| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Poradniki > Kontrola PIP w firmie

Kontrola PIP w firmie

Kontrola w firmie to jedno ze zdarzeń, których przedsiębiorcy najbardziej się obawiają. W większości przypadków obawy nie są spowodowane próbami ukrycia jakichś okoliczności, a jedynie niewiedzą na temat uprawnień i obowiązków obydwu stron postępowania. Wiedza ta jest przydatna, tym bardziej że w gruncie rzeczy właściciele firm mogą się spodziewać kontroli dotyczącej niemal każdej sfery ich działalności.

Dokumenty upoważniające inspektora do kontroli

Dokumentem uprawniającym do podjęcia kontroli u pracodawcy i którego pracodawca ma prawo żądać do przedstawienia jest legitymacja służbowa. Inspektor pracy nie musi – w celu przeprowadzenia kontroli – uzyskiwać przepustki, nawet jeżeli taki obowiązek nakładają na pracowników przepisy wewnątrzzakładowe kontrolowanego pracodawcy. Drugim dokumentem – obok legitymacji służbowej – uprawniającym do przeprowadzenia kontroli jest upoważnienie. Ma ono jednak zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do kontrolowanych przedsiębiorców, a więc do podmiotów działających na podstawie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Jeżeli okoliczności faktycznie uzasadniają niezwłoczne wszczęcie kontroli przedsiębiorcy, może być ona podjęta po okazaniu legitymacji służbowej, a kontrolowanemu należy niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia kontroli, okazać upoważnienie do jej przeprowadzenia.

Zakres i termin przeprowadzania kontroli

Pracodawca powinien o każdej porze dnia i nocy umożliwić inspektorom pracy przeprowadzanie kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy oraz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia. Z reguły jednak kontrole przeprowadzane są w godzinach pracy zakładu. Inspektor pracy nie ma obowiązku uprzedzania pracodawcy o zamiarze skontrolowania jego zakładu pracy. Tego typu działanie stosowane jest sporadycznie, przeważnie dotyczy kontroli w zakresie legalności zatrudnienia. W zdecydowanej większości przypadków inspektorzy uprzedzają pracodawcę o zamiarze skontrolowania jego firmy i dokonują najczęściej ustaleń telefonicznie najpóźniej w przeddzień kontroli, dając czas pracodawcy na przygotowanie stosownych dokumentów niezbędnych do dokonania kontroli. Kontrola przeprowadzana jest w obecności pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę, która powinna mieć kompetencje do udzielania stosownych informacji i wydawania poleceń w imieniu pracodawcy. Kontrolowany jest zobowiązany do pisemnego wskazania osoby uprawnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli, a szczególnie w czasie jego nieobecności. Niewykonanie powyższego obowiązku jest wykroczeniem. W kontroli mogą również uczestniczyć biegli i specjaliści – na podstawie imiennego upoważnienia wystawionego przez głównego lub okręgowego inspektora pracy. Czynności kontrolne polegają w szczególności na dokonaniu oględzin stanowisk i miejsc pracy oraz terenu zakładu lub innych miejsc wykonywania pracy. Poza tym polegają na badaniu dokumentów źródłowych, zarządzeń wewnątrzzakładowych, zapoznaniu się z analizami, ocenami, ekspertyzami, księgami itp. dokumentacją będącą w posiadaniu zakładu pracy. Czynności kontrolne mogą również polegać na wykonywaniu fotografii dla udokumentowania stanu faktycznego, przesłuchaniu świadków, żądaniu od pracowników lub byłych pracowników kontrolowanego zakładu składania pisemnych i ustnych informacji. Kontrola może też dotyczyć zapoznania się z decyzjami (i ich realizacją) wydanymi przez PIP oraz inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy, oceny przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy, a także chorób zawodowych i oceny stopnia realizacji obowiązków z zakresu bhp przez pracodawcę oraz inne osoby kierujące zespołami pracowników.

Miejsce przeprowadzania kontroli

Przeważnie kontrolę przeprowadza się w siedzibie podmiotu kontrolowanego, czyli w zakładzie pracy lub w innych miejscach wykonywania jego zadań. Z uwagi na to, że pracodawcy coraz częściej korzystają z obsługi kadrowej i księgowej przez firmy zewnętrzne – w takich sytuacjach nie ma potrzeby sprowadzania dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników do siedziby kontrolowanej firmy. Inspektor pracy może bowiem przeprowadzać czynności kontrolne również w miejscu przechowywania dokumentów kadrowych lub finansowych, czyli np. w biurze prowadzącym sprawy kadrowo-finansowe kontrolowanego pracodawcy. Jednak kontrola przeprowadzana w takim biurze może dotyczyć tylko kwestii związanych z kontrolowanym zakładem, a nie np. warunkami pracy w biurze rachunkowym. Mogą również zaistnieć okoliczności powodujące konieczność przeprowadzenia części czynności kontrolnych w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP, np. w sytuacji gdy przedmiot kontroli wymaga analizowania znacznej liczby dokumentów, np. ewidencji czasu pracy lub gdy w siedzibie kontrolowanej firmy nie ma warunków technicznych do przeprowadzenia kontroli. Decyzję o przeprowadzeniu danej czynności kontrolnej w jednostce organizacyjnej PIP podejmuje inspektor pracy, ale jest możliwe również wystąpienie z taką propozycją przez pracodawcę.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Artur Tim

Prawnik w Departamencie Doradztwa Podatkowego i Prawnego Kancelarii Mariański Group w Łodzi

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »