| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Oryginał czy kopia - jakie dokumenty w aktach pracownika

Oryginał czy kopia - jakie dokumenty w aktach pracownika

Ubiegający się o pracę nie ma obowiązku składania dokumentów w oryginałach. Jednak po przyjęciu takiej osoby do pracy pracodawca może żądać przedstawienia oryginału dokumentu do wglądu.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie dokumentów składanych w procesie rekrutacji (§ 1 ust. 3 rozporządzenia). Wynika z tego, że ubiegający się o pracę nie mają obowiązku przedkładania dokumentów w oryginałach. Pracodawca może jednak żądać od pracownika przedstawienia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Jednak należy pamiętać, że taką samą moc dowodową jak oryginał dokumentu posiada dokument poświadczony notarialnie. Kopie dokumentów poświadczone jedynie przez pracowników za zgodność z oryginałem nie mają takiej mocy. W związku z tym pracodawca w celu ich weryfikacji może zażądać przedłożenia mu oryginałów tych dokumentów.

O ile jednak katalog dokumentów składanych na etapie ubiegania się o zatrudnienie jest w zasadzie zamknięty, o tyle takiego charakteru nie ma zbiór dokumentów zgromadzonych przez pracodawcę, który dotyczy zarówno przebiegu zatrudnienia pracownika, jak i jego ustania.

WaŻne!

Pracodawca ma prawo umieszczać w aktach osobowych pracownika notatki dotyczące jego zachowania w trakcie zatrudnienia w celu ustalenia przyczyn powstałego w grupie pracowniczej konfliktu (wyrok SN z 4 czerwca 2002 r., I PKN 249/01).

Mimo że ubiegający się o pracę nie mają obowiązku składania dokumentów w oryginałach, a jedynie przedstawiają je w takiej formie na wyraźne żądanie pracodawcy, powszechną praktyką jest składanie ich w oryginałach. Następnie dokumenty te są przechowywane w aktach osobowych pracowników. Ci zaś mają prawo domagania się wydania oryginałów lub kopii dokumentów zarówno w okresie zatrudnienia, jak i po jego ustaniu. Pracodawca, który nie uczyni zadość żądaniu pracownika, powinien liczyć się ze skierowaniem go na drogę sądową. Pracownik może wtedy żądać, aby sąd nakazał pracodawcy wydanie pracownikowi żądanych oryginałów dokumentów. Jeżeli pracownik wskutek niewydania dokumentów poniósł szkodę, może również domagać się od pracodawcy odszkodowania.

Przykład

Pracodawca nie wydał pracownikowi dyplomu ukończenia studiów wyższych. Wskutek takiego postępowania pracownik nie mógł przystąpić do procesu rekrutacji przeprowadzonego w innej firmie. W celu uzyskania odszkodowania pracownik będzie musiał udowodnić, że zostałby zatrudniony, gdyby przedstawił dyplom oraz że poniósł z tego tytułu wykazaną szkodę majątkową.

W przypadku zaś przejścia zakładu na nowego pracodawcę dotychczasowy pracodawca ma obowiązek przekazać akta osobowe oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu.

Cezary Mak 

Podstawa prawna:

•  rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.),

•  art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (DzU z 2008 r. nr 50, poz. 292 ze zm.),

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Ekspert firmy Xella Polska

Eksperci Budowy SILKA YTONG.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »