| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Praca i ubezpieczenia > Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych

Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych

Płatnicy składek mają obowiązek przechowywać dokumenty ubezpieczeniowe przez 5 lat, jednak należy liczyć się z tym, że ZUS może żądać przedstawienia dowodów opłacania składek nawet po wymaganym okresie.


W przypadku rozliczania się pracodawcy (płatnika składek) z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych za pomocą programu Płatnik ma on obowiązek przechowywać papierowe kopie elektronicznych dokumentów ubezpieczeniowych. Czas ich przechowywania wynosi 5 lub 10 lat, w zależności od rodzaju dokumentów.


Jednak z przepisów ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.) wynika, że ZUS może żądać przedstawienia dowodów opłacania składek nawet po wymaganym okresie ich gromadzenia.


Płatnik składek, który zgłasza pracownika (zleceniobiorcę) do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych na formularzu zgłoszeniowym ZUS ZUA albo tylko do ubezpieczenia zdrowotnego (na formularzu ZUS ZZA), ma obowiązek przechowywać te dokumenty przez okres 5 lat. Płatnicy rozliczający składki za co najmniej 5 osób, którzy zobowiązani są elektronicznie zgłaszać te osoby do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, mają dodatkowy obowiązek. Nie wystarczy bowiem, że zgłoszenia przechowują na nośnikach elektronicznych. Powinni też sporządzić dokumenty papierowe. Dokumenty opatrzone własnoręcznymi podpisami osób zgłaszanych do ubezpieczeń także przechowują przez 5 lat. Wynika to wprost z art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.


Przedsiębiorcy rozliczający co miesiąc składki na ubezpieczenia społeczne lub tylko zdrowotne za zatrudnione osoby muszą przechowywać przez 10 lat kopie przekazywanych do ZUS deklaracji rozliczeniowych (ZUS DRA), imiennych raportów miesięcznych (ZUS RSA) oraz dokumentów korygujących. Termin ten liczy się od dnia przekazania tych formularzy do właściwej dla płatnika jednostki terytorialnej ZUS. 10-letni okres przechowywania dokumentów rozliczeniowych dotyczy zarówno dokumentów wysyłanych elektronicznie, jak i papierowo.


Płatnik składek powinien również gromadzić przelewy, za pomocą których opłaca składki na ubezpieczenia społeczne. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie określa jednak, przez jaki okres należy je przechowywać. Można jednak uznać za wskazane, że płatnik nie powinien tych dokumentów niszczyć przed upływem 5 lat, bo taki termin wynika z art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) dla dowodów księgowych i innych dokumentów. Termin ten liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy wpłata. Banki również przechowują dokumenty płatnicze przez 5 lat.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Smaga Jaroszyński Spółka Adwokacka sp. j.

Obsługa prawna przedsiębiorców

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »