| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Jak rozliczać i potrącać zaliczki udzielone pracownikowi

Jak rozliczać i potrącać zaliczki udzielone pracownikowi

Określenie „zaliczka” jest używane przez pracodawców w dwojakim znaczeniu: po pierwsze – jako kwota pieniężna przekazywana na poczet przyszłego wynagrodzenia pracownika, po drugie – jako wypłata udzielana na wydatki w imieniu i na rachunek udzielającego zaliczki, z której po dokonaniu wydatku biorący zaliczkę zobowiązuje się rozliczyć i zwrócić jej niewykorzystaną część.

PRZYKŁAD

Pracownik jest wynagradzany według stałej stawki miesięcznej 3500 zł. 29 maja 2009 r. otrzymał od pracodawcy zaliczkę na poczet zakupów w wysokości 1000 zł, z której się nie rozliczył.

1. Obliczamy składki na ubezpieczenia społeczne. Podstawą ich wymiaru jest kwota należnego pełnego wynagrodzenia, tj. 3500 zł:

 składka na ubezpieczenie emerytalne: 3500 zł × 9,76% = 341,60 zł,

 składka na ubezpieczenia rentowe: 3500 zł × 1,5% = 52,50 zł,

• składka na ubezpieczenie chorobowe: 3500 zł × 2,45% = 85,75 zł,

 razem składki na ubezpieczenia społeczne: 341,60 zł + 52,50 zł + 85,75 zł = 479,85 zł.

2. Obliczamy składkę na ubezpieczenie zdrowotne:

 podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wynagrodzenie za czerwiec pomniejszamy o składki na ubezpieczenia społeczne): 3500 zł - 479,85 zł = 3020,15 zł,

 pełna składka na ubezpieczenie zdrowotne: 3020,15 zł × 9% = 271,81 zł,

 składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od podatku: 3020,15 zł × 7,75% = 234,06 zł.

3. Ustalamy zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych:

 od pensji pomniejszonej o składki na ubezpieczenia społeczne odejmujemy koszty uzyskania przychodu (zakładamy, że pracownik mieszka i pracuje w tej samej miejscowości), a wynik zaokrąglamy do pełnego złotego: 3020,15 zł - 111,25 zł = 2908,90 zł, po zaokrągleniu do pełnych złotych: 2909,00 zł,

• obliczamy 18% tej kwoty (zakładamy, że wynagrodzenie pracownika mieści się w I przedziale skali podatkowej): 2909,00 zł × 18% = 523,62 zł,

• od otrzymanej kwoty odejmujemy kwotę wolną od podatku (46,33 zł) i płaconą przez pracownika składkę na ubezpieczenie zdrowotne - 7,75%: 523,62 zł - 46,33 zł - 234,06 zł = 243,23 zł, po zaokrągleniu do pełnych złotych: 243,00 zł.

4. Ustalamy kwotę do wypłaty. Od wynagrodzenia brutto odejmujemy składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (9%) oraz zaliczkę na podatek dochodowy: 3500 zł - 479,85 zł - 271,81 zł - 243,00 zł = 2505,34 zł.

Pracownikowi można potrącić całą kwotę udzielonej zaliczki, tj. 1000 zł, ponieważ kwota ta jest mniejsza od maksymalnej dopuszczalnej kwoty potrącenia - 1/2 wynagrodzenia:

2505,34 zł × 1/2 = 1252,67 zł.

Po potrąceniu zaliczki pracownikowi pozostanie więcej niż 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę netto, tj. 716,22 zł.

Po dokonaniu rozliczenia pobranej w maju 2009 r. zaliczki na zakup towarów pracownikowi należy wypłacić wynagrodzenie w wysokości: 2505,34 zł - 1000 zł = 1505,34 zł.

W sytuacji poboru zaliczki na poczet wynagrodzenia pracownik nie jest zobowiązany do zwrotu i rozliczenia tej należności. W terminie wypłaty otrzyma zaś kwotę pomniejszoną o już wypłaconą część wynagrodzenia. Pomniejszenie nie stanowi jednak zwrotu czy rozliczenia zaliczki wypłaconej na poczet wynagrodzenia. Wypłaconą część pracownik zachowuje bowiem dla siebie i dysponuje nią swobodnie, co nie następuje w przypadku zaliczek przeznaczonych do wydania na pokrycie kosztów poniesionych na rzecz pracodawcy.

Ze względu na ten odmienny charakter wynagrodzenia zaliczkowego w stosunku do zaliczki na poczet zakupów inne są zasady jej rozliczania. Zaliczkę na poczet wynagrodzenia jako przychód u pracownika należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek ZUS oraz opodatkować w miesiącu jej wypłaty. Przychód u pracownika do celów podatkowo-składkowych powstaje bowiem w momencie jego wypłaty lub postawienia do dyspozycji.

WAŻNE!

Otrzymanie przez pracownika zaliczki na poczet wynagrodzenia powoduje konieczność jej opodatkowania i oskładkowania już w momencie otrzymania.

Sposób rozliczenia zaliczki na poczet wynagrodzenia zależy od terminu jej wypłaty oraz terminu płatności wynagrodzenia. Możemy wyróżnić tu dwie sytuacje, a mianowicie:

• wypłata zaliczki następuje w tym samym miesiącu co termin płatności pensji,

• wypłata zaliczki następuje w miesiącu wcześniejszym w stosunku do terminu wypłaty.

Jeśli zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia jest wypłacana pracownikowi w tym samym miesiącu co to wynagrodzenie, wówczas rozlicza się ją razem z tym wynagrodzeniem.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Sylwia Konik

Współwłaściciel Recrutamos, Konsultant projektów Direct Search/Executive Search

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »