REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rejestracja zbiorów danych osobowych

Paulina Ołdziejewska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Kiedy, w jakiej sytuacji przedsiębiorca zobowiązany jest zgłosić do GIODO zbiory danych klientów i kontrahentów? Czy dane osób fizycznych i podmiotów gospodarczych gromadzone do innych celów niż księgowe muszą być zawsze rejestrowane?

Coraz większy zakres danych osobowych gromadzonych o każdym z nas przez różne instytucje, publiczne i prywatne, doprowadził do tego, że nie sposób już osobiście sprawować pieczę i kontrolę nad obiegiem tych informacji.

REKLAMA

REKLAMA

Ustawodawca wyszedł naprzeciw zapotrzebowaniu na kontrolę danych, zapewniając ustawową w tym zakresie ochronę. Podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie ochrony danych osobowych, ich gromadzenia, przetwarzania, a także obowiązku rejestracji, jest ustawa z 29 sierpnia 1997 r. O ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm., zwana dalej Ustawą).

Ustawa wskazuje nie tylko, jakie informacje podlegają ochronie, ale także w szczegółowy sposób reguluje procedurę ich gromadzenia, nakładając na podmioty zbierające i przetwarzające dane szereg obowiązków. Ustawa dotyczy przetwarzania danych osobowych, gromadzonych w zbiorach prowadzonych w systemie papierowym (kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach i innych zbiorach ewidencyjnych) oraz w systemach informatycznych.

Jakie dane podlegają rejestracji

Wszelkie bazy danych, o których mówi ustawa należy zgłosić Generalnemu Inspektorowi Danych Osobowych. Przez zbiór danych, zgodnie z definicją zawartą w Ustawie, rozumie się „każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie”. Cechą wyróżniającą taki zbiór jest jego budowa, charakteryzująca się takim uporządkowaniem, które umożliwia odnalezienie określonych informacji według konkretnego kryterium. Takim kryterium, pozwalającym na wyszukanie konkretnych danych, na co należy zwrócić uwagę, może być nie tylko imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL, ale także data zamieszczenia informacji w zbiorze. Jeśli zbiór danych spełnia ten warunek, baza musi być zarejestrowana.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ustawa, a tym samym obowiązki z niej wynikające nie mają zastosowania w przypadkach:

● osób nieżyjących - ze względu na ochronę powszechnych dóbr osobistych (kult pamięci osoby zmarłej);

● informacji o przedsiębiorcach w zakresie, w jakim identyfikują podmiot w obrocie gospodarczym i ściśle wiążą się z prowadzeniem działalności gospodarczej;

● osób fizycznych, prawnych i jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, o ile nie przetwarzają danych w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych;

REKLAMA

● podmiotów mających siedzibę albo miejsce zamieszkania w państwie trzecim (tj. nienależącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego), wykorzystujących środki techniczne znajdujące się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wyłącznie do przekazywania danych.

Jeśli danego podmiotu nie dotyczą wyłączenia, administrator danych obowiązany jest zgłosić posiadany zbiór do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, który prowadzi jawny rejestr takich zbiorów, sprawuje kontrolę nad prawidłowością procesu ich przetwarzania. Z informacjami zamieszczonymi w rejestrze można się zapoznać poprzez Internet, korzystając z systemu e-giodo. Ułatwieniem jest także to, że system e-giodo zapewnia możliwość wyszukiwania zbiorów danych za pomocą wielu kryteriów, takich jak: nazwa zbioru, nazwa administratora danych czy jego siedziba.

Informacja o gromadzonych danych

Istotnym obowiązkiem, który z mocy ustawy spoczywa na administratorze, jest obowiązek informacyjny na żądanie każdej osoby, której dane są przetwarzane. Dotyczy to zarówno przypadku, kiedy dane zbieramy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, jak i w przypadkach gromadzenia tych informacji ze źródeł pośrednich, np. pozyskanych od innych podmiotów. Chodzi o to, aby na podstawie uzyskanych informacji, zainteresowany miał możliwość właściwej oceny sytuacji i podjęcia decyzji co do udostępnienia danych, a także aby mógł korzystać z praw przyznanych mu przez ustawę, w tym prawa żądania zmiany, a nawet usunięcia danych. Informacje te trzeba przekazać na żądanie osoby, której dane dotyczą. Informacja o tym musi mieć charakter indywidualny i absolutnie nie może być zastąpiona, np. ogłoszeniem czy też adnotacją umieszczoną w regulaminie, jeśli osoba nie ma możliwości, żeby bezpośrednio się zapoznać z jego treścią.

Ustawa nie zawiera jednak żadnych szczególnych wymogów co do formy udzielenia informacji, a co za tym idzie, jeśli ustawodawca nie narzuca żadnej formy, należy dojść do wniosku, że jest ona dowolna, czyli informacje mogą być udzielane nawet ustnie.

Administrator danych

Status administratora danych może przysługiwać zarówno podmiotom publicznym, jak i prywatnym. Administratorem danych może być organ państwowy, organ samorządu terytorialnego, a także podmiot niepubliczny realizujący zadania publiczne, osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, jeżeli przetwarza dane osobowe w związku z działalnością zarobkową. Administratorem danych jest bowiem każdy podmiot decydujący o celach przetwarzania danych osobowych. Nie ma przy tym znaczenia fakt, czy podmiot ten samodzielnie przetwarza dane, czy też zlecił ich przetwarzanie innemu podmiotowi, w drodze umowy

Każde przetwarzanie zwykłych danych osobowych, czyli dokonywanie na nich jakichkolwiek operacji, np. ich przechowywanie, wykorzystywanie, udostępnianie, zmienianie, należy uzasadnić spełnieniem jednego z warunków określonych w Ustawie. Wymienione w Ustawie warunki winno się traktować jako rozłączne, a co za tym idzie, nie trzeba spełniać ich kumulatywnie. Wykorzystywanie danych można uznać za legalne już w przypadku spełnienia jednego z warunków. Jeśli zatem wykorzystywanie danych służy do realizacji uprawnienia lub obowiązku określonego w przepisach prawa, nie jest wówczas potrzebne żądanie zgody osoby na wykorzystywanie danych, ani uzasadnianie, że przetwarzanie służy dobru publicznemu lub niezbędnym celom administratora. I tak, przetwarzanie danych osobowych jest możliwe, jeśli osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie informacji jej dotyczących. Watro zauważyć, że z przepisu wprawdzie nie wynika, aby zgoda na wykorzystywanie danych osobowych konkretnej osoby musiała mieć formę pisemną, jednak ze względów dowodowych oraz ze względu na wymagania przepisów dotyczących np. postępowania administracyjnego, zdecydowanie takie postępowania jest pożądane.

Przetwarzanie danych jest poza tym dopuszczalne w przypadku, kiedy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa; kiedy jest to konieczne do realizacji umowy, jeśli stroną jest osoba, której dane dotyczą; kiedy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą oraz kiedy jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego.

 

Kiedy zgłosić

Zgłoszenia zbioru danych do rejestracji należy dokonać przed rozpoczęciem ich przetwarzania. Co do zasady, będzie to chwila przed pierwszą czynnością podjętą przez administratora danych. Administrator danych może bowiem rozpocząć ich przetwarzanie w zbiorze dopiero po zgłoszeniu go do rejestracji. Nie dotyczy to jednak tzw. danych wrażliwych, będących w posiadaniu np. instytucji kościelnych czy zakładów opieki medycznej, ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne lub inne szczególne informacje. Tu nie wystarczy sam fakt zgłoszenia zbioru Generalnemu Inspektorowi. Administrator może przetwarzać zbiór dopiero po zarejestrowaniu go w GIODO. Poza tym dane wrażliwe są pod szczególna ochroną i podlegają bardzo dużym restrykcjom.

Zgłoszenie można przesłać pocztą lub złożyć w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Mogą być przygotowane standardowo, na papierze lub w formie elektronicznej z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Zgłoszenie zbioru danych do rejestracji powinno zawierać między innymi:

● wniosek o wpisanie zbioru do rejestru zbiorów danych osobowych;

● oznaczenie podmiotu prowadzącego zbiór i adresu jego siedziby lub miejsca zamieszkania, w tym numeru identyfikacyjnego rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany;

● podstawę prawną upoważniającą do prowadzenia zbioru;

● cel przetwarzania danych;

● opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz zakres przetwarzanych danych;

● sposób zbierania oraz udostępniania danych;

● informację o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mogą być przekazywane.

Nie wszystkie dane podlegają rejestracji

Ustawa przewiduje krąg podmiotów, które zwolnione są, z różnych przyczyn, z obowiązku rejestracji danych. W większości przypadków zwolnienie jest spowodowane charakterem informacji. I tak na przykład z obowiązku rejestracyjnego zwolnieni są administratorzy danych gromadzonych i przetwarzanych w związku z zatrudnieniem, świadczeniem usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się. Zwolnieni są także administratorzy przetwarzający dane wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej. Należy jednak w tym miejscu zastrzec, że jeśli zgromadzone w zbiorze dane służą dodatkowym celom, innym niż wskazane w tym przepisie, administrator będzie musiał zbiór zarejestrować. Przykładem takiej sytuacji jest wykorzystywanie danych w celach księgowych z jednoczesnym wykorzystywaniem ich do celów np. marketingowych. Ponadto z obowiązku rejestracji zwolnieni są administratorzy danych powszechnie dostępnych. Przesłanka ta jest spełniona, jeżeli z danymi zawartymi może się zapoznać nieograniczony krąg podmiotów (np. dane zostały opublikowane w Internecie).

Paulina Ołdziejewska

prawnik

Skoczyński Wachowiak Strykowski Kancelaria Prawna sp. k.

www.sws.com.pl

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Twój Biznes
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Informacja o zaległości w ZUS na 0,01 zł wysyłana jest listem poleconym, a najwięksi gracze nie płacą milionowych zadłużeń

    Zadłużenie aktywnych płatników w ZUS rośnie. Rekordzista wśród aktywnych płatników jest zadłużony na ponad 822 mln zł. Czy ZUS może sam zmieniać przepisy? 

    Według danych udostępnionych przez ZUS, na koniec 2023 roku maksymalna kwota zadłużenia aktywnego płatnika wyniosła przeszło 822 mln zł. Rok wcześniej była o 3,5 mln zł mniejsza. Wśród komentujących te dane ekspertów nie brakuje opinii, że dopuszczenie do takiej sytuacji jest skandalem. Z kolei Zakład przekonuje, że sam nie może zmieniać przepisów. Jednak według znawców tematu, ZUS ma odpowiednie narzędzia do ściągania należności i nawet niewielkie kwoty są skutecznie egzekwowane od przedsiębiorców. Do tego po danych widać, że średnie zadłużenie aktywnych płatników wzrosło rok do roku o ponad 3 tys. zł, tj. do wartości blisko 31 tys. zł.

    Czy trzeba płacić ZUS gdy działalność gospodarczą się zawiesi, czy przerwę w biznesie można zrobić tylko raz w roku czy wiele razy

    Działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG można zawiesić pod warunkiem, że nie zatrudnia się pracowników. Dlatego co do zasady nie trzeba dodatkowo załatwiać formalności w ZUS.

    Przestępstwa finansowe. Zorganizowane grupy zajmują się praniem brudnych pieniędzy i korumpowaniem urzędników: co trzeba wiedzieć

    Korupcja, pranie pieniędzy, wyłudzenia, ataki hakerskie – to realne zagrożenia XXI wieku. Obecnie przestępczość finansowa, cyberprzestępczość oraz nowoczesne technologie są mocno ze sobą związane.

    Jak jeździć ekologicznie i oszczędnie. Pięć zasad sprawdzonych w praktyce i zalecanych każdej firmie transportowej

    W dobie rosnących kosztów firm transportowych i spowolnienia gospodarczego ekonomiczna jazda przestała być zjawiskiem sporadycznym, a stała się koniecznością i jednym ze sposobów na redukcję wydatków. Jakie są więc najważniejsze zasady ekonomicznej jazdy? 

    REKLAMA

    Zboża ozime wiosną - jak nawozić dolistnie. 5 kluczowych wskazówek

    Jedną z najefektywniejszych form pielęgnacji (dokarmiania) zbóż ozimych wiosną jest nawożenie dolistne. Dobrze przemyślane działania agrotechniczne wraz z odpowiednim wyborem samego nawozu to korzyść dla roślin, a przede wszystkim dla rolnika. 

    Wakacje składkowe – zmiany w projekcie nowelizacji

    Na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL) została opublikowana nowa wersja projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która wprowadza tzw. wakacje składkowe. Przewiduje ona m.in. zmiany w zakresie podmiotów uprawnionych do takiej ulgi.

    Firma, która dopuściła do wycieku danych jej klientów traci renomę a także chętnych na zakup jej produktów

    Firmy pracują nad rozwojem marki i jej rozpoznawalnością wiele lat, po czym jedno fatalne zdarzenia burzy cały ten wysiłek. Takim incydentem w naszych czasach jest przede wszystkim wyciek danych klientów. Straconej w ten sposób reputacji marka nie jest w stanie odbudować.

    Zdaniem ZUS należy opłacać składki od wynagrodzenia wspólnika sp. z o.o. za czynności wykonywane na rzecz spółki

    ZUS w swoich najnowszych interpretacjach stwierdził, że wspólnik sp. z o.o., który za czynności wykonywane na rzecz spółki (tj. czynności określone w umowie spółki), bez zawierania ze spółką odrębnej umowy cywilnoprawnej otrzymuje wynagrodzenie, będzie objęty ubezpieczeniami społecznymi z tego tytułu jako zleceniobiorca.

    REKLAMA

    ARiMR - ostatnie 2 dni na wnioski o dofinansowanie ubezpieczenia zwierząt!

    Zostały ostatnie 2 dni dla rolników na złożenie wniosków o zwrot części kosztów ubezpieczenia zwierząt. Kto może złożyć wniosek o dofinansowanie?

    AI Act zatwierdzony. Kiedy wejdzie w życie? 5 wniosków, które są szczególnie ważne dla firm z sektora biomedycznego

    Znamy już finalny, zaakceptowany przez państwa członkowskie draft AI Act – unijnej ustawy o Sztucznej Inteligencji. Jaki wpływ wywrze ona na działalność firm z sektora biomedycznego? Prezentujemy 5 najważniejszych wniosków. 

    REKLAMA