| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Jak rozliczać i potrącać zaliczki udzielone pracownikowi

Jak rozliczać i potrącać zaliczki udzielone pracownikowi

Określenie „zaliczka” jest używane przez pracodawców w dwojakim znaczeniu: po pierwsze – jako kwota pieniężna przekazywana na poczet przyszłego wynagrodzenia pracownika, po drugie – jako wypłata udzielana na wydatki w imieniu i na rachunek udzielającego zaliczki, z której po dokonaniu wydatku biorący zaliczkę zobowiązuje się rozliczyć i zwrócić jej niewykorzystaną część.

PRZYKŁAD

W zakładzie pracy pensje są wypłacane 10. dnia każdego następnego miesiąca po miesiącu, za który są należne. Pracownik 28 maja 2009 r. otrzymał na własną prośbę zaliczkę na poczet wynagrodzenia należnego za ten miesiąc w kwocie 1000 zł. Jego miesięczna pensja wynosi 3500 zł brutto.

Ponieważ 10 maja 2009 r. pracodawca już naliczył i wypłacił pensję za kwiecień 2009 r., wypłatę zaliczki musi rozliczyć na dodatkowej liście płac. Kwota wypłaconej zaliczki na poczet wynagrodzenia musi być uwzględniona w podstawie wymiaru składek ZUS oraz opodatkowana w miesiącu jej wypłaty. Ze względu na kasowy charakter przychodu przychód powstaje w momencie wypłaty wynagrodzenia i jest zaliczany do miesiąca, w którym nastąpiła wypłata.

Przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy nie potrącamy kosztów uzyskania przychodów ani ulgi podatkowej, zostały one bowiem rozliczone na podstawowej liście płac za kwiecień 2009 r. Zgodnie z przepisami podatkowymi, dla osoby uzyskującej przychody z jednego stosunku pracy, koszty mają charakter zryczałtowany i wynoszą miesięcznie 111,25 zł (koszty podstawowe). Z tego wynika, że można je zastosować tylko raz w miesiącu. Taka sama procedura dotyczy kwoty zmniejszającej podatek, tzw. ulgi.

Ponieważ kwota wypłaconej zaliczki to kwota netto, przed rozliczeniem składkowo-podatkowym należy ją przeliczyć na kwotę brutto np. za pomocą dostępnych kalkulatorów. Wszystkich naliczeń obciążeń składkowo-podatkowych dokonujemy bowiem od kwoty brutto.

Aby otrzymać do wypłaty zaliczkę w wysokości 1000 zł, wszystkie naliczenia muszą być wykonane od kwoty 1435,23 zł (patrz kalkulator).

1. Od wypłaconej pracownikowi zaliczki obliczamy składki na ubezpieczenia:

• emerytalne: 1435,23 zł × 9,76% = 140,08 zł,

• rentowe: 1435,23 zł × 1,5% = 21,53 zł,

• chorobowe: 1435,23 zł × 2,45% = 35,16 zł,

• razem: 140,08 zł + 21,53 zł + 35,16 zł = 196,77 zł.

2. Obliczamy składkę na ubezpieczenie zdrowotne:

• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (kwota zaliczki pomniejszona o składki na ubezpieczenia społeczne): 1435,23 zł - 196,77 zł = 1238,46 zł,

• pełna składka na ubezpieczenie zdrowotne: 1238,46 zł × 9% = 111,46 zł,

• składka zdrowotna odliczana od podatku: 1238,46 zł × 7,75% = 95,98 zł.

3. Ustalamy zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych:

• od kwoty wypłaconej zaliczki odejmujemy składki na ubezpieczenia społeczne, a wynik zaokrąglamy do pełnego złotego: 1435,23 zł - 196,77 zł = 1238,46 zł,

po zaokrągleniu do pełnych złotych: 1238,00 zł,

• obliczamy 18% tej kwoty (zakładamy, że wynagrodzenie pracownika mieści się w I przedziale skali podatkowej): 1238,00 zł × 18% = 222,84 zł,

• od otrzymanej kwoty odejmujemy zapłaconą przez pracownika składkę na ubezpieczenie zdrowotne - 7,75%: 222,84 zł - 95,98 zł = 126,86 zł,

po zaokrągleniu do pełnych złotych: 127,00 zł.

4. Ustalamy kwotę zaliczki do wypłaty. Od kwoty zaliczki brutto odejmujemy składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (9%) oraz zaliczkę na podatek dochodowy:

1435,23 zł - 196,77 zł - 111,46 zł - 127,00 zł = 1000,00 zł.

Pracodawca musiał sporządzić 10 czerwca 2009 r. listę płac za maj 2009 r. Wynagrodzenie brutto pracownika zostało pomniejszone o kwotę brutto otrzymanej zaliczki: 3500 zł - 1435,23 zł = 2064,77 zł.

Kwota 2064,77 zł jest czerwcowym przychodem pracownika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, od którego należy naliczyć składki ZUS oraz pobrać zaliczkę na podatek.

Od zaliczki na poczet wynagrodzenia trzeba odróżnić nadpłacone wynagrodzenie. Reguły, którymi należy się kierować przy jego rozliczaniu, są bowiem odmienne.

Jeżeli pracodawca dokonał nadpłaty wynagrodzenia, do czego nie było podstaw faktycznych i prawnych, a nadpłata nie może być potraktowana jako zaliczka pieniężna w rozumieniu art. 87 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy, to powinien uzyskać od pracownika pisemną zgodę na potrącenie tej nadpłaty (art. 91 Kodeksu pracy) albo wystąpić o jej zwrot jako nienależnego świadczenia (art. 410 k.c. w związku z art. 300 k.p.) w celu uzyskania tytułu wykonawczego uprawniającego do dokonania potrącenia.

• art. 87, art. 871 § 1, art. 91, art. 124, art. 300 Kodeksu pracy,

• art. 410, art. 411 Kodeksu cywilnego,

• art. 11 ust. 1, art. 22 ust. 2, art. 27 ust. 1, art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).

Dorota Twardo

specjalista ds. kadr i płac

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Kacper Sołoniewicz

Doradca podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »