REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rola sekretarki w firmie

Zdzisława Koźmin
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Kluczowym obowiązkiem sekretarki jest świadczenie pomocy administracyjnej oraz merytoryczne wsparcie przełożonego. Dobra współpraca szefa i sekretarki polega na efektywnej kooperacji, która przynosi firmie wymierne korzyści.

Pełnienie funkcji sekretarskich wiąże się z wykonywaniem wielu czynności, takich jak obsługa biura (załatwianie korespondencji, przechowywanie informacji, akt spraw), obsługa interesantów, gości, urządzeń techniki biurowej, organizowanie i obsługa zebrań, konferencji, przygotowanie podróży służbowej i innych spraw zleconych przez szefa. Sekretarka jest osobą pierwszego kontaktu w firmie, odpowiada na pytania interesantów i reprezentuje firmę. Zadania sekretarki możemy podzielić na asystenckie i recepcyjne:

REKLAMA

REKLAMA

Zadania asystenckie: odbieranie i łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji, sporządzanie i przechowywanie dokumentacji oraz niezbędnej korespondencji. Szef może też powierzyć sekretarce dodatkowe funkcje w ramach delegowania zadań. Samodzielne wykonywanie zadań wymaga nie tylko wysokich kwalifikacji zawodowych i talentów organizacyjnych, ale także szerokiej wiedzy ogólnej i specjalistycznej.

Zadania recepcyjne: przyjmowanie interesantów, gości i klientów. Część interesantów jest załatwiana przez sekretariat, a w innych sprawach interesanci są umawiani z szefem na określony dzień i godzinę. Gdy interesanci kontaktują się z firmą telefonicznie, uprzejmy ton, wyraźny sposób mówienia, życzliwe podejście spowodują, że firma będzie się im dobrze kojarzyć.

Organizowanie pracy

Szef planuje i podejmuje najistotniejsze decyzje w firmie, a sekretarka wspiera go w tej pracy, odciążając od zadań administracyjno-biurowych. Od sekretarki oczekuje się umiejętności dostosowania się do metod organizacji pracy preferowanych przez szefa.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Sekretarka tak powinna zorganizować swoją pracę, aby wykonać swoje zadania na czas i pamiętać o nadchodzących terminach. Sekretarka przekazuje szefowi informacje dotyczące sposobu wykonania przekazanych zadań. W przypadku wystąpienia trudności w rozwiązaniu problemu lub niedotrzymania terminu informuje szefa i zainteresowanych. Ewidencjonuje terminy rozmów z interesantami, konferencji, spotkań, narad szefa, załatwienia pilnych spraw, udzielenia pisemnej odpowiedzi, zrealizowania zobowiązań.

Oprócz własnego terminarza spraw i spotkań sekretarka powinna prowadzić także terminarz szefa. Powinna uzgodnić z nim zasady umawiania go na spotkania: czy na przykład woli mieć kilka spotkań po kolei, dłuższe przerwy między spotkaniami, czy umawiać go rano, czy po południu.

Do zadań sekretariatu należy też organizowanie spotkań, przygotowanie materiałów oraz dopilnowanie terminów tych spotkań.

Organizując pracę szefa i własną sekretarka powinna uwzględnić następujące czynniki:

• ustalenie priorytetu spraw do załatwienia według hierarchii ich ważności lub terminowości,

• opracowanie systemu organizowania czasu,

• ustalenie czynności pracochłonnych - gdzie tkwią rezerwy czasu i jak usprawnić gospodarowanie czasem,

• odróżnić sprawy pilne od ważnych - pilne wymagają załatwienia w krótkim czasie, ważne wymagają dokładnego przeanalizowania i decyzji,

• nadawanie sprawom biegu i załatwianie w terminie.

Współpraca z szefem

System współpracy jest zazwyczaj narzucany przez szefa. Zasady muszą być ustalone na początku i wynikać z zakresu uprawnień i odpowiedzialności. Każda sekretarka powinna poznać priorytety szefa. Efektywna współpraca uzależniona jest od wzajemnych relacji między szefem a sekretarką.

Oczekiwania szefa w stosunku do osób na stanowisku sekretarki dotyczą poziomu kwalifikacji zawodowych, usposobienia, podejścia do pracy i umiejętności radzenia sobie z wieloma zadaniami naraz. Współpraca z szefem zależy nie tylko od fachowości osoby będącej w sekretariacie, ale także od prawidłowego ustalenia zakresu obowiązków, dyspozycyjności osoby zatrudnionej w sekretariacie, cech osobistych szefa i jego „prawej ręki”.

Współpraca z pozostałymi osobami w firmie

Sekretarka pośredniczy w przepływie informacji między szefem a współpracownikami, interesantami oraz ze współpracującymi firmami i instytucjami.

Uprawnienia sekretarki w szczególności wynikają z następujących zasad:

• sekretarka nie stanowi „instancji” między szefem a jego współpracownikiem,

• sekretarka nie może wydawać poleceń współpracownikom szefa - przekazuje współpracownikom polecenia szefa i przyjmuje informację dla szefa od współpracowników,

• wszystkie informacje związane z wykonywaną pracą traktuje jako informacje poufne,

• sekretarkę obowiązuje lojalność wobec szefa i firmy,

• sekretarka chroni czas szefa,

• musi rozróżniać sprawy ważne od pilnych oraz strategiczne od doraźnych.

Kontakty szefa ze współpracownikami

Sekretarka musi wiedzieć, dla kogo szef jest zawsze osiągalny. Bliscy współpracownicy zwykle mogą bez uprzedniego umówienia się mieć kontakt z szefem, a pracownicy niższego szczebla w hierarchii służbowej mogą być przyjęci przez szefa w ustalonym terminie, po zachowaniu drogi służbowej (najpierw obowiązuje kontakt z bezpośrednim przełożonym).

Sekretarkę obowiązuje zasada:

• do szefa są zawsze drzwi otwarte, jeżeli tego problemu nie potrafi rozwiązać inny członek kadry zarządzającej,

• do szefa należy zgłaszać się z propozycją rozwiązania problemu, a nie z zapytaniem jak rozwiązać ten problem.

Partnerstwo szefa z sekretarką powinno polegać na eliminowaniu źródeł konfliktów zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

Zdzisława Koźmin

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Sekretariat

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    REKLAMA

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    REKLAMA

    Czekoladowa inflacja (chocoflation) przed Wielkanocą? Trzeci rok z rzędu produkcja kakao jest mniejsza niż popyt

    Ceny kakao gwałtownie rosną, ponieważ 2024 r. to trzeci z rzędu rok, gdy podaż nie jest w stanie zaspokoić popytu. Z analiz Allianz Trade wynika, że cenę za to będą płacić konsumenci.

    Kończy się najostrzejsza zima od 50 lat. Prawie 5 mln zwierząt hodowlanych zginęło z głodu w Mongolii

    Dobiegająca końca zima w Mongolii, najostrzejsza od pół wieku, doprowadziła do śmierci niemal 5 mln kóz, owiec i koni, które nie są w stanie dotrzeć do pożywienia. To duży cios w gospodarkę kraju zamieszkanego przez ok. 3,3 mln ludzi, z których ok. 300 tys. utrzymuje się z hodowli zwierząt - podkreśliło Radio Swoboda.

    REKLAMA