| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Oryginał czy kopia - jakie dokumenty w aktach pracownika

Oryginał czy kopia - jakie dokumenty w aktach pracownika

Ubiegający się o pracę nie ma obowiązku składania dokumentów w oryginałach. Jednak po przyjęciu takiej osoby do pracy pracodawca może żądać przedstawienia oryginału dokumentu do wglądu.


Niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności na każdym pracodawcy ciąży ustawowy obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Zakres oraz sposób prowadzenia tej dokumentacji określa rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. (zwane dalej rozporządzeniem). Jego przepisy stanowią lex specialis w stosunku do ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Generalna zasada wyrażona w § 1 ust. 1 ww. rozporządzenia zawiera zamknięty katalog dokumentów, jakie wymaga pracodawca od kandydata do pracy.

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może żądać jedynie złożenia wymienionych dokumentów, tj.:

w świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

•  dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

•  świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

•  orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

•  wypełnionego kwestionariusza osobowego.

Kandydat do pracy może również z własnej inicjatywy przedstawić inne dokumenty niż żądane przez pracodawcę, jeżeli uważa, że w ten sposób zwiększy swoje szanse na zatrudnienie. Z drugiej strony pracodawca może również domagać się od osób ubiegających się o zatrudnienie innych dokumentów, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów.

W praktyce najczęstszym przykładem tego rodzaju dokumentu jest zaświadczenie o niekaralności. Podstawą do żądania przedstawienia takiego dokumentu jest przepis art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o KRK. Pozwala on na to pracodawcy, ale jedynie w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Przykład

Pracodawca od kandydatów na stanowisko spawacza zażądał przedstawienia zaświadczenia o niekaralności. W świetle ustawy o KRK brak podstaw do żądania tego rodzaju dokumentu. Odmiennie kwestia ta przedstawiałaby się np. w procesie rekrutacji na stanowisko kasjera w banku, który musi charakteryzować się nieposzlakowaną opinią.

W razie zatarcia skazania należy usunąć z akt osobowych pracownika i wydawanej na ich podstawie opinii o pracy wszelkie dane dotyczące zatartego skazania (wyrok SN z 17 grudnia 1976 r., I PR 185/76).

Jakich informacji i dokumentów może żądać pracodawca od kandydata do pracy

Przykład

W aktach osobowych pracownika znajduje się informacja o skazaniu go na karę grzywny w 2002 r. za przestępstwo prowadzenia samochodu w stanie nietrzeźwości. W 2012 r., tj. po upływie 10 lat od wykonania kary (uiszczenia grzywny), skazanie ulegnie zatarciu. Pracodawca powinien wtedy usunąć dane dotyczące tego skazania, w przeciwnym razie pracownik może wytoczyć mu proces o usunięcie z akt osobowych dokumentów dotyczących zatartego skazania. Jeżeli wskutek nieusunięcia danych pracownik poniósł szkodę, będzie mógł dochodzić również odszkodowania.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Adam Misiński

Biegły rewident

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »