REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych

Iwona Wielgopolanin
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Przepisy tylko częściowo określają zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Różnicują przy tym okres ich przechowywania w zależności od rodzaju dokumentu. Dowiedz się jak długo i w jakiej formie płatnicy składek powinni przechowywać dokumentację ubezpieczeniową?

Odpowiednie przepisy związane z przechowywaniem dokumentów tylko częściowo określają zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Różnicują przy tym okres ich przechowywania w zależności od rodzaju dokumentu. Z tego względu można wyodrębnić trzy rodzaje dokumentów, które posiadają różne okresy przechowywania. Są to dokumenty zgłoszeniowe, rozliczeniowe, płatnicze.

REKLAMA

Dokumenty zgłoszeniowe

REKLAMA

Po rozpoczęciu działalności, niezależnie od jej rodzaju, podmiot, który będzie płatnikiem składek, ma obowiązek zarejestrować się w ZUS. Rejestracja następuje po wypełnieniu i dostarczeniu do ZUS właściwych dokumentów ZUS ZFA lub ZUS ZPA. Nie został określony czas, przez jaki mają być przechowywane te dokumenty. Należy przyjąć, że przez cały okres prowadzenia działalności płatnik powinien przechowywać dokument potwierdzający jego uprawnienie do rozliczania składek za zatrudnione osoby. Płatnik składek ma obowiązek udostępnić m.in. na żądanie inspektora kontroli ZUS dokument rejestrujący go w ZUS jako płatnika składek.

Jeżeli płatnik składek przekazuje do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w postaci dokumentu elektronicznego, to takie zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem zgłaszanej osoby płatnik przechowuje przez okres 5 lat. Regulacja ta dotyczy jedynie przechowywania papierowej formy dokumentu i ma zastosowanie do płatników, którzy przekazują dokumenty w formie elektronicznej.

Nie ma wyraźnego przepisu regulującego okres przechowywania dokumentów sporządzanych i przekazywanych do ZUS jedynie w formie papierowej. Dlatego należy przyjąć, że dokumenty zgłoszeniowe przekazywane w formie papierowej powinny być przechowywane przez płatnika również przez okres 5 lat. Nie określono natomiast okresu przechowywania dokumentów przekazywanych w formie elektronicznej. Płatnik może przechowywać dokumenty w tej formie, jednak powinien pamiętać, że na żądanie inspektora ZUS ma obowiązek udostępnić mu te dokumenty w formie papierowej. Prawidłowość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń, w korekcie lub w zmianie danych osoba ubezpieczona potwierdza podpisem na tym dokumencie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dokumenty rozliczeniowe

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przekazywane do ZUS deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne oraz dokumenty korygujące przesłane do ZUS, deklaracje i raporty - przez 10 lat od daty przesłania ich do ZUS. Przez ten okres płatnik powinien przechowywać zarówno kopie dokumentów składanych w formie papierowej, jak i dokumenty przekazywane elektronicznie. Okres przechowywania dokumentów jest zbieżny z okresem przedawnienia składek na ubezpieczenia. W praktyce jednak okres przedawnienia może być na skutek czynności podejmowanych przez ZUS (np. pismo informujące o wysokości zaległości z tytułu składek) wydłużony np. do 20 lat.

W sytuacji gdy płatnik złoży dokumenty z opóźnieniem, termin ten powinien być liczony od daty przekazania ich do ZUS.

Ten sam okres przechowywania dotyczy dokumentów korygujących dokumenty rozliczeniowe. Jeżeli płatnik dokona korekty dokumentów dotyczących okresu sprzed 3 lat, wówczas 10-letni termin, przez który płatnik powinien przechowywać dokumenty, będzie liczony od daty przekazania dokumentów korygujących do ZUS. Płatnik powinien przechowywać zarówno dokumenty pierwszorazowe, jak i ich korekty do czasu upływu terminu przedawnienia opłacania składek. Takie działanie, choć wykracza poza wynikający z ustawy obowiązek, najpełniej zabezpieczy interes płatnika.

Dokumenty płatnicze

REKLAMA

Dokumenty płatnicze, które przygotowuje płatnik składek, to kolejna kategoria dokumentów związanych z dokumentacją ubezpieczeniową. Ustawa systemowa pomija kwestie związane z przechowywaniem tych dokumentów, mimo że mają one bardzo duże znaczenie dla ochrony interesów przedsiębiorcy. Dokumenty płatnicze są dowodem opłacenia składek oraz terminu ich opłacenia.

Obowiązek przechowywania dokumentów płatniczych i rozliczeniowych wynika pośrednio z Ordynacji podatkowej. Składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych są kosztem uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Dokumenty te, ponieważ świadczą o poniesieniu kosztów, powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

To w interesie płatnika leży posiadanie dokumentów płatniczych, gdyż w razie sporu to on będzie musiał udowodnić fakt opłacenia składek czy dotrzymania terminu. W razie zagubienia dokumentu płatnik powinien wystąpić do banku o potwierdzenie dokonania określonej wpłaty. Z takim wnioskiem należy wystąpić przed upływem 5 lat od daty opłacenia składek. Okres przechowywania przez banki bankowych dokumentów płatniczych, za pomocą których płatnik składek opłaca składki na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych, Fundusz Ubezpieczeń Zdrowotnych i Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, wynosi bowiem 5 lat. Okres ten jest obliczany od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczyła dana wpłata. Po upływie 5 lat od dnia opłacenia składek za pomocą bankowego dokumentu płatniczego bank nie wyda płatnikowi potwierdzenia. To oznacza, że płatnik nie udowodni, że składki opłacił i w jakim terminie. W takim przypadku, jeżeli ZUS nie potwierdzi we własnym zakresie wpłaty (tzn. nie odnajdzie tej wpłaty), ZUS może żądać ich ponownego uregulowania.

Mimo braku szczegółowych uregulowań w sprawie okresów przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych płatnik składek powinien przechowywać wszystkie dokumenty ubezpieczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań, których one dotyczą.

Osoby opłacające składki na własne ubezpieczenia powinny przechowywać dokumenty ubezpieczeniowe do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych. Ustalając prawo do emerytury ZUS może zażądać od osoby opłacającej składki na własne ubezpieczenia przedłożenia dowodów potwierdzających opłacenie składek oraz dokumentów stanowiących podstawę do ich naliczenia. Dotyczy to dokumentacji za okres po 31 grudnia 1998 r. (art. 125a ust. 5 ustawy emerytalnej). Dodatkowo płatnik ma obowiązek przechowywania przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty.

Zabezpieczenie przechowywanych dokumentów

Przy przechowywaniu dokumentów ubezpieczeniowych płatnik powinien stosować ogólne standardy dotyczące przechowywania dokumentów, ponieważ nie ma w tym zakresie szczegółowych regulacji. Część obowiązków z zakresu przechowywania danych określa wprost ustawa o ochronie danych osobowych. Część danych zwartych w deklaracjach miesięcznych i imiennych raportach rozliczeniowych, do których dostęp ma płatnik składek, należy do kategorii danych szczególnie wrażliwych. Są to np. informacje o wysokości wynagrodzenia, o okresach pobierania zasiłków chorobowych itp. Z tego powodu informacje te podlegają szczególnej ochronie.

Płatnik ma obowiązek przy przechowywaniu dokumentów osób ubezpieczonych stosować środki techniczne i organizacyjne, które zapewniają ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. Chodzi w szczególności o zabezpieczenie tych dokumentów przed udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jednocześnie dane powinny być przechowywane w taki sposób, aby płatnik mógł mieć do nich dostęp, tak aby np. na żądanie inspektora kontroli ZUS mógł przedłożyć dokumenty w formie papierowej wraz z dowodem nadania lub złożenia w jednostce organizacyjnej ZUS.

Dokumenty przesyłane do ZUS w formie elektronicznej powinny być również w tej formie przechowywane. Wykorzystywana do obsługi transmisji elektronicznej dokumentów, udostępniona przez ZUS aplikacja - program Płatnik ma zabezpieczenia przed ponowną edycją dokumentów przesłanych do ZUS. Płatnik dodatkowo archiwizuje otrzymane z ZUS potwierdzenia nadania i przetworzenia dokumentów ubezpieczeniowych. Ze względów bezpieczeństwa trzeba wykonywać jedynie kopie bazy programu płatnik, tak aby w razie awarii dysku, na którym jest zapisywana baza danych, można ją było odtworzyć z kopii awaryjnej. Takie działanie nie jest działaniem wymaganym przepisami ustawy systemowej, ale ogólnymi względami bezpieczeństwa, związanymi z użytkowaniem elektronicznych nośników informacji.

Iwona Wielgopolanin 

Podstawa prawna:

• ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn.zm.),

• ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353 z późn.zm.),

• ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn.zm.),

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694),

• ustawa z 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym (Dz.U. Nr 157, poz. 1119 z późn.zm.),

• rozporządzenie Ministra Finansów z 29 sierpnia 2008 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków (Dz.U. Nr 161, poz. 1002).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    REKLAMA

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    REKLAMA

    Czekoladowa inflacja (chocoflation) przed Wielkanocą? Trzeci rok z rzędu produkcja kakao jest mniejsza niż popyt

    Ceny kakao gwałtownie rosną, ponieważ 2024 r. to trzeci z rzędu rok, gdy podaż nie jest w stanie zaspokoić popytu. Z analiz Allianz Trade wynika, że cenę za to będą płacić konsumenci.

    Kończy się najostrzejsza zima od 50 lat. Prawie 5 mln zwierząt hodowlanych zginęło z głodu w Mongolii

    Dobiegająca końca zima w Mongolii, najostrzejsza od pół wieku, doprowadziła do śmierci niemal 5 mln kóz, owiec i koni, które nie są w stanie dotrzeć do pożywienia. To duży cios w gospodarkę kraju zamieszkanego przez ok. 3,3 mln ludzi, z których ok. 300 tys. utrzymuje się z hodowli zwierząt - podkreśliło Radio Swoboda.

    REKLAMA