Przekaz elektroniczny zamiast papierowych wydruków

Przedsiębiorcy proponują wprowadzić ułatwienia dla płatników składek zatrudniających nie więcej niż pięciu pracowników. Mogłyby przekazywać do ZUS drogą elektroniczną wymagane dokumenty. Obecnie płatnicy ci przekazują je w formie wydruków papierowych z programu Płatnik. Są one ręcznie skanowane i wprowadzane do systemu. W czasie ich przetwarzania powstaje wiele błędów, które następnie trzeba poprawiać. Obciąża to budżet ZUS.

Zgodnie z ustawą z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.), płatnicy składek są obowiązani do przekazywania dokumentów do ZUS drogą elektroniczną. Dotyczy to zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych, imiennych raportów miesięcznych, deklaracji rozliczeniowych, dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów poprzez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego. Jedynie płatnicy składek rozliczający składki za nie więcej niż pięć osób mogą przekazywać takie dokumenty jako wydruk z programu Płatnik. Nie dotyczy to zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego, które zawsze muszą mieć formę dokumentu papierowego, niezależnie od liczby ubezpieczonych rozliczanych przez danego płatnika składek.

- Zasady te odnoszą się zarówno do płatników składek samodzielnie przekazujących dokumenty do Zakładu, jak również biur rachunkowych - wyjaśnia Jacek Dziekan, rzecznik prasowy ZUS.

W formularzach zgłoszeniowych wypełnianych przez płatników znajduje się pole, w którym płatnik może podać dane o biurze rachunkowym. Wypełnianie go nie jest obowiązkowe, podobnie jak aktualizacja informacji zawartych w tym polu.

- Niektóre biura rachunkowe przesyłają do ZUS wydruki papierowe z Płatnika, chociaż technologicznie są przygotowane do przekazywania drogą elektroniczną wszystkich dokumentów - wyjaśnia Tomasz Kulisiewicz, ekspert Stowarzyszenia Komputer w Firmie.

Każdego miesiąca do ZUS wpływa 1,3 mln papierowych dokumentów ubezpieczeniowych. Wprowadzane są one w Ośrodkach Przetwarzania Danych (OPD), które zatrudniają w sumie 741 pracowników. Od stycznia do października 2007 r. ośrodki te przetworzyły blisko 14 mln papierowych druków. W postaci papierowej do ZUS przekazywane są wszystkie typy formularzy, przy czym największy udział stanowią dokumenty ZUS DRA (deklaracja rozliczeniowa) i ZUS RCA (imienny raport miesięczny). Według danych Zakładu dokumenty ubezpieczeniowe w formie wydruku przekazywane są za około 687 tys. ubezpieczonych.