| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Kontrola ZUS w firmie

Kontrola ZUS w firmie

Przedsiębiorca prowadzący firmę musi liczyć się z tym, że prędzej czy później czeka go kontrola inspektora z ZUS. W związku z rozpoczęciem takiej kontroli ciążą na nim pewne obowiązki, których niedopełnienie może rodzić poważne konsekwencje.

Kontrola przedsiębiorcy musi być przeprowadzana w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania przez niego działalności gospodarczej. Inspektor kontroli ZUS wszczyna kontrolę po okazaniu legitymacji służbowej i doręczeniu płatnikowi składek (lub w razie jego nieobecności - osobie upoważnionej do jego reprezentowania) upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Na podstawie tych dokumentów ma on prawo wstępu oraz poruszania się po siedzibie przedsiębiorcy oraz miejscach prowadzenia przez niego działalności bez potrzeby uzyskiwania odrębnej przepustki.

W przypadku nieobecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej ZUS przesuwa rozpoczęcie czynności kontrolnych na inny termin. Analogiczny skutek ma miejsce wówczas, gdy płatnik składek jest nieobecny, a dotychczas nie wskazał osoby upoważnionej do jego reprezentowania.

Zapamiętaj

Nieobecność płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej, uniemożliwiająca rozpoczęcie kontroli, może spowodować nałożenie na przedsiębiorcę grzywny do 5000 zł.

Inspektor kontroli ZUS odstępuje od rozpoczęcia kontroli także wtedy, gdy działalność gospodarcza płatnika składek jest już objęta kontrolą innego organu (np. urzędu kontroli skarbowej, NIK). Zgodnie bowiem z przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, co do zasady, nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy2. W takiej sytuacji, w szczególności wtedy, gdy wiadomo już kiedy zakończy się kontrola innego organu, inspektor kontroli ZUS może ustalić inny termin wszczęcia kontroli. Pomimo wspomnianej zasady, ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wymienia przypadki, w których przedsiębiorcę mogą kontrolować w jednym czasie różne organy kontrolne. Może mieć to miejsce m.in. wówczas, gdy ratyfikowane umowy międzynarodowe przewidują taką możliwość lub przeprowadzenie kolejnej kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia bądź też zabezpieczenia dowodów jego popełnienia.

Zapamiętaj

Jeśli inny organ przeprowadza już u przedsiębiorcy kontrolę, w większości przypadków ZUS nie może zarządzić w tym samym czasie własnej kontroli u tego płatnika.

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności. Jeśli w drodze odrębnych umów płatnik składek powierzył określone czynności osobom trzecim, czynności kontrolne mogą być również wykonywane w miejscu prowadzenia działalności przez te osoby. Zarówno płatnik składek, jak i osoba przez niego upoważniona mogą uczestniczyć w czynnościach kontrolnych.

PRZYKŁAD

Firma zatrudniająca kilkunastu pracowników powierzyła prowadzenie spraw księgowych, w drodze umowy zlecenia, księgowej prowadzącej własne biuro rachunkowe. Księgowa wykonuje powierzone obowiązki w siedzibie swojego biura. W związku z tym miejscem prowadzenia kontroli ZUS wobec przedsiębiorcy jest również miejsce wykonywania zleconych prac przez księgową.

Za zgodą kontrolowanego płatnika składek (wyrażoną na piśmie) czynności kontrolne mogą być również przeprowadzane w siedzibie terenowej jednostki organizacyjnej ZUS, jeżeli inspektor kontroli uzna, że może to usprawnić prowadzenie kontroli. Zgoda płatnika składek na przeprowadzenie kontroli w siedzibie ZUS nie jest potrzebna, gdy wyznaczone przez płatnika składek do przeprowadzenia kontroli pomieszczenie nie spełnia odpowiednich warunków technicznych (np. brak miejsca do pisania, siedzenia, niska temperatura) bądź też nie posiada zabezpieczenia przed uszkodzeniem, zniszczeniem oraz dostępem do dokumentacji przez osoby nieuprawnione. Czynności kontrolne bez zgody płatnika składek mogą być prowadzone w siedzibie terenowej jednostki organizacyjnej ZUS także wówczas, gdy charakter określonej czynności tego wymaga (np. zachodzi potrzeba przesłuchania świadka).

W przypadku gdy kontrola prowadzona jest w siedzibie terenowej jednostki organizacyjnej ZUS płatnik składek musi wydać, na żądanie inspektora kontroli, dokumenty, które musiałby udostępnić, gdyby kontrola była prowadzona w siedzibie prowadzenia działalności. Dokumenty mogą znajdować się w terenowej jednostce ZUS przez czas trwania kontroli, ale nie dłużej niż przez 3 tygodnie. Wydanie dokumentów potwierdzane jest odrębnym protokołem, który podpisuje płatnik składek oraz inspektor kontroli ZUS. Jeśli okaże się, że przedsiębiorca będzie w międzyczasie potrzebował jakiegoś z wydanych dokumentów, ZUS zobowiązany jest mu ten dokument udostępnić.

PRZYKŁAD

Marek W. prowadzi kilkuosobową firmę zajmującą się usługami spawalniczymi. Kontrola ZUS miała się rozpocząć w dniu 2 czerwca 2009 r. Na miejscu okazało się jednak, że siedziba prowadzenia działalności gospodarczej nie jest należycie zabezpieczona przed hałasem. W związku z tym, inspektor kontroli ZUS zdecydował o konieczności przeprowadzenia kontroli w siedzibie terenowej jednostki organizacyjnej ZUS.

Kontrola ZUS ma na celu sprawdzenie, czy płatnik składek należycie wykonuje obowiązki z zakresu ubezpieczeń społecznych. Obowiązki te dotyczą m.in. opłacania składek, wypłacania świadczeń z ubezpieczenia społecznego, opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe, wystawiania zaświadczeń itd. Przykładowo, dokonując kontroli opłacania przez przedsiębiorcę składek za osoby ubezpieczone, inspektor kontroli sprawdza, czy ich wysokość ustalona w przekazanej do ZUS dokumentacji (raportach miesięcznych, deklaracjach rozliczeniowych) zgadza się z dokumentacją płacową przedsiębiorcy-płatnika składek. W ramach kontroli inspektor ZUS dokonuje takiego sprawdzenia w odniesieniu do każdego rodzaju składki, którą płatnik ma obowiązek rozliczyć z ZUS. Sprawdza więc prawidłowość naliczenia składki emerytalnej, rentowej, chorobowej, wypadkowej, zdrowotnej, a także składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Inspektor kontroli ZUS wykorzystuje dla omawianych celów informacje zawarte na kontach ubezpieczonych i na kontach płatników składek. Z kolei dokonując kontroli płatnika składek w zakresie obowiązków dotyczących świadczeń emerytalno-rentowych, ZUS sprawdza w ramach postępowania kontrolnego przede wszystkim, czy płatnik składek:

● prawidłowo wystawia pracownikom zaświadczenia do ZUS niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości (np. zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku ZUS Rp-7, zaświadczenie o pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze),

● współdziała z pracownikami w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia,

● prawidłowo przygotowuje wnioski o emeryturę lub rentę dla zatrudnionych pracowników,

● przyjmuje dokumentację od ubezpieczonego, zabezpiecza ją i przekazuje do organu rentowego w ustalonym terminie (np. załączniki do wniosku o emeryturę lub rentę potwierdzające okresy składkowe i nieskładkowe).

Kontrola może również obejmować sprawdzenie, czy płatnik składek należycie ustalił w dokumentacji przekazanej przez ubezpieczonego do ZUS, okresy mające wpływ na prawo do świadczeń i ich wysokość (np. czy prawidłowo wykazał korzystanie przez pracownika z urlopu wychowawczego lub bezpłatnego). Inspektor kontroli może również sprawdzić, czy dane zawarte w dostarczonym do ZUS zaświadczeniu o przychodach zatrudnionych emerytów i rencistów zgadzają się z danymi zapisanymi w dokumentacji płacowej.

Kontrolą inspektora ZUS objęte jest również ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu. Kontroli podlegają sporządzane przez płatnika składek zaświadczenia (ZUS Z-3, ZUS Z-3a) niezbędne dla ustalenia prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa wypłacanych przez ZUS oraz podstawy wymiaru i wysokości tych świadczeń.

Sprawdzenia prawidłowości wystawiania pracownikom różnego rodzaju zaświadczeń kontroler ZUS dokonuje na podstawie dokumentacji źródłowej przedsiębiorcy, tj. akt osobowych pracowników (umów o pracę, świadectw pracy, pism o powołaniu, mianowaniu) oraz dokumentacji płacowej (list płac, kart wynagrodzeń, kart zasiłkowych).

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Waldemar Żuchowski

Doradca podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »