość internetowa ifirma.pl

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »