| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Kontrola ZUS w firmie

Kontrola ZUS w firmie

Przedsiębiorca prowadzący firmę musi liczyć się z tym, że prędzej czy później czeka go kontrola inspektora z ZUS. W związku z rozpoczęciem takiej kontroli ciążą na nim pewne obowiązki, których niedopełnienie może rodzić poważne konsekwencje.

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma prawo:

● badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe (np. listy płac, umowy cywilnoprawne i rachunki do tych umów) oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,

● dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek,

● zabezpieczać zebrane dowody,

● żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,

● legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,

● przesłuchiwać świadków,

● przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego3.

W przypadku gdy istotne okoliczności w sprawie nie zostały udowodnione dokumentami lub gdy cechy formalne dokumentu budzą uzasadnione wątpliwości co do ich autentyczności inspektor kontroli ZUS ma prawo wezwać płatnika składek do miejsc prowadzenia kontroli w celu złożenia wyjaśnień. W tym celu inspektor kontroli może również wezwać świadka do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS, jeśli uzna, że osoba ta może dysponować wiedzą niezbędną dla prawidłowego przeprowadzenia postępowania kontrolnego.

Zapamiętaj

Jeśli okazane inspektorowi kontroli ZUS dokumenty nie są wystarczające do przeprowadzenia czynności kontrolnych lub budzą wątpliwości, może on wezwać płatnika składek do złożenia stosownych wyjaśnień. Uchylanie się od ich złożenia może narazić go na grzywnę do wysokości 5000 zł.

PRZYKŁAD

W czasie przeprowadzania czynności kontrolnych w firmie X stwierdzono, że kilka umów o dzieło, które zostały zawarte przez tę firmę (nierodzące obowiązku ubezpieczeń społecznych), wykazują cechy umowy o pracę, której wykonywanie skutkowałoby koniecznością zgłoszenia do ubezpieczeń. W związku z tym inspektor kontroli ZUS uznał, że konieczne będzie wezwanie płatnika składek oraz osób, z którymi zostały zawarte umowy o dzieło, w celu złożenia wyjaśnień.

W związku z przyznaniem inspektorom kontroli wymienionych wyżej uprawnień, określone obowiązki zostały nałożone na płatników składek. Zostali oni zobowiązani:

● udostępniać wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane bezpośrednio u nich lub u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów,

● udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli (jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek),

● sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli ZUS,

● zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,

● udzielać wyjaśnień kontrolującemu,

● przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek4.

Przedsiębiorca jest też obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Książka kontroli służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności i może mieć formę zbioru dokumentów lub być prowadzona w formie elektronicznej.

Zapamiętaj

W związku z przeprowadzaną kontrolą ZUS przedsiębiorca musi udostępnić inspektorowi kontroli wszelką dokumentację związaną z przedmiotem kontroli, np. dokumentację osobowo-płacową.

Przepisy przewidują górny limit czasowy trwania kontroli ZUS, różnicując go w zależności od rozmiaru działalności prowadzonej przez przedsiębiorcę. Czas trwania kontroli w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać u płatnika składek będącego:

● mikroprzedsiębiorcą - 12 dni roboczych,

● małym przedsiębiorcą - 18 dni roboczych,

● średnim przedsiębiorcą - 24 dni roboczych,

● u pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych5.

Określając wielkość przedsiębiorcy, przyjmuje się definicje wynikające z art. 104-106 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, które uzależniają przynależność do poszczególnych grup od liczby zatrudnianych pracowników oraz od rocznego obrotu netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych. Istotna jest również wielkość aktywów przedsiębiorcy wynikająca z bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat.

Czas trwania kontroli liczy się od daty doręczenia upoważnienia do jej przeprowadzenia do dnia doręczenia płatnikowi składek protokołu kontroli. Należy jednak podkreślić, że w przypadku doręczenia protokołu za pośrednictwem poczty za dzień doręczenia protokołu kontroli ZUS przyjmuje datę wysłania tego dokumentu6.

Zapamiętaj

Czas trwania kontroli na ogół jest ograniczony. W zależności od rozmiaru prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej kontrola ZUS może trwać maksymalnie 12, 18, 24 lub 46 dni roboczych.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca, u którego ZUS podjął kontrolę, w ostatnich dwóch latach obrotowych zatrudniał średniorocznie 8 pracowników, a roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych wyniósł w obydwu latach obrotowych ok. 1,5 mln euro. Tym samym jest on mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. W związku z tym maksymalny czas kontroli ZUS wynosi w przypadku tego przedsiębiorcy 12 dni roboczych.

PRZYKŁAD

Płatnik składek, u którego ZUS rozpoczął kontrolę, w ciągu ostatnich dwóch lat obrotowych zatrudniał średniorocznie 320 pracowników i osiągał w każdym z tych lat w granicach 60 mln euro rocznego obrotu netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych. Tym samym nie spełnił on warunków do uznania go za mikroprzedsiębiorcę ani też za małego lub średniego przedsiębiorcę. W związku z tym, maksymalny czas trwania kontroli przeprowadzanej przez ZUS wynosi w jego przypadku 48 dni roboczych.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

ifirma.pl

Mała księgowość internetowa ifirma.pl

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »