| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Jak rozliczać i potrącać zaliczki udzielone pracownikowi

Jak rozliczać i potrącać zaliczki udzielone pracownikowi

Określenie „zaliczka” jest używane przez pracodawców w dwojakim znaczeniu: po pierwsze – jako kwota pieniężna przekazywana na poczet przyszłego wynagrodzenia pracownika, po drugie – jako wypłata udzielana na wydatki w imieniu i na rachunek udzielającego zaliczki, z której po dokonaniu wydatku biorący zaliczkę zobowiązuje się rozliczyć i zwrócić jej niewykorzystaną część.

PRZYKŁAD

Pracownik jest wynagradzany według stałej stawki miesięcznej 3500 zł. 29 maja 2009 r. otrzymał od pracodawcy zaliczkę na poczet zakupów w wysokości 1000 zł, z której się nie rozliczył.

1. Obliczamy składki na ubezpieczenia społeczne. Podstawą ich wymiaru jest kwota należnego pełnego wynagrodzenia, tj. 3500 zł:

 składka na ubezpieczenie emerytalne: 3500 zł × 9,76% = 341,60 zł,

 składka na ubezpieczenia rentowe: 3500 zł × 1,5% = 52,50 zł,

• składka na ubezpieczenie chorobowe: 3500 zł × 2,45% = 85,75 zł,

 razem składki na ubezpieczenia społeczne: 341,60 zł + 52,50 zł + 85,75 zł = 479,85 zł.

2. Obliczamy składkę na ubezpieczenie zdrowotne:

 podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wynagrodzenie za czerwiec pomniejszamy o składki na ubezpieczenia społeczne): 3500 zł - 479,85 zł = 3020,15 zł,

 pełna składka na ubezpieczenie zdrowotne: 3020,15 zł × 9% = 271,81 zł,

 składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od podatku: 3020,15 zł × 7,75% = 234,06 zł.

3. Ustalamy zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych:

 od pensji pomniejszonej o składki na ubezpieczenia społeczne odejmujemy koszty uzyskania przychodu (zakładamy, że pracownik mieszka i pracuje w tej samej miejscowości), a wynik zaokrąglamy do pełnego złotego: 3020,15 zł - 111,25 zł = 2908,90 zł, po zaokrągleniu do pełnych złotych: 2909,00 zł,

• obliczamy 18% tej kwoty (zakładamy, że wynagrodzenie pracownika mieści się w I przedziale skali podatkowej): 2909,00 zł × 18% = 523,62 zł,

• od otrzymanej kwoty odejmujemy kwotę wolną od podatku (46,33 zł) i płaconą przez pracownika składkę na ubezpieczenie zdrowotne - 7,75%: 523,62 zł - 46,33 zł - 234,06 zł = 243,23 zł, po zaokrągleniu do pełnych złotych: 243,00 zł.

4. Ustalamy kwotę do wypłaty. Od wynagrodzenia brutto odejmujemy składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (9%) oraz zaliczkę na podatek dochodowy: 3500 zł - 479,85 zł - 271,81 zł - 243,00 zł = 2505,34 zł.

Pracownikowi można potrącić całą kwotę udzielonej zaliczki, tj. 1000 zł, ponieważ kwota ta jest mniejsza od maksymalnej dopuszczalnej kwoty potrącenia - 1/2 wynagrodzenia:

2505,34 zł × 1/2 = 1252,67 zł.

Po potrąceniu zaliczki pracownikowi pozostanie więcej niż 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę netto, tj. 716,22 zł.

Po dokonaniu rozliczenia pobranej w maju 2009 r. zaliczki na zakup towarów pracownikowi należy wypłacić wynagrodzenie w wysokości: 2505,34 zł - 1000 zł = 1505,34 zł.

W sytuacji poboru zaliczki na poczet wynagrodzenia pracownik nie jest zobowiązany do zwrotu i rozliczenia tej należności. W terminie wypłaty otrzyma zaś kwotę pomniejszoną o już wypłaconą część wynagrodzenia. Pomniejszenie nie stanowi jednak zwrotu czy rozliczenia zaliczki wypłaconej na poczet wynagrodzenia. Wypłaconą część pracownik zachowuje bowiem dla siebie i dysponuje nią swobodnie, co nie następuje w przypadku zaliczek przeznaczonych do wydania na pokrycie kosztów poniesionych na rzecz pracodawcy.

Ze względu na ten odmienny charakter wynagrodzenia zaliczkowego w stosunku do zaliczki na poczet zakupów inne są zasady jej rozliczania. Zaliczkę na poczet wynagrodzenia jako przychód u pracownika należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek ZUS oraz opodatkować w miesiącu jej wypłaty. Przychód u pracownika do celów podatkowo-składkowych powstaje bowiem w momencie jego wypłaty lub postawienia do dyspozycji.

WAŻNE!

Otrzymanie przez pracownika zaliczki na poczet wynagrodzenia powoduje konieczność jej opodatkowania i oskładkowania już w momencie otrzymania.

Sposób rozliczenia zaliczki na poczet wynagrodzenia zależy od terminu jej wypłaty oraz terminu płatności wynagrodzenia. Możemy wyróżnić tu dwie sytuacje, a mianowicie:

• wypłata zaliczki następuje w tym samym miesiącu co termin płatności pensji,

• wypłata zaliczki następuje w miesiącu wcześniejszym w stosunku do terminu wypłaty.

Jeśli zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia jest wypłacana pracownikowi w tym samym miesiącu co to wynagrodzenie, wówczas rozlicza się ją razem z tym wynagrodzeniem.

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Radosław Hancewicz

prawnik, urzędnik, trener administracji publicznej

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od mojafirma.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK