| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Procedury obiegu dokumentów

Procedury obiegu dokumentów

Firmy często przywiązują dużą wagę do treści i wyglądu dokumentów, mniejszą zaś do szybkiego i skutecznego ich obiegu. A to bardzo ważny element funkcjonowania każdej jednostki organizacyjnej.


Dobra organizacja wewnętrznego obiegu pism jest ważna dla zapewnienia właściwego i szybkiego załatwienia spraw i sprawnej działalności całej instytucji.

Obieg dokumentów to droga od momentu wpływu pisma do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi.

Czynności związane z obiegiem dokumentów wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych. Komórki te nazywane są punktami zatrzymania. W dużych jednostkach organizacyjnych typowymi punktami zatrzymania są:

• kancelaria, która przyjmuje pisma (dokumenty), rejestruje, rozdziela pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne oraz wysyła na zewnątrz,

• sekretariat, który otrzymuje z kancelarii przychodzącą pocztę i przedkłada szefowi (dyrektorowi, prezesowi),

• szef jednostki organizacyjnej, który zapoznaje się z treścią pism (dokumentów),

• kierownik komórki organizacyjnej, który dekretuje otrzymaną pocztę,

• pracownik załatwiający sprawę, który redaguje formę odpowiedzi i sporządza na komputerze,

• sekretariat, który przedkłada do podpisu szefowi wychodzącą korespondencję,

• szef jednostki organizacyjnej lub inny pracownik upoważniony do podpisywania pism wychodzących.

Punkty zatrzymania występują najczęściej tylko w dużych jednostkach organizacyjnych. W każdym punkcie wykonywana jest jedna lub kilka czynności związanych z załatwieniem danej sprawy i dlatego pismo oczekuje krócej lub dłużej. W małych i średnich jednostkach organizacyjnych zwykle nie ma kancelarii, a czynności związane z przyjmowaniem i wysyłaniem pism należą do obowiązku sekretariatu.

Najczęściej jest stosowany system dziennikowy.

System dziennikowy obejmuje czynności:

• sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym (zapisuje datę pisma wpływającego, od kogo wpłynęło, treść otrzymanej korespondencji, komu korespondencję przydzielono do załatwienia),

• po zarejestrowaniu przesyła pismo za pokwitowaniem do komórki organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki,

• pismo przekazywane jest dalej referentowi za pokwitowaniem (referent załatwia sprawę i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej),

• komórka organizacyjna przekazuje za pokwitowaniem pismo do sekretariatu w celu wysłania go do adresata,

• sekretariat rejestruje wysłane pismo w dzienniku korespondencji (do kogo wysłano, datę wysłania, treść załatwionej korespondencji).

W systemie dziennikowym najczęściej dokumenty wpinane są chronologicznie do teczek, które nie są uszeregowane według spraw. System kancelaryjny dziennikowy jest prosty, lecz pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. System kancelaryjny dziennikowy może być prowadzony komputerowo, wtedy upraszcza się czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne, na przykład pokwitowanie odbioru. Prowadzi się jednak rejestr komórek organizacyjnych, do których skierowano pismo do merytorycznego załatwienia, co ułatwia odszukanie pisma. Następnie uzupełnia się informację o terminie i formie ostatecznego załatwienia.

Przykład sygnatury pisma w systemie dziennikowym:

kolejny numer pisma w danym roku: 25/08 - rok bieżący.

Numer ten jest traktowany jako sygnatura pisma, którą wpisuje się w obrębie pieczątki wpływu.

System bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach korespondencyjnych. W tym systemie nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwione sprawy. System ten oparty jest na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Na jego podstawie nadaje się sygnatury, porządkuje dokumenty w teczkach i przechowuje.

Kolejność wykonywania czynności jest następująca:

• sekretariat przyjmuje wpływy nie rejestrując ich; w polu wpływu na blankiecie korespondencyjnym umieszcza się pieczątkę wpływu, wypełnia ją i przekazuje do komórki organizacyjnej,

• kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy,

• referent rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw dołączonym do teczki.

Spis spraw jest formularzem zawierającym rok, imię i nazwisko załatwiającego, symbol komórki organizacyjnej, symbol teczki, tytuł teczki według wykazu akt, krótką treść sprawy, od kogo pismo wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia.

Po załatwieniu sprawy referent przekazuje pismo do sekretariatu w celu ekspedycji pisma do adresata. Kopie pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przesyłanych przechowuje referent.

W wielu zakładach pracy system bezdziennikowy jest obecnie coraz częściej stosowany, gdyż jest bardziej ekonomiczny, a obieg pism jest szybszy.

Przykład sygnatury pisma w systemie bezdziennikowym:

WSM - DK - 101 - 5/2008

Symbole literowe oznaczają skróty nazwy jednostki i komórki organizacyjnej, symbol cyfrowy - numer z rzeczowego wykazu akt (101), kolejny numer ze spisu spraw (5) łamany przez rok kalendarzowy, w którym załatwia się sprawę.

W praktyce można spotkać się również z systemem mieszanym.

System mieszany polega na tym, że równocześnie stosuje się dziennik korespondencyjny i spis spraw. Kancelaria rejestruje pisma w dzienniku korespondencyjnym i nadaje sygnaturę według dziennika, a pracownik odbierający pismo do załatwienia sprawy rejestruje w spisie spraw. Pisma posiadają równocześnie dwie sygnatury - dziennika korespondencyjnego i z teczki danej sprawy.

Metodą wprowadzenia środków technicznych, która przyspiesza obieg pism i ich rejestrację, jest sieć komputerowa.

System rejestracji komputerowej pozwala szybciej uzyskać następujące informacje:

• jakiego rodzaju i ile pism nadeszło w danym dniu,

• kto załatwia określoną sprawę,

• przegląd danych dnia, tygodnia, miesiąca.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Europejskie Centrum Konsumenckie

Pomoc prawna dla konsumentów w UE

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »