| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Korespondencja wizytówką firmy

Korespondencja wizytówką firmy

Każde pismo, które wychodzi z firmy, reprezentuje ją na zewnątrz. Przejrzyście przygotowana korespondencja urzędowa przekazuje odbiorcy informację o profesjonalizmie pracowników. Pisma urzędowe powinny reklamować firmę przez wysoką jakość listów.

Korespondencja powinna być zwięzła, uprzejma i zawierać konkretne informacje. Każdą myśl należy ujmować w odrębnym akapicie, a między poszczególnymi akapitami powinien istnieć logiczny związek. Sprawy najważniejsze poruszane są na początku.

W zależności od tego jakiej sprawy pismo dotyczy, może być ono krótkie (kilkuzdaniowe) lub długie. Listy dłuższe muszą być pisane tak, aby posiadały logiczną, przejrzystą strukturę. Typowymi częściami takiego pisma są:

• wprowadzenie,

• przedstawienie zagadnienia,

• uzasadnienie,

• wnioski.

Nie oznacza to, że każde pismo musi zawierać te cztery wyodrębnione elementy. Szczególnie czwarty z wymienionych elementów - wnioski - łączony jest z częścią dotyczącą uzasadnienia. Te połączone części nazywa się podsumowaniem.

W listach urzędowych spotyka się takie błędy jak przenoszenie wyrazów, umieszczanie danych nadawcy w złym miejscu, skracanie nazwy adresata. Warto też ustalić wewnętrzne zasady formatowania dokumentów i konsekwentnie je stosować. Wówczas będą wyglądały bardziej profesjonalnie.

Redagowanie pism urzędowych wymaga staranności i dbałości o szczegóły. Należy:

• unikać używania różnych stylów czcionki i stosowania kilku krojów, używania czcionki mniejszej niż dziewięciopunktowa,

• wybrać jeden styl dla wszystkich tytułów, podtytułów i śródtytułów,

• dzielić tekst na akapity,

• stosować jeden styl dla podkreślenia najważniejszych wiadomości - pogrubienie,

• zadbać o światło w dokumencie, nie może on być za bardzo przeładowany tekstem.

Na koniec trzeba dokonać korekty tekstu pod względem merytorycznym, stylistycznym, ortograficznym, gramatycznym i interpunkcyjnym.

Styl listu jest określony przez wiele czynników - dobór słów, budowę zdań, układ tekstu w zależności od tego, kto jest adresatem listu. Listy powinny mieć pozytywny wydźwięk, wobec czego staramy się unikać tonacji negatywnej. Nawet upomnienia czy reklamacje formułujemy w taki sposób, by język nie był niegrzeczny czy obraźliwy. Uprzejmość w listach to elegancja stylistyczna i ortograficzna, poprawność wypowiedzi, estetyczny wygląd pisma. Sposób formułowania treści musi być dostosowany do rodzaju sprawy. Zależy on także od stosunków, jakie łączą nadawcę i adresata listu. Coraz częściej pojawiają się w polskiej korespondencji pisma, których głównym celem jest tworzenie przyjaznych stosunków między jego odbiorcą a nadawcą. Do takiego rodzaju pism zalicza się przede wszystkim listy z życzeniami świątecznymi czy noworocznymi, z okazji jubileuszu, gratulacje. Taka korespondencja występuje także między pracodawcą a pracownikiem. Jej przykładem może być list od pracodawcy dla pracownika z gratulacjami z okazji zawarcia przez niego ślubu czy podwyższenia kwalifikacji zawodowych.

Listy urzędowe sporządza się jednostronnie. Jeżeli treść pisma jest na tyle obszerna, że nie można jej zmieścić na jednej stronie, to w prawej części marginesu stawia się znak przeniesienia: „/”.

Kiedy jednak do przeniesienia na drugą stronę pozostaje jedynie jedno lub dwa krótkie zdania, należy ponownie rozważyć możliwość rozmieszczenia tekstu w taki sposób (mniejsza czcionka), aby zmieścił się na jednej stronie. Na odwrocie dopuszcza się jedynie umieszczenie elementów dodatkowych, do których zalicza się załączniki i rozdzielnik. Rozdzielnik może mieć postać słów: do wiadomości, otrzymują, kopie otrzymują.

Podobnie jak zwroty rozpoczynające pisma, coraz częściej w polskiej korespondencji pojawiają się zwroty grzecznościowe kończące je. Do takich zwrotów zalicza się: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku” czy (rzadziej stosowane) „Łączę wyrazy szacunku”. Po zwrocie pożegnalnym nie stawiamy żadnych znaków interpunkcyjnych.

Podpis osoby upoważnionej umieszczamy po prawej stronie, 1-2 interlinie poniżej zwrotu grzecznościowego.

Pisma z reguły podpisywane są przez jedną, upoważnioną do tego osobę (prezes, dyrektor). W celu ułatwienia identyfikacji podpisu umieszcza się przy nim stanowisko podpisującego oraz jego imię i nazwisko.

Jeżeli list podpisywany jest przez dwie osoby (dyrektora i głównego księgowego) to ich podpisy umieszczone są obok siebie, w tym samym wierszu, przy czym podpis osoby wyższej rangą w hierarchii danej instytucji umieszczany jest po prawej stronie.

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Góralski&Goss Legal

Góralski&Goss Legal to butikowa kancelaria prawna, specjalizująca się w doradztwie transakcyjnym i procesowym na rzecz dużych podmiotów gospodarczych, w szczególności firm z sektora ubezpieczeniowego.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »