| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Praca i ubezpieczenia > Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych

Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych

Płatnicy składek mają obowiązek przechowywać dokumenty ubezpieczeniowe przez 5 lat, jednak należy liczyć się z tym, że ZUS może żądać przedstawienia dowodów opłacania składek nawet po wymaganym okresie.


ZUS wskazuje jednak, że w interesie samego płatnika składek jest, aby gromadził dowody opłacenia składek przez taki sam okres, jaki dotyczy dokumentów rozliczeniowych, czyli przez 10 lat. Termin ten związany jest z 10-letnim okresem przedawnienia dochodzenia należności z tytułu składek.


Jeszcze inne terminy przechowywania dokumentów związanych z opłacaniem składek zawiera ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.). Płatnik składek musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty przez 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia danego pracownika (art. 125a ustawy emerytalnej).


Natomiast od osoby opłacającej składki samodzielnie (np. od osoby prowadzącej działalność gospodarczą) ZUS może żądać, aby przedstawiła dowody potwierdzające opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne oraz wysokość podstawy ich wymiaru po 31 grudnia 1998 r. Z przepisu nie wynika jednak, do kiedy organowi rentowemu wolno wystąpić z takim żądaniem. Tak więc wskazane jest, aby wszyscy płatnicy przechowywali dowody opłacania składek oraz kopie dokumentów ubezpieczeniowych przez 50 lat.


Każdy płatnik musi udostępnić inspektorowi kontroli posiadaną dokumentację. Może on badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Mimo że płatnicy składek powinni przechowywać dokumenty zgłoszeniowe 5 lat, a rozliczeniowe 10 lat, to zdaniem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przedsiębiorcy, którzy opłacają składki za siebie, powinni przechowywać te dokumenty przez okres nie krótszy niż 10 lat. To samo odnosi się do dokumentów płatniczych. Papiery te mogą być przydatne w razie sporu między ZUS a płatnikiem składek. Stanowią one bowiem materiał dowodowy.


Barbara Zabieglińska

specjalista ds. ubezpieczeń społecznych

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Marcin Janiak

Prawnik, ekspert w zakresie prawa cywilnego

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »