| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Korespondencja wizytówką firmy

Korespondencja wizytówką firmy

Każde pismo, które wychodzi z firmy, reprezentuje ją na zewnątrz. Przejrzyście przygotowana korespondencja urzędowa przekazuje odbiorcy informację o profesjonalizmie pracowników. Pisma urzędowe powinny reklamować firmę przez wysoką jakość listów.

Korespondencja powinna być zwięzła, uprzejma i zawierać konkretne informacje. Każdą myśl należy ujmować w odrębnym akapicie, a między poszczególnymi akapitami powinien istnieć logiczny związek. Sprawy najważniejsze poruszane są na początku.

W zależności od tego jakiej sprawy pismo dotyczy, może być ono krótkie (kilkuzdaniowe) lub długie. Listy dłuższe muszą być pisane tak, aby posiadały logiczną, przejrzystą strukturę. Typowymi częściami takiego pisma są:

• wprowadzenie,

• przedstawienie zagadnienia,

• uzasadnienie,

• wnioski.

Nie oznacza to, że każde pismo musi zawierać te cztery wyodrębnione elementy. Szczególnie czwarty z wymienionych elementów - wnioski - łączony jest z częścią dotyczącą uzasadnienia. Te połączone części nazywa się podsumowaniem.

W listach urzędowych spotyka się takie błędy jak przenoszenie wyrazów, umieszczanie danych nadawcy w złym miejscu, skracanie nazwy adresata. Warto też ustalić wewnętrzne zasady formatowania dokumentów i konsekwentnie je stosować. Wówczas będą wyglądały bardziej profesjonalnie.

Redagowanie pism urzędowych wymaga staranności i dbałości o szczegóły. Należy:

• unikać używania różnych stylów czcionki i stosowania kilku krojów, używania czcionki mniejszej niż dziewięciopunktowa,

• wybrać jeden styl dla wszystkich tytułów, podtytułów i śródtytułów,

• dzielić tekst na akapity,

• stosować jeden styl dla podkreślenia najważniejszych wiadomości - pogrubienie,

• zadbać o światło w dokumencie, nie może on być za bardzo przeładowany tekstem.

Na koniec trzeba dokonać korekty tekstu pod względem merytorycznym, stylistycznym, ortograficznym, gramatycznym i interpunkcyjnym.

Styl listu jest określony przez wiele czynników - dobór słów, budowę zdań, układ tekstu w zależności od tego, kto jest adresatem listu. Listy powinny mieć pozytywny wydźwięk, wobec czego staramy się unikać tonacji negatywnej. Nawet upomnienia czy reklamacje formułujemy w taki sposób, by język nie był niegrzeczny czy obraźliwy. Uprzejmość w listach to elegancja stylistyczna i ortograficzna, poprawność wypowiedzi, estetyczny wygląd pisma. Sposób formułowania treści musi być dostosowany do rodzaju sprawy. Zależy on także od stosunków, jakie łączą nadawcę i adresata listu. Coraz częściej pojawiają się w polskiej korespondencji pisma, których głównym celem jest tworzenie przyjaznych stosunków między jego odbiorcą a nadawcą. Do takiego rodzaju pism zalicza się przede wszystkim listy z życzeniami świątecznymi czy noworocznymi, z okazji jubileuszu, gratulacje. Taka korespondencja występuje także między pracodawcą a pracownikiem. Jej przykładem może być list od pracodawcy dla pracownika z gratulacjami z okazji zawarcia przez niego ślubu czy podwyższenia kwalifikacji zawodowych.

Listy urzędowe sporządza się jednostronnie. Jeżeli treść pisma jest na tyle obszerna, że nie można jej zmieścić na jednej stronie, to w prawej części marginesu stawia się znak przeniesienia: „/”.

Kiedy jednak do przeniesienia na drugą stronę pozostaje jedynie jedno lub dwa krótkie zdania, należy ponownie rozważyć możliwość rozmieszczenia tekstu w taki sposób (mniejsza czcionka), aby zmieścił się na jednej stronie. Na odwrocie dopuszcza się jedynie umieszczenie elementów dodatkowych, do których zalicza się załączniki i rozdzielnik. Rozdzielnik może mieć postać słów: do wiadomości, otrzymują, kopie otrzymują.

Podobnie jak zwroty rozpoczynające pisma, coraz częściej w polskiej korespondencji pojawiają się zwroty grzecznościowe kończące je. Do takich zwrotów zalicza się: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku” czy (rzadziej stosowane) „Łączę wyrazy szacunku”. Po zwrocie pożegnalnym nie stawiamy żadnych znaków interpunkcyjnych.

Podpis osoby upoważnionej umieszczamy po prawej stronie, 1-2 interlinie poniżej zwrotu grzecznościowego.

Pisma z reguły podpisywane są przez jedną, upoważnioną do tego osobę (prezes, dyrektor). W celu ułatwienia identyfikacji podpisu umieszcza się przy nim stanowisko podpisującego oraz jego imię i nazwisko.

Jeżeli list podpisywany jest przez dwie osoby (dyrektora i głównego księgowego) to ich podpisy umieszczone są obok siebie, w tym samym wierszu, przy czym podpis osoby wyższej rangą w hierarchii danej instytucji umieszczany jest po prawej stronie.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Odszkodowania Campter

Campter Odszkodowania uzyskuje odszkodowania dla osób poszkodowanych w wypadkach oraz na skutek zdarzeń losowych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »