| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych

Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych

Przepisy tylko częściowo określają zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Różnicują przy tym okres ich przechowywania w zależności od rodzaju dokumentu. Dowiedz się jak długo i w jakiej formie płatnicy składek powinni przechowywać dokumentację ubezpieczeniową?

W sytuacji gdy płatnik złoży dokumenty z opóźnieniem, termin ten powinien być liczony od daty przekazania ich do ZUS.

Ten sam okres przechowywania dotyczy dokumentów korygujących dokumenty rozliczeniowe. Jeżeli płatnik dokona korekty dokumentów dotyczących okresu sprzed 3 lat, wówczas 10-letni termin, przez który płatnik powinien przechowywać dokumenty, będzie liczony od daty przekazania dokumentów korygujących do ZUS. Płatnik powinien przechowywać zarówno dokumenty pierwszorazowe, jak i ich korekty do czasu upływu terminu przedawnienia opłacania składek. Takie działanie, choć wykracza poza wynikający z ustawy obowiązek, najpełniej zabezpieczy interes płatnika.

Dokumenty płatnicze, które przygotowuje płatnik składek, to kolejna kategoria dokumentów związanych z dokumentacją ubezpieczeniową. Ustawa systemowa pomija kwestie związane z przechowywaniem tych dokumentów, mimo że mają one bardzo duże znaczenie dla ochrony interesów przedsiębiorcy. Dokumenty płatnicze są dowodem opłacenia składek oraz terminu ich opłacenia.

Obowiązek przechowywania dokumentów płatniczych i rozliczeniowych wynika pośrednio z Ordynacji podatkowej. Składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych są kosztem uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Dokumenty te, ponieważ świadczą o poniesieniu kosztów, powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

To w interesie płatnika leży posiadanie dokumentów płatniczych, gdyż w razie sporu to on będzie musiał udowodnić fakt opłacenia składek czy dotrzymania terminu. W razie zagubienia dokumentu płatnik powinien wystąpić do banku o potwierdzenie dokonania określonej wpłaty. Z takim wnioskiem należy wystąpić przed upływem 5 lat od daty opłacenia składek. Okres przechowywania przez banki bankowych dokumentów płatniczych, za pomocą których płatnik składek opłaca składki na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych, Fundusz Ubezpieczeń Zdrowotnych i Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, wynosi bowiem 5 lat. Okres ten jest obliczany od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczyła dana wpłata. Po upływie 5 lat od dnia opłacenia składek za pomocą bankowego dokumentu płatniczego bank nie wyda płatnikowi potwierdzenia. To oznacza, że płatnik nie udowodni, że składki opłacił i w jakim terminie. W takim przypadku, jeżeli ZUS nie potwierdzi we własnym zakresie wpłaty (tzn. nie odnajdzie tej wpłaty), ZUS może żądać ich ponownego uregulowania.

reklama

Polecamy artykuły

Autor:

Źródło:

Prawo Przedsiębiorcy

Zdjęcia


Koszty podatkowe – wyłączenia i ograniczenia (PDF)14.90 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Jarosław Chybicki

Partner Zarządzający Grow One, Dyrektor Merytoryczny Sopockiego Instytutu Rozwoju Biznesu. Z wykształcenia psycholog. Absolwent Uniwersytetu Gdańskiego, paryskiej Sorbony oraz wielu kursów prowadzonych w USA, Niemczech oraz Rosji. Certyfikowany instruktor Mindfulness. Autoryzowany użytkownik Leadership Developmental Framework we współpracy z Harthill z Anglii. Certyfikowany coach Focus Energy Balance Indicator (FEBI). Współpracuje z Meta Integral, Dana Carman Integral, Focus Leadership z USA. Członek - założyciel International Partnership for Assessment and Development. Prowadził zajęcia m. in. na: Akademii Leona Koźmińskiego, Politechnice Gdańskiej, SWPS, Uniwersytecie Gdańskim. Autor wielu publikacji z zakresu zarządzania i przywództwa, w tym dotyczących zarządzania integralnego, zarządzania przez wartości, psychologii pozytywnej w biznesie, uważności w pracy. Aktywista społeczny, członek dwóch stowarzyszeń koncentrujących się na rozwoju osobistym i zawodowym. Prywatnie pasjonat fotografii. Autor książek: "Skup się! Trening mindfulness dla zestresowanych pracą" i "Jak przeganiać chmury, które zasłaniają niebo. Uważna fotografia."

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od mojafirma.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK