| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Umowa sprzedaży - zapisy, o których warto pamiętać

Umowa sprzedaży - zapisy, o których warto pamiętać

Długoterminowa współpraca handlowa wymaga podpisania umowy, która zagwarantuje realizację korzyści i egzekucję obowiązków, jakie dotyczą obu stron – sprzedającego i kupującego.

Coraz silniej obecne na polskim rynku grupy zakupowe oraz duże sieci sprzedaży mają swoje wzorce umów, które są negocjowane ze sprzedającym. Dlatego warto wiedzieć, na jakie elementy zwrócić uwagę, podpisując taką umowę.

Podstawowym elementem decydującym o skuteczności i możliwości egzekucji zapisów umowy handlowej jest podpisanie jej przez osoby uprawnione do reprezentowania firmy. Choć jest to oczywiste, często strony nie sprawdzają, czy umowę podpisały upoważnione do tego osoby. Aby uniknąć przykrych niespodzianek, należy zawsze sprawdzić KRS i porównać, czy osoby tam widniejące, które mogą reprezentować spółkę, faktycznie podpisały umowę. Alternatywą jest otrzymanie pełnomocnictwa dla innej osoby, jeśli nie jest wymieniona w KRS.

Obok prawidłowych podpisów niezbędne są również aktualne dane adresowe partnerów podpisujących umowę. Firmy często korzystają z gotowych wzorów umów zawartych w przeszłości, aktualizując tylko warunki handlowe. Nie zastanawiają się, czy wszystkie dane są aktualne. To jest spory błąd i może powodować wiele komplikacji. Przede wszystkim wpływa na obieg dokumentów, najczęściej księgowych. Współpraca długoterminowa bardzo często polega na tym, że odbiorcy świadczą jednocześnie usługi (np. ekspozycja produktów) na rzecz dostawcy, wystawiając faktury. Nieaktualny adres może spowodować, że faktury nie dotrą do sprzedającego towar, a odbiorca, który potrącił je ze swoich zobowiązań, będzie miał przeterminowane płatności. Inny przykład: jeśli dostawca wyśle cennik do odbiorcy na zły adres (bazując na danych z umowy), może być tak, że nie zostaną dotrzymane umowne warunki komunikacji zmiany cen i odbiorca ich nie zaakceptuje.

Kolejnym obszarem, na jaki należy zwrócić uwagę, podpisując umowę, są warunki płatności. Są to standardowe zapisy, których przestrzeganie zapewni otrzymywanie pieniędzy na czas.

Po pierwsze, należy uzgodnić długość terminu płatności, uwzględniając fakt, że współpraca z dużymi odbiorcami zapewnia duże obroty, ale również wymaga często akceptacji niższej marży jednostkowej. Zbyt długi termin może sprawić, że koszty finansowe kapitału zewnętrznego przeznaczonego na sfinansowanie odroczenia zapłaty w czasie wpłyną na dodatkowe zmniejszenie marży.

Często w umowach handlowych pojawia się zapis, że warunkiem zapłaty jest otrzymanie przez odbiorcę prawidłowej pod względem merytorycznym i formalnym faktury. W tym przypadku należy dokładnie określić w umowie, co to oznacza, że faktura jest prawidłowa. Zazwyczaj wymagane informacje umieszczane na takiej fakturze to: numer zamówienia, data dostawy, specyfikacja produktów, ilości produktów wyrażone w jednostkach. Ponadto na fakturze należy podać numer rachunku bankowego, na jaki powinna być wykonana płatność.

Kolejny ważny zapis dotyczy czasu, w którym powinna być dostarczona faktura, żeby została zapłacona zgodnie z terminem płatności. W praktyce coraz częściej przeważają zapisy o tym, że termin płatności rozpoczyna się z dniem otrzymania faktury przez odbiorcę. W tym przypadku na dostawcy spoczywa obowiązek akceptacji kilku dodatkowych dni związanych z dostarczeniem dokumentu. Jeśli są to duże wartości, warto zastosować droższą, ale szybszą formę dostawy faktury. W przypadku, kiedy firma zaakceptuje ten zapis, trzeba dodatkowo ustalić, czy do wykonania płatności wystarczy sama faktura, czy też muszą być do niej dołączone dodatkowe dokumenty. Najczęściej wymagany jest dokument dostawy. Firmy często nie czytają dokładnie umów i pomijają ten bardzo ważny fakt. W rezultacie nie muszą czekać na upływ terminu płatności od nowa, bowiem liczy się on od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury razem z dołączonym dokumentem dostawy. Istotne jest, aby dokument dostawy był potwierdzony zgodnie z zapisami umowy, czyli zazwyczaj podpisem upoważnionej osoby.

Kolejnym czynnikiem rzutującym na wykonanie płatności są reklamacje cenowe i ilościowe. A zdarzają się często. Istnieją trzy warianty zapisów rzutujące na płatność za fakturę z błędem. Po pierwsze dostawca otrzymuje czas na przesłanie faktury korygującej, np. 14 dni. Jeśli w tym czasie dotrze ona do odbiorcy, płatność będzie wykonana w terminie. Drugi przypadek to wykonanie płatności za część faktury i pozostawienie niedopłaty odpowiadającej wartości, w stosunku do której odbiorca żąda faktury korygującej. Trzeci przypadek, najmniej korzystny dla dostawcy, to całkowite wstrzymanie płatności do czasu otrzymania faktury korygującej i liczenie terminu płatności od momentu otrzymania faktury korekty.

W umowie należy sprecyzować sposób informowania o zmianie cen. Zazwyczaj strony uzgadniają określoną liczbę dni z wyprzedzeniem, kiedy powinien być wysłany nowy cennik. W tym przypadku należy pamiętać, aby wystawianie faktury brało pod uwagę okres przejściowy, w którym będą uwzględniane jeszcze stare ceny na fakturze. Inaczej firma może otrzymać wiele żądań wystawienia faktur korygujących, co rodzi określone konsekwencje dla płynności finansowej.

Doprecyzowania wymaga też sposób komunikowania o zmianie cen. W umowie trzeba zaznaczyć, czy cena jest ceną netto czy obejmuje VAT. Negocjując ceny, koniecznie trzeba zaznaczyć, czy koszty transportu są uwzględnione w cenie, czy mają być rozliczane odrębnie. Praktyka pokazuje, że w zdecydowanej większości ramowych umów cena uwzględnia również transport.

Zazwyczaj od cen określonych w cenniku dostawca zobowiązany będzie do naliczania rabatów. Wysokość i rodzaj rabatów powinny być także sprecyzowane w umowie bądź aneksie, okresowo aktualizowanym. Podstawowe rodzaje rabatów dotyczą:

Logistyki - przysługuje, gdy odbiorca wykorzystuje własne środki transportu lub gdy chce, aby towar był dostarczany przez dostawcę do centrów logistycznych, a nie każdego punktu handlowego oddzielnie. Do tej grupy rabatów zalicza się również rabat za zakupy pełnotrakowe, które umożliwiają lepsze wykorzystanie powierzchni transportu. Dzięki takim rozwiązaniom dostawca redukuje koszty.

Rabatu handlowego - to standardowy rabat wynikający z dokonywanych transakcji handlowych.

Rabatu związanego z nowymi produktami za wprowadzenie ich do obrotu. To rabat udzielany do określonej w umowie liczby dostaw nowego produktu.

Rabatu na promocje - przyznawanego okresowo w zamian za działania promujące towary dostawcy.

Obok wymienionych wyżej rabatów w umowach handlowych zazwyczaj znajdują się dodatkowe premie pieniężne stanowiące określony procent zakupów dokonanych w sprecyzowanym okresie lub za zakup określonych towarów. W tym przypadku należy zdefiniować, czy zwroty towaru oraz przeceny będą wchodziły do bazy, od której naliczana jest dodatkowa premia, np. kwartalna.

Poza tym dodatkowe opłaty dotyczą działań marketingowych, promocji towarów w gazetkach, wywieszanych i rozdawanych w punktach handlowych informacjach na temat produktów dostawcy.

Powyższe opłaty powinny być dokładnie sprecyzowane. Powinien być także określony czas potrzebny do ich rozliczenia oraz wykaz dokumentów źródłowych będących podstawą do rozliczenia. Płatności dodatkowe, które nie są rabatami, odbywać się mogą w drodze wystawienia faktury korygującej przez dostawcę lub na podstawie noty księgowej generowanej przez odbiorcę. Innym spotykanym rodzajem rozliczania jest wystawienie faktury VAT przez kupującego. W tym przypadku należy sprecyzować, jaki będzie termin płatności za tę fakturę.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Tomasz Król

Ekspert podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »