Termin odliczenia VAT z duplikatu faktury

Jakie są zasady wystawiania duplikatu faktury VAT

Duplikat faktury jest dokumentem, który na równi z fakturą VAT uprawnia podatnika do odliczenia kwoty VAT naliczonego w nim zawartego. Zasady wystawiania duplikatu faktury VAT określone są w § 20 rozporządzenia w spawie m.in. wystawiania faktur.

Jeżeli oryginał faktury:

• ulegnie zniszczeniu lub

• zaginie

- sprzedawca na wniosek nabywcy ma obowiązek ponownie wystawić fakturę zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury. Przepis nie określa, jaka ma być forma tego wniosku. Dlatego można przyjąć, że w sytuacji gdy nabywca zwraca się do sprzedawcy o wystawienie duplikatu faktury, dopuszczalna jest każda forma wniosku o jego wystawienie, a więc np. wysłanie listem oficjalnego pisma, przesłanie wniosku faksem czy wnioskowanie o dokument podczas rozmowy telefonicznej z kontrahentem.

Ponownie wystawiona faktura musi dodatkowo zawierać:

• wyraz „DUPLIKAT”,

• datę wystawienia.

Duplikat faktury wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym - podobnie jak w przypadku faktury pierwotnej - oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Przepisy podatkowe nie określają techniki wystawiania duplikatu faktury. Trzeba jednak pamiętać, że za duplikat faktury nie może zostać uznana kserokopia kopii faktury pierwotnej znajdująca się w posiadaniu sprzedawcy. Duplikat jest nowym dokumentem wystawionym przez sprzedawcę, który poza danymi określonymi w utraconej fakturze zawiera dodatkowe, wymienione wcześniej elementy, tj. datę wystawienia duplikatu oraz oznaczenie „DUPLIKAT”.

Czy sprzedawca może odmówić wystawienia duplikatu faktury

Sprzedawca (wystawca faktury) nie może odmówić wystawienia duplikatu faktury, jeśli nabywca wystąpił z takim wnioskiem. Obowiązek wystawienia faktury VAT, która potwierdza sprzedaż dokonaną przez podatnika VAT, wynika z art. 106 ust. 1 ustawy, przy czym na podstawie upoważnienia zawartego w art. 106 ust. 8 pkt 1 ustawy obowiązek ten dotyczy:

• faktury oznaczonej jako „Faktura VAT”, o której mowa w § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur,

• faktury korygującej, o której mowa w § 13 i 14 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur,

• duplikatu faktury (lub faktury korygującej), o którym mowa w § 20 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur.

Dlatego co do zasady w przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury sprzedawca ma obowiązek wystawić duplikat faktury. Przepisy podatkowe nie przyznają sprzedawcy prawa ani nie nakładają obowiązku weryfikowania zasadności wniosku nabywcy o wystawienie duplikatu. Nie ograniczają również liczby wystawianych duplikatów. Oznacza to, że sprzedawca nie może odmówić nabywcy wystawienia duplikatu faktury pierwotnej, nawet jeśli wcześniej był on już wystawiany kilkakrotnie.

 

WAŻNE!

Sprzedawca nie może odmówić nabywcy wystawienia duplikatu faktury pierwotnej.

Sprzedawca może odmówić wystawienia duplikatu jedynie ze względu na upływ terminu przedawnienia VAT wynikającego z faktury pierwotnej. Przepisy ustawy o VAT nie określają okresu, w którym można wystawiać duplikat faktury. Trzeba mieć jednak na uwadze, że sprzedawca nie ma obowiązku przechowywania kopii faktury, na podstawie której może zostać wystawiony jej duplikat, przez okres dłuższy niż pięć lat. Zasadniczo duplikat faktury można więc wystawić do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast zgodnie z art. 70 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przykład

Przedsiębiorca prowadzi hurtownię artykułów instalacyjno-sanitarnych. W marcu 2009 r. jeden z klientów zwrócił się do podatnika z prośbą o wystawienie duplikatu faktury pierwotnej z 18 września 2003 r. Ze względu na to, że zobowiązanie podatkowe wynikające z pierwotnie wystawionej faktury VAT uległo przedawnieniu z upływem 2008 r., podatnik może odmówić nabywcy wystawienia duplikatu.

Duplikat faktury bez wniosku nabywcy, czyli oryginał faktury i jej duplikat u nabywcy

Na podstawie § 20 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur prawo do wnioskowania o wystawienie duplikatu faktury, w przypadku braku faktury pierwotnej, zostało przyznane nabywcy. Może się jednak zdarzyć, że to nie nabywcy zależy na duplikacie faktury, lecz sprzedawcy.

PYTANIE CZYTELNIKA

Prowadzę hurtownię artykułów elektrycznych. Jeden z moich dostawców poprosił mnie o ponowne odebranie i podpisanie faktury VAT oznaczonej jako „duplikat”. Jej pierwotny oryginał został już ujęty w moich księgach rachunkowych. Dostawca uzasadnił prośbę zaginięciem kopii faktury. Czy wystawienie duplikatu faktury było zasadne, skoro o niego nie prosiłem? Jak ująć ten dokument w moich księgach? Czy jeżeli przyjmę ten dokument, to nie wpłynie on na utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury pierwotnej?

ODPOWIEDŹ EKSPERTA

Każdy podatnik VAT powinien mieć dokumenty, na podstawie których rozlicza VAT. Obowiązek ten dotyczy również faktur sprzedaży, na podstawie których podatnik rozliczył w deklaracji VAT należny. Dlatego jeżeli sprzedawca zagubi fakturę sprzedaży, może wystawić jej duplikat na takich samych warunkach jak nabywca, który zagubił fakturę zakupu. Jednak wystawionego duplikatu sprzedawca nie powinien wprowadzać do obrotu prawnego, lecz jedynie zatrzymać dla udokumentowania własnej sprzedaży. Z wprowadzeniem do obrotu tego duplikatu wiąże się bowiem pewne ryzyko podatkowe u nabywcy.

Duplikat bywa w takiej sytuacji dołączany przez nabywcę do dowodów księgowych. Wówczas, ze względu na art. 88 ust. 3a pkt 3 ustawy, w przypadku kontroli podatkowej nabywca może wejść w spór z organami podatkowymi w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury pierwotnej. Zarówno duplikat faktury, jak i jej oryginał uprawniają do odliczenia VAT i istnieje uzasadnione ryzyko, że nabywca na podstawie posiadanych dokumentów dwukrotnie odliczy VAT. Dlatego w celu zapobieżenia takim wypadkom, zgodnie z wymienionym przepisem, pozbawiono nabywcę prawa do odliczenia podatku naliczonego w przypadku, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą tę samą sprzedaż.

Sądy administracyjne wydają w tym zakresie odmienne wyroki. Zgodnie z wyrokiem WSA w Warszawie z 28 czerwca 2006 r., sygn. akt III SA/Wa 1107/06, podatnik, który ma dwie faktury dokumentujące tę samą transakcję, nie może odliczyć VAT z żadnej z nich. Natomiast NSA w wyroku z 11 marca 2005 r., sygn. akt FSK 1292/04, uznał, że zakaz odliczenia dotyczy tylko faktury powielającej fakturę pierwotną. Właściwą fakturę podatnik może uwzględnić w rozliczeniu. Sąd uznał, że całkowity brak prawa do odliczenia podatku w omawianym przypadku stanowiłby naruszenie zasady neutralności VAT.

 

Dlatego aby w opisanej sytuacji zapewnić sprzedawcy możliwość uzyskania dokumentu potwierdzającego dokonaną sprzedaż, przy jednoczesnym wyeliminowaniu u nabywcy ryzyka wynikającego z art. 88 ust. 3a pkt 3 ustawy, można zastosować dwa rozwiązania:

1. Sprzedawca, któremu zaginęła kopia pierwotnej faktury, może wystawić jej duplikat, który będzie służył udokumentowaniu dokonanej sprzedaży. Nie powinien jednak wprowadzać duplikatu do obrotu prawnego, lecz jedynie zatrzymać go dla potwierdzenia sprzedaży. Wynika to z faktu, że jeśli nabywca posiada oryginał faktury pierwotnej, którą zaksięgował i z której odliczył VAT, to otrzymanie duplikatu faktury powoduje, że:

• nie ujmie go ani w księgach rachunkowych, ani w ewidencji VAT,

• nie potwierdzi jego odbioru (potwierdzenie to znajduje się na fakturze pierwotnej),

• nie dołączy tego duplikatu do dowodów księgowych związanych z ewidencją VAT ze względu na ryzyko uznania przez organ podatkowy, że posiada dwie faktury dokumentujące tę samą sprzedaż (uprawniające do dwukrotnego odliczenia VAT), w wyniku czego jest narażony na utratę prawa do doliczenia VAT z oryginału faktury pierwotnej.

W takim przypadku wystawiony przez sprzedawcę duplikat faktury może służyć jedynie udokumentowaniu własnej sprzedaży.

2. Zdarza się, że w przypadku zaginięcia kopii faktury u sprzedawcy, wobec faktu posiadania jej oryginału przez nabywcę, firmy praktykują rozwiązanie polegające na potwierdzeniu sprzedaży na dodatkowej kopii faktury. Z przepisów o VAT nie wynikają ograniczenia dotyczące liczby sporządzanych kopii faktury. Ograniczenia te dotyczą jedynie oryginałów faktur i mają na celu zapobieżenie sytuacji, w której sprzedawca rozlicza obowiązek podatkowy jeden raz, natomiast nabywca miałby prawo do kilkukrotnego odliczenia VAT np. z faktury pierwotnej i jej duplikatu. Ze względu na to, że kopia faktury musi zawierać taką samą treść jak jej oryginał, to jeżeli nabywca potwierdził jej odbiór podpisem, może to uczynić również na kopii faktury.

W jakim terminie przysługuje prawo do odliczenia podatku z duplikatu faktury VAT

Faktura VAT stanowi podstawę do odliczenia podatku naliczonego. Zgodnie z art. 86 ust. 10 i 11 ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę, albo za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Ze względu na to, że duplikat faktury ma moc prawną równą fakturze pierwotnej, prawo do odliczenia podatku naliczonego w nim zawartego przysługuje na takich samych zasadach i w tych samych terminach jak dla faktury pierwotnej.

Z odliczeniem VAT z duplikatu faktury mogą się wiązać wątpliwości dotyczące tego, czy odliczenie przysługuje w terminie, w którym prawo to powstało dla faktury pierwotnej, czy w terminie wynikającym z otrzymania duplikatu. W praktyce ustalenie terminu, w jakim podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanego duplikatu faktury, zależy od okoliczności, w jakich uległ zniszczeniu bądź zaginął oryginał faktury pierwotnej.

 

Jeśli oryginał faktury pierwotnej nie dotarł do podatnika

Jeśli oryginał faktury VAT nigdy nie dotarł do podatnika, to powinien on wystąpić do sprzedawcy o wystawienie duplikatu. Następnie po jego otrzymaniu powinien zrealizować prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Przykład

ALFA Sp. z o.o. produkuje meble kuchenne. W styczniu br. na podstawie dokumentu PZ przyjęto do magazynu dostawę płyt pilśniowych. Faktura VAT dokumentująca nabycie towaru nigdy do firmy nie dotarła. W marcu 2009 r. podatnik wystąpił do kontrahenta z wnioskiem o wystawienie duplikatu faktury, który firma otrzymała w kwietniu 2009 r. ALFA Sp. z o.o. może odliczyć VAT naliczony w miesiącu otrzymania duplikatu lub za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych, tj. w kwietniu, maju lub czerwcu 2009 r.

Jeśli podatnik otrzymał fakturę pierwotną, która następnie uległa zniszczeniu lub zaginęła przed odliczeniem podatku

Dotychczas w większości organy podatkowe prezentowały pogląd, że jeżeli nabywca nie odliczył podatku naliczonego z otrzymanej faktury pierwotnej przed jej zniszczeniem lub zagubieniem, to może to uczynić na podstawie jej duplikatu w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał ten duplikat, lub w rozliczeniu za okres następny. Stanowisko to podzielił m.in. Urząd Skarbowy Poznań-Nowe Miasto w postanowieniu z 24 stycznia 2007 r., nr ZPA/443-82/2007, oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 12 grudnia 2007 r., nr IPPP1/443-516/07-02/AW.

Obecnie jednak przeważa stanowisko, zgodnie z którym jeśli faktura pierwotna dotarła do nabywcy i jej wpływ odnotowano, a następnie została zagubiona bądź z powodu kwestii spornych odesłana z powrotem do wystawcy, to odliczenia VAT z otrzymanego duplikatu faktury należy dokonać wyłącznie w drodze korekty deklaracji za okres otrzymania faktury pierwotnej. Zmiana dotychczasowego stanowiska organów podatkowych w tym zakresie wynika z wyroku NSA z 15 marca 2007 r., sygn. akt I FSK 541/06, w którym sąd podkreślił, że przyznanie podatnikowi prawa do swobodnego decydowania o tym, kiedy powstaje prawo do odliczenia VAT, prowadziłoby do destabilizacji obrotu gospodarczego. Wówczas bowiem to podatnik, a nie przepisy podatkowe, decydowałby o tym, kiedy odliczyć podatek naliczony, tj. w momencie otrzymania oryginału faktury czy jej duplikatu. Taka swoboda jest niedopuszczalna.

 

Chaos organizacyjny w obiegu dokumentów nie uzasadnia odliczenia VAT z duplikatu faktury

W praktyce dość często zdarza się, że jeśli do komórki finansowo-księgowej nie dotarła faktura VAT, to firma występuje do swojego kontrahenta z prośbą o wystawienie jej duplikatu. Jest to rozwiązanie proste i szybkie. Nie jest jednak pozbawione ryzyka. Potwierdzenie stanowi wyrok NSA z 11 lutego 2005 r., sygn. akt FSK 1325/04, wydany jeszcze pod rządami poprzedniej ustawy o VAT, ale aktualny również na gruncie ustawy obecnie obowiązującej. W wyroku tym sąd orzekł, że (...) jeżeli podatnik był w posiadaniu oryginałów faktur pierwotnych w miesiącu, w którym przysługiwało mu prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, to nie może odliczyć podatku naliczonego na podstawie ich duplikatów, skoro oryginały faktur nie zostały zniszczone, ani nie uległy zaginięciu. Przepisy podatkowe zapewniają nabywcy możliwość ubiegania się o duplikat faktury w sytuacji, gdy oryginał faktury zaginie lub ulegnie zniszczeniu. Chaos organizacyjny w obiegu dokumentów w służbach finansowych firmy nie uzasadnia odliczenia VAT z duplikatu faktury w sytuacji, w której faktury pierwotne otrzymał oddział spółki. Sąd zauważył, że otrzymanie faktury przez oddział spółki oznacza otrzymanie tego dokumentu przez spółkę (podatnika).

Jeśli faktura pierwotna uległa zniszczeniu lub zaginęła po odliczeniu podatku

Jeśli oryginał faktury pierwotnej, na podstawie której podatnik zrealizował przysługujące mu prawo do odliczenia podatku naliczonego w niej zawartego, ulegnie zniszczeniu lub zaginie, to otrzymany duplikat faktury stanowi jedynie dokument potwierdzający dokonane odliczenie.

Przykład

W kwietniu 2008 r. podatnik otrzymał fakturę VAT dokumentującą nabycie usługi transportowej. W tym samym miesiącu odliczył VAT naliczony wynikający z tej faktury. Faktura została uwzględniona w ewidencji VAT oraz sporządzonej na jej podstawie deklaracji VAT za kwiecień 2008 r. W lipcu 2008 r., w wyniku awarii instalacji wodno-kanalizacyjnej, zalaniu uległa część dokumentów księgowych firmy, w tym faktura za usługę transportową. Podatnik wystąpił do sprzedawcy o wystawienie jej duplikatu. Otrzymał go w sierpniu 2008 r. W tym przypadku otrzymany duplikat faktury potwierdza prawo do dokonanego w kwietniu 2008 r. odliczenia podatku naliczonego. Jeżeli w kwietniu 2008 r. podatnik odliczył podatek naliczony określony w pierwotnej fakturze VAT, to późniejsze otrzymanie jej duplikatu nie spowoduje konieczności dokonania zmian w deklaracji VAT za kwiecień 2008 r.

 

W jakim terminie odliczyć VAT z duplikatu faktury za media

W praktyce pojawia się czasem problem dotyczący terminu odliczenia podatku naliczonego z duplikatu faktury za media (np. za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu, za usługi telekomunikacyjne), w sytuacji gdy podatnik w ogóle nie otrzymał faktury pierwotnej. W przypadku otrzymania faktury za media termin odliczenia podatku naliczonego zawartego w cenie nabytych usług jest odliczany na szczególnych zasadach. Prawo do odliczenia VAT nie powstaje bowiem w dacie otrzymania faktury, ale jest związane z terminem płatności określonym na fakturze, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy. Wynika to z art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy. Przepisy ustawy o VAT nie zawierają odrębnego uregulowania w zakresie terminu odliczenia podatku naliczonego z duplikatu faktury za media. Oznacza to, że VAT wynikający z duplikatu faktury dokumentującej zakup tego rodzaju towarów i usług podlega odliczeniu na tych samych zasadach co VAT wynikający z faktury pierwotnej, czyli na zasadach określonych w art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy.

Przykład

Podatnik nie otrzymał faktury za usługi telekomunikacyjne za grudzień 2008 r., według której termin płatności upływał 10 stycznia 2009 r. Na podstawie wezwania do zapłaty uregulował zobowiązanie i jednocześnie wystąpił do operatora z wnioskiem o wystawienie jej duplikatu. Duplikat faktury pierwotnej wpłynął do firmy 4 kwietnia 2009 r. Podatnik ma prawo do odliczenia VAT naliczonego jedynie poprzez korektę deklaracji VAT za styczeń 2009 r.

Na jakich zasadach odliczamy VAT z duplikatu faktury korygującej

Duplikaty faktur korygujących traktujemy na równi z fakturami korygującymi, co wobec braku odrębnych przepisów dotyczących rozliczania VAT z duplikatów powoduje, że w przypadku otrzymania przez podatnika duplikatu faktury korygującej zastosowanie mają zasady ogólne odliczania VAT z oryginałów faktur korygujących.

Duplikat faktury korygującej może powodować obniżenie lub podwyższenie kwoty podatku naliczonego. Jeżeli podatnik nie otrzymał pierwotnej faktury korygującej, to powinien zmniejszyć VAT naliczony o kwotę wynikającą z jej duplikatu w rozliczeniu za okres (miesiąc lub kwartał), w którym otrzymał ten duplikat. Podatnik nie ma obowiązku zmniejszania podatku naliczonego, który wynika z otrzymanego duplikatu faktury korygującej, jeśli nie rozliczył podatku naliczonego wynikającego z faktury pierwotnej, do której został wystawiony duplikat korekty.

WAŻNE!

Duplikaty faktur korygujących podatnicy powinni rozliczać na takich samych zasadach jak faktury korygujące.

Jeżeli natomiast podatnik nie rozliczył podatku naliczonego, który wynika z faktury pierwotnej, ale to prawo mu przysługuje, wówczas zmniejszenia podatku naliczonego, który wynika z duplikatu faktury korygującej, dokonuje w rozliczeniu za okres, w którym odliczy podatek naliczony z faktury pierwotnej, do której został wystawiony duplikat korekty.

Przykład

Alfa Sp. z o.o. nabyła w styczniu towar udokumentowany fakturą VAT. Podatek naliczony wynikający z tej faktury został rozliczony przez firmę w marcu. W lutym przedsiębiorca otrzymał rabat od tej transakcji udokumentowany fakturą korygującą. Korekta nie dotarła do firmy, dlatego poproszono sprzedawcę o wystawienie jej duplikatu. W takim przypadku nabywca powinien zmniejszyć podatek naliczony wynikający z duplikatu faktury korygującej w miesiącu, w którym rozliczył podatek naliczony z faktury pierwotnej, czyli w marcu.

Otrzymanie duplikatu faktury korygującej może również skutkować zwiększeniem podatku naliczonego. W takim przypadku otrzymanie duplikatu korekty, w wyniku której podwyższono kwotę podatku naliczonego, powoduje, że odliczenia tej kwoty podatnik będzie mógł dokonać na zasadach ogólnych, czyli w miesiącu lub kwartale, w którym otrzymał duplikat, bądź w rozliczeniu za jeden z dwóch kolejnych miesięcy albo, odpowiednio, kwartałów.

• art. 70 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 44, poz. 362

• art. 86, art. 88 ust. 3a pkt 3, art. 106 ust. 1 i ust. 8 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 3, poz. 11

• § 22 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 212, poz. 1337

Aneta Szwęch

konsultant podatkowy