| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Praca i ubezpieczenia > Udostępnianie akt osobowych pracownika

Udostępnianie akt osobowych pracownika

Pracodawca ma obowiązek udostępniania akt osobowych pracownikowi, którego one dotyczą. Ich treść musi ujawnić również sądom, inspektorom PIP, społecznym inspektorom pracy, pracownikom urzędów pracy, pracownikom ZUS.


Ponadto bez zgody pracownika pracodawca nie może udostępnić osobom trzecim jego danych osobowych (art. 23 pkt 1 u.o.d.o). W przypadku gdy z prośbą o udostępnienie dokumentów zawartych w aktach osobowych pracownika wystąpią osoby trzecie (w tym także członkowie jego rodziny), pracodawca musi uzyskać zgodę tego pracownika na ich ujawnienie, najlepiej w formie pisemnego upoważnienia (oświadczenie woli pracownika).


W praktyce często pojawia się problem w przypadku byłych pracowników, którzy zwracają się z prośbą o udostępnienie im akt osobowych. Dokumentacja pracownicza podlega przechowaniu przez 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy. Przez ten czas pracodawca jako administrator danych osobowych ma obowiązek udzielania informacji odnośnie do przetwarzanych przez niego danych osobie, której one dotyczą (art. 32 i 33 u.o.od.o), a więc także byłemu pracownikowi. Może on wystąpić z wnioskiem o udzielenie tych informacji na piśmie, a pracodawca musi ich udzielić w terminie 30 dni.


Należy pamiętać, że dokumentację pracowniczą przechowuje się wyłącznie w postaci kopii lub odpisów. Pracownik jest więc w posiadaniu oryginałów zarówno dokumentów złożonych przez siebie, jak i wszystkich pism kierowanych do niego przez pracodawcę. Ewentualna potrzeba skorzystania z akt osobowych przez byłego pracownika może wynikać z zagubienia przez niego własnych egzemplarzy pism. Sposób udostępniania akt zależy od pracodawcy. Ze względów bezpieczeństwa może on wymagać, aby przeglądanie akt i robienie z nich kopii odbywało się w obecności np. pracownika kadr.


Prawo dostępu do akt personalnych ze względu na charakter świadczonej pracy mają pracownicy kadr. Jednak muszą mieć oni imienne upoważnienia uprawniające do wglądu do przechowywanej dokumentacji, wydane przez pracodawcę, jako osobę zarządzającą danymi osobowymi (art. 37 u.o.d.o.). Pracownicy kadr zobowiązani są do zachowania tych informacji w tajemnicy, również po ustaniu zatrudnienia.


Upoważnienie do wglądu w dokumentację pracowniczą mogą otrzymać także inne osoby z uwagi na zajmowane przez nie stanowiska, m.in.: osoby zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy, kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych - w odniesieniu do danych dotyczących podległych im pracowników, osoby dokonujące przeglądów serwisowych oprogramowania czy też praktykanci, jeżeli wykonują prace związane z przetwarzaniem danych osobowych.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Anna Sosnowska Kancelaria Radcy Prawnego

radca prawny, ekspert prawa pracy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »