REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przez jaki okres należy przechowywać ewidencję czasu pracy

Agnieszka Romaniuk
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Czy ewidencję czasu pracy pracowników należy przechowywać przez 50 lat, jak akta osobowe, czy przez 3 lata? Jaki okres jest prawidłowy?

RADA

REKLAMA

Ewidencję czasu pracy pracowników należy przechowywać przez 3 lata, licząc od dnia zakończenia okresu rozliczeniowego, którego ta ewidencja dotyczy.

UZASADNIENIE

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy (art. 149 Kodeksu pracy). Jest to dokument niebędący częścią akt osobowych i imiennej karty (listy) wynagrodzeń. Ewidencja czasu pracy nie stanowi więc dowodu niezbędnego do udokumentowania przebiegu zatrudnienia czy ustalenia prawa do emerytury lub renty. Nie muszą więc Państwo przechowywać ewidencji czasu pracy przez 50 lat od dnia ustania zatrudnienia pracownika, gdyż okres ten dotyczy wyłącznie przechowywania akt osobowych oraz dokumentacji płacowej (art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).

WAŻNE!

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wszyscy pracodawcy mają obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników.

Obowiązujące przepisy prawa nie regulują długości okresu przechowywania ewidencji czasu pracy pracowników, z jednym wyjątkiem - ewidencją czasu pracy kierowcy. W stosunku do tej grupy pracowników pracodawcy mają obowiązek przechowywania ewidencji czasu pracy przez 3 lata po zakończeniu okresu nią objętego (art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców). Powyższy obowiązek należy stosować również do pozostałych pracowników, biorąc pod uwagę celowość przechowywania ewidencji oraz możliwość ewentualnych sporów sądowych. Ewidencja czasu pracy służy głównie zrekompensowaniu wszystkich przypadków pracy w godzinach nadliczbowych oraz sporządzeniu imiennej listy wypłacanego wynagrodzenia za pracę. Ewidencja jest więc ważnym dowodem w sprawach o roszczenia pracowników o wypłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, którego pracownik może żądać w okresie 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Okres przechowywania ewidencji czasu pracy pozostaje zatem w ścisłym związku z 3-letnim okresem przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunku pracy.

PRZYKŁAD

REKLAMA

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy w formie kart miesięcznych. Wynagrodzenie wypłaca w ostatnim dniu miesiąca. W przypadku ewidencji czasu pracy pracownika za listopad 2009 r. pracodawca jest zobowiązany do przechowywania jej do końca listopada 2012 r. Z tym dniem ulegają bowiem przedawnieniu roszczenia pracownika o wypłatę wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą, np. dodatków za godziny nadliczbowe, które pracodawca powinien wypłacić do 30 listopada 2009 r.

Ewidencja czasu pracy jest dokumentacją o czasowym znaczeniu praktycznym i należy do kategorii dokumentacji niearchiwalnej, która po upływie okresu przydatności powinna zostać zniszczona.

Ewidencja czasu pracy

Przepisy dotyczące postępowania z dokumentacją oraz zasad jej klasyfikowania, kwalifikowania i przekazywania do archiwum określają, że przez 25 lat należy przechowywać analizy efektywnego czasu pracy. Jednak ewidencja czasu pracy nie jest zaliczana do dokumentów dotyczących analiz efektywnego czasu pracy. Przez pojęcie „analizy efektywnego czasu pracy” należy rozumieć cykliczne lub zbiorcze (kwartalne, półroczne, roczne) opracowania własne pracodawcy w formie tabelarycznej i opisowej. Mogą one uwzględniać np. czas do przepracowania w analizowanym okresie, wykorzystanie nominalnego czasu pracy, efektywny czas pracy, czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, czas opuszczony z podaniem przyczyn niewykonywania pracy przez pracowników. Mogą to być analizy, które nie mieszczą się w opracowaniach kompleksowych lub problemowych, np. w statystycznych opracowaniach końcowych sporządzanych do GUS, gdyż zawierają szerszy zakres informacji niezbędny do realizowania istotnych celów pracodawcy, a zbędny dla sprawozdawczości statystycznej.

PRZYKŁAD

REKLAMA

Pracodawca przeprowadził analizę efektywnego czasu pracy (w okresie dwuletnim) pod kątem absencji chorobowych wszystkich zatrudnionych pracowników. Pozwoli mu ona ustalić powtarzające się okresy nieobecności pracowników z powodu zwolnień lekarskich i w związku z tym pozwoli zaplanować w takim okresie mniejszą liczbę zadań do realizacji. Ponadto pracodawca będzie mógł zwiększyć liczbę zadań w okresach niewielkich absencji chorobowych. W ten sposób pracodawca może zmniejszyć wydatki na godziny nadliczbowe zwiększając jednocześnie wydajność pracy.

Głównym celem, któremu ma służyć ewidencja czasu pracy, jest obliczenie należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. W związku z tym w karcie ewidencji czasu pracy muszą być zapisywane:

• praca w poszczególnych dobach, w tym praca w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,

• dyżury,

• urlopy,

zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Nawet w przypadku zatrudnienia jednego pracownika prowadzi się dla niego indywidualną, imienną ewidencję czasu pracy. Obowiązek taki dotyczy wszystkich pracowników, bez względu na podstawę prawną nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, mianowanie, powołanie czy wybór).

• art. 149, art. 291 § 1 Kodeksu pracy,

• § 8 pkt 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.),

• art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU nr 92, poz. 879 ze zm.),

• art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227),

• załącznik nr 2 do rozporządzenia z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (DzU nr 167, poz. 1375),

• art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.).

Agnieszka Romaniuk

specjalista w zakresie prawa pracy

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    REKLAMA

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    REKLAMA

    Czekoladowa inflacja (chocoflation) przed Wielkanocą? Trzeci rok z rzędu produkcja kakao jest mniejsza niż popyt

    Ceny kakao gwałtownie rosną, ponieważ 2024 r. to trzeci z rzędu rok, gdy podaż nie jest w stanie zaspokoić popytu. Z analiz Allianz Trade wynika, że cenę za to będą płacić konsumenci.

    Kończy się najostrzejsza zima od 50 lat. Prawie 5 mln zwierząt hodowlanych zginęło z głodu w Mongolii

    Dobiegająca końca zima w Mongolii, najostrzejsza od pół wieku, doprowadziła do śmierci niemal 5 mln kóz, owiec i koni, które nie są w stanie dotrzeć do pożywienia. To duży cios w gospodarkę kraju zamieszkanego przez ok. 3,3 mln ludzi, z których ok. 300 tys. utrzymuje się z hodowli zwierząt - podkreśliło Radio Swoboda.

    REKLAMA