Dokumentacja pokontrolna PIP

Każda kontrola Państwowej Inspekcji Pracy kończy się sporządzeniem dokumentacji pokontrolnej. W jej skład wchodzą m.in. protokoły oraz książka kontroli, którą pracodawca jest zobowiązany przechowywać w swojej siedzibie.

Wpisy dokonywane przez organ kontroli do książki kontroli obejmują w szczególności informacje dotyczące:

• oznaczenia organu kontroli,

• osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli,

• zakresu przedmiotowego przeprowadzonej kontroli,

• daty podjęcia i zakończenia kontroli,

• wydanych zaleceń pokontrolnych i zastosowanych środków pokontrolnych o charakterze postulatywnym, np. wniosków wystąpienia, a także o charakterze władczym, np. nakazy, zakazy,

• wpisów informujących o wykonaniu zaleceń pokontrolnych i realizacji wydanych środków prawnych, a także wpisów o ich uchyleniu przez: organ kontroli, organ nadrzędny organu kontrolnego albo sąd administracyjny; bez względu na to, czy uchylenie nastąpiło z urzędu czy wskutek wniesienia środka zaskarżenia.

WAŻNE!

Przedsiębiorca jest zobowiązany udostępnić książkę kontroli na każde żądanie inspektora pracy, jak również innego uprawnionego organu kontroli.

Dokumentowanie kontroli

Wszystkie ustalenia dokonane podczas kontroli podlegają udokumentowaniu. Decyzje administracyjne wydawane przez inspektora pracy lub okręgowego inspektora pracy wymagają formy protokołu kontroli.

Protokół kontroli oprócz wskazania ww. informacji (m.in. podmiotu kontrolowanego) powinien zawierać dane dotyczące:

• opisu stwierdzonych naruszeń prawa oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla wyników kontroli (stanowiące de facto materiał dowodowy) ustalone w szczególności:

- w wyniku oględzin stanowisk i miejsc pracy pracowników oraz terenu zakładu pracy lub innych miejsc wykonywania pracy,

- po zapoznaniu się z dokumentami źródłowymi, aktami prawa wewnątrzzakładowego,

- po zapoznaniu się z analizami, ocenami, ekspertyzami i innymi dokumentami będącymi w posiadaniu podmiotu kontrolowanego,

- w trakcie przesłuchania świadków,

• informacji o pobraniu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji,

• treści decyzji ustnych oraz informację o ich realizacji,

• informacji o osobach, w których obecności przeprowadzano kontrolę,

• wzmianki o informacjach objętych tajemnicą przedsiębiorstwa - na wniosek podmiotu kontrolowanego,

• wyszczególnienia załączników stanowiących składową część protokołu.

Przed podpisaniem protokołu kontroli podmiotowi kontrolowanemu przysługuje prawo zapoznania się z treścią protokołu. Z tego prawa - w dobrze pojętym interesie - podmiot kontrolowany nie tylko może, ale powinien skorzystać. Musi mieć na względzie to, że na bazie ustaleń zawartych w protokole formułowane są nie tylko środki prawne (nakazy, zakazy, wnioski w wystąpieniu), lecz również ewentualne zarzuty w razie pociągnięcia osoby winnej niedopełnienia obowiązków do odpowiedzialności za wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

W terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu podmiotowi kontrolowanemu przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie uzasadnionych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole. Inspektor pracy - w przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń - jest zobowiązany zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu.

Protokół powinien być podpisany przez osobę kontrolującą oraz przez osobę lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany, jednak odmowa podpisania protokołu przez ww. podmioty nie stanowi przeszkody do zastosowania przez inspektora pracy stosownych środków prawnych (nakazy, zakazy, wnioski w wystąpieniu).

Decyzje pokontrolne inspektora pracy

WAŻNE!

Kopię protokołu kontroli, także w przypadku gdy osoba lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany odmówiła jego podpisania, inspektor pracy pozostawia podmiotowi kontrolowanemu.

W przypadkach gdy ustalenia kontroli nie będą wymagały wydania decyzji, mogą być dokumentowane w formie notatki urzędowej sporządzonej i podpisanej wyłącznie przez inspektora pracy. Kopię notatki urzędowej inspektor pracy jest zobowiązany doręczyć podmiotowi kontrolowanemu.

W następstwie ustaleń dokonanych podczas kontroli właściwy inspektor pracy jest uprawniony do:

• wydawania decyzji administracyjnych,

• formułowania wniosków w wystąpieniu,

• wnoszenia powództwa oraz występowania przed sądem pracy w postępowaniu w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy.

Decyzje administracyjne

Decyzją administracyjną jest jednostronne rozstrzygnięcie organu państwowego w sprawie indywidualnej, w której imiennie oznaczonego adresata aktu nie wiąże z organem stosunek zależności służbowej lub podporządkowania administracyjnego, a podstawę rozstrzygnięcia stanowią przepisy powszechnie obowiązujące. Decyzje administracyjne rozstrzygają sprawę co do jej istoty w całości lub w części albo w inny sposób kończą sprawę w danej instancji (art. 104 § 2 k.p.a.).

Inspektor pracy w ramach uprawnienia do wydawania decyzji administracyjnych zwanych nakazami lub zakazami może:

• nakazać usunięcie stwierdzonych uchybień, gdy naruszenie dotyczy przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,

• nakazać wstrzymanie prac lub działalności,

• nakazać skierowanie do innych prac,

• nakazać wstrzymanie eksploatacji maszyn i urządzeń w razie stwierdzenia w wyniku kontroli naruszenia przepisów prawa pracy,

• nakazać ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku,

• nakazać wypłatę należnego wynagrodzenia,

• zakazać wykonywania pracy lub prowadzenia działalności.

Decyzją administracyjną zwaną nakazem jest każde wydane przez inspektora pracy w formie decyzji administracyjnej zarządzenie usunięcia rozpoznanego zagrożenia dla życia lub zdrowia lub innego naruszenia przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Decyzje nakazowe mogą być wydawane w formie: pisemnej (m.in. wpis do dziennika budowy) lub ustnej.

Istotnymi elementami decyzji nakazowych są:

• rozstrzygnięcie, czyli treść decyzji,

• powołanie podstaw prawnych rozstrzygnięcia lub naruszonej zasady bhp,

• termin usunięcia stwierdzonych uchybień,

• pouczenie, czy i w jakim trybie podmiotowi kontrolowanemu przysługuje odwołanie.

W przypadku gdy decyzja została wydana w formie wpisu do dziennika budowy, kopia lub odpis tej decyzji podlega włączeniu do protokołu kontroli jako załącznik.

Decyzje ustne usunięcia ujawnionych w toku kontroli uchybień w zakresie bhp inspektor pracy wydaje wtedy, gdy w jego ocenie jest możliwe usunięcie uchybień w czasie trwania kontroli. W przypadku gdy decyzja ustna nie zostanie wydana w czasie trwania kontroli, inspektor pracy wyda nakaz na piśmie.

Jan Pióro 

Podstawa prawna:

• art. 31, 33, 34, 35 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (DzU nr 89, poz. 589 ze zm.),

• art. 104 § 2 k.p.a.,

• art. 81 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 2007 r. nr 155, poz. 1095 ze zm.).