| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Umowa sprzedaży - zapisy, o których warto pamiętać

Umowa sprzedaży - zapisy, o których warto pamiętać

Długoterminowa współpraca handlowa wymaga podpisania umowy, która zagwarantuje realizację korzyści i egzekucję obowiązków, jakie dotyczą obu stron – sprzedającego i kupującego.

Kolejnym ważnym punktem jest sprecyzowanie całego procesu zamawiania. Wpływa to na obniżkę kosztów oraz gwarantuje dobrą współpracę pomiędzy dostawcą a odbiorcą.

Najpierw trzeba opracować standardowy formularz zamówienia. Ułatwi to pracę obu stronom, a także umożliwi uniknięcie wielu pomyłek. Trzeba zatem określić w umowie rodzaj informacji, jakie musi zawierać zamówienie. Na pewno muszą to być takie informacje, jak: miejsce dostawy, dzień dostawy, żądana godzina lub przedział czasu. Należy również określić czas realizacji dostawy, np. 24 godziny od wpływu zamówienia do dostawcy.

Kolejna kwestia to uregulowanie czasu, w jakim zamówienie może być anulowane. Dostawca powinien sobie zagwarantować pewne prawa, które pozwolą mu podać w określonym umową czasie przyczyn uniemożliwiających realizację zamówienia. W umowie należy również określić sposób składania zamówienia: elektronicznie, faksem (należy podać numery faksu, pod który muszą być przesyłane zamówienia) czy kurierem.

Brak realizacji zamówienia na czas lub zła realizacja (braki sztuk produktu w opakowaniach, różnice w asortymencie itp.) zazwyczaj skutkuje naliczeniem kary dla dostawcy. Jeśli kupujący chce wprowadzić takie zapisy, musi dokładnie sprecyzować katalog kar, ich wysokość w złotych lub procencie zamówienia. W takim przypadku warto dodać zapis, że kary dotyczące opóźnienia w realizacji dostaw nie obowiązują, jeśli opóźnienie powstało z winy kupującego (np. nie dotrzymał czasu na realizację zamówienia) oraz jeśli przyczyną braku realizacji zamówienia są przeterminowane płatności kupującego.

Umowa powinna również regulować zasady potwierdzania przez kupującego zrealizowanych dostaw. Może być to na przykład pieczęć firmy i podpis pracownika na dokumencie WZ. Rodzaj dokumentu też obowiązkowo trzeba określić.

Niezbędne jest również ustalenie momentu, w którym ryzyko uszkodzenia towaru przechodzi na odbiorcę. Zazwyczaj jest to wyładowanie towaru na rampę kupującego. Jeśli tak nie jest, trzeba dodatkowo określić zasady przechowywania towaru. Obok tego ważne jest określenie zasad i przyczyn reklamacji zrealizowanego zamówienia. Najczęstsze przyczyny to: różnice w ilościach, wady fizyczne, wady prawne. Co dzieje się w przypadku reklamacji, czy wada ma być naprawiona, czy naliczona zostanie kara, a jeśli tak, to co się stanie z wadliwymi produktami? Nic nie może być pominięte.

Część dostawców sprzedaje swoje produkty w opakowaniach zwrotnych. A prawie każdy przy dostawach wykorzystuje palety. Ten element często pomija się w umowach, tymczasem takie zaniedbanie może być bardzo kosztowne.

W umowie należy zdefiniować normy palet uznawanych przez odbiorcę. Coraz więcej podmiotów chce, żeby to były tzw. palety EURO. Inne uznaje się za jednorazowe i nigdy nie zwraca dostawcy. Od strony księgowej należy uzgodnić częstotliwość i zasady uzgadniania salda opakowań (to jest konieczne również w zakresie rozrachunków za towar).

Jeśli opakowanie posiada cenę kaucyjną, należy zapisać okres, po którym trzeba ją wpłacić za niezwrócone opakowania.

W przypadku palet kluczowe jest również określenie zasad ich odbioru. Często można spotkać się z zapisami, że po określonym czasie nieodebrane palety stają się własnością kupującego. Bardzo często odbiorcy wystawiają swoje wewnętrzne kwity dokumentujące przyjęcie palet. Okazanie tych dokumentów umożliwia odbiór palet. Cały proces od strony takich dokumentów musi być opisany w umowie (jaki dokument upoważnia do odbioru, kto może odebrać palety, po jakim czasie od daty wystawienia faktury itp.).

Z powyższego widać, że podpisanie umowy, która będzie gwarantowała skuteczną współpracę obu stornom, nie jest proste. Wymaga doprecyzowania zapisów i ustalenia rozwiązań korzystnych dla dostawcy i odbiorcy. Dlatego warto wprowadzić obowiązek załączania metryczki do każdej umowy.

Na metryczce powinny znaleźć się podpisy osób odpowiedzialnych za sprawdzenie i opiniowanie umowy. Muszą to być osoby z działu: finansowego, logistyki, prawnego i sprzedaży. Jeśli specyfika działalności firmy wymaga poszerzenia tego katalogu, warto to zrobić. Dopiero uzupełniona metryka jest podstawą do podpisania umowy przez zarząd firmy. Metryka gwarantuje, że umowa będzie korzystna dla firmy. Poza tym jest dokumentem ułatwiającym proces archiwizacji.

W powyższym tekście wymieniono najczęściej spotykane w umowach ramowych zapisy regulujące współpracę handlową. Nie oznacza to, że wyczerpują one katalog wszystkich możliwych zapisów. Każda podpisywana umowa powinna być dokładnie zaopiniowana przez wszystkie działy procesu transakcji, a na końcu dział prawny. Doskonale zorganizowany proces akceptacji i negocjacji umów zagwarantuje, że obie strony będą przeświadczone o bezpieczeństwie współpracy, a to już pierwszy krok do powiększania zysków.

Katarzyna Skowron

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Kamil Jarosz

Ekspert z zakresu marketingu i PR

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »