| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Jak przygotować dobry budżet?

Jak przygotować dobry budżet?

Budżet, jako podstawowe narzędzie zarządzania przedsiębiorstwem, powinien być opracowany według najlepszych praktyk zdobywanych przez przedsiębiorstwo.

Budżet to nie tylko zadanie o charakterze analityczno-prognostycznym. To również ogromne wyzwanie organizacyjne. W proces budżetowania powinni być włączeni pracownicy reprezentujący wszystkie komórki przedsiębiorstwa. Wymaga to zaangażowania personelu, ale także zarządzania spływem informacji, tak aby na czas otrzymać budżety cząstkowe będące bazą do kolejnych budżetów przygotowywanych przez inne działy. Na przykład dział produkcji potrzebuje wcześniej budżetu wolumenów sprzedaży, aby zaplanować własny. Budżety cząstkowe można podzielić na dwie grupy: budżety związane z prognozą kosztów funkcjonowania poszczególnych działów i budżety dotyczące konkretnych pozycji bilansu oraz rachunku zysków i strat.

Doskonalenie praktyki budżetowania przez przedsiębiorstwa doprowadziło do opracowania wielu metod sporządzania budżetu. Najważniejsze metody, które mogą być z powodzeniem wykorzystane przez małe i średnie przedsiębiorstwa, dzieli się na: zerowe, przyrostowe, scenariuszowe. W literaturze mogą występować również pod innymi nazwami.

Stosując budżetowanie zerowe, firma nie opiera się w żaden sposób na wykonaniu budżetów z przeszłości. Mówiąc obrazowo, wygląda to tak, jakby za każdym zaczynała od nowa swoje istnienie, nie miała żadnej historii funkcjonowania. Podstawowym źródłem tworzenia takiego budżetu jest wiedza specjalistów, wynikająca z ich doświadczenia, prognozowanych trendów rynkowych, postawionego celu. Metoda nie jest łatwa do zastosowania i zajmuje sporo czasu, ma jednak bardzo ważną zaletę: eliminuje pewne, przyjmowane w procesie budżetowania, uproszczenia oraz nawyki z przeszłości, które mogą ukrywać potencjalne obszary poprawy działania przedsiębiorstwa. W efekcie firma uzyskuje pewien element innowacyjności, który można wykorzystać przy faktycznej realizacji budżetu.

Budżetowanie przyrostowe polega na ustaleniu pewnego współczynnika, za którego pomocą aktualizowane są dane historyczne, faktycznie wykonane. Jest to metoda najprostsza, ale nie wolna od wad. Stosując budżetowanie przyrostowe, zakłada się, że trendy z przeszłości będą kontynuowane również w przyszłości, co nie zawsze jest prawdą. Pokazał to choćby ostatni kryzys finansowy. Takie podejście z jednej strony uniemożliwia osiągnięcie pojawiających się korzyści, a także nie zabezpiecza firmy przed skrajnymi zagrożeniami.

Skuteczność procesu budżetowania zwiększa budżetowanie scenariuszowe. Umożliwia ono symulowanie wyników, poprzez zmianę przyjętych wcześniej założeń. Zaletą tej metody jest możliwość zabezpieczenia się przed wszystkimi zidentyfikowanymi rodzajami ryzyka. Budżet oparty na scenariuszach wykorzystuje związki występujące pomiędzy zmiennymi finansowymi. Dzięki temu firma może łatwo go dopasować do aktualnej sytuacji rynkowej. Jest to rozwiązanie czasochłonne i wymagające specjalistycznej wiedzy, ale z pewnością wnosi dodatkową wartość dla skutecznego zarządzania firmą.

Pytanie można postawić też inaczej: kiedy jest najlepszy moment na przygotowanie budżetu? Odpowiedź brzmi: zawsze. Zawsze, jeśli zarządzający przedsiębiorstwem jeszcze nie stosowali budżetu, a są przekonani, że mogą dzięki temu lepiej podejmować decyzję i zwiększać wartość firmy.

Mówiąc o kalendaryzacji przygotowania budżetu, trzeba powiedzieć, że duże korporacje zaczynają przygotowywać budżet już na przełomie września i października. Żartobliwie można to tak skwitować: to okres, kiedy pracownicy wracają z sezonu urlopowego i są na tyle wypoczęci, aby stawiać przed sobą ambitne cele na przyszły rok. Jednak w praktyce przygotowanie budżetu dla dużej firmy wymaga zaangażowania większej ilości czasu. W przypadku mniejszych firm listopad czy grudzień to miesiące idealne na przygotowanie budżetu. Przedsiębiorstwo wie już, jakie będą wyniki kończącego się roku, jakie błędy popełniono, jakie są zagrożenia w przyszłości i jakie zasoby zdołało wygospodarować, aby osiągnąć cele w nowym roku.

Trzeba dodać, że proces planowania nie musi być czasochłonny i drogi. Wiele zależy od odpowiedniej organizacji oraz określenia kluczowych obszarów podlegających budżetowaniu. W tym przypadku doskonale sprawdza się opisana specjalizacja w zakresie budżetowania, oparta na decentralizacji. Dla jednej osoby przygotowanie całego budżetu to poważne wyzwanie i ogrom pracy do wykonania. Jeśli te zadania zostaną podzielone wśród specjalistów, nie tylko można całość spiąć szybciej, ale inna będzie też jakość przygotowanego budżetu.

Adam Mysiak

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

r.pr. Bartosz Drozdowicz

Specjalista prawa pracy i ekspert ds. negocjacji, autor bloga www.oprawiepracy.pl

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »