| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Poradniki > Kontrola PIP w firmie

Kontrola PIP w firmie

Kontrola w firmie to jedno ze zdarzeń, których przedsiębiorcy najbardziej się obawiają. W większości przypadków obawy nie są spowodowane próbami ukrycia jakichś okoliczności, a jedynie niewiedzą na temat uprawnień i obowiązków obydwu stron postępowania. Wiedza ta jest przydatna, tym bardziej że w gruncie rzeczy właściciele firm mogą się spodziewać kontroli dotyczącej niemal każdej sfery ich działalności.

Dokumenty upoważniające inspektora do kontroli

Dokumentem uprawniającym do podjęcia kontroli u pracodawcy i którego pracodawca ma prawo żądać do przedstawienia jest legitymacja służbowa. Inspektor pracy nie musi – w celu przeprowadzenia kontroli – uzyskiwać przepustki, nawet jeżeli taki obowiązek nakładają na pracowników przepisy wewnątrzzakładowe kontrolowanego pracodawcy. Drugim dokumentem – obok legitymacji służbowej – uprawniającym do przeprowadzenia kontroli jest upoważnienie. Ma ono jednak zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do kontrolowanych przedsiębiorców, a więc do podmiotów działających na podstawie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Jeżeli okoliczności faktycznie uzasadniają niezwłoczne wszczęcie kontroli przedsiębiorcy, może być ona podjęta po okazaniu legitymacji służbowej, a kontrolowanemu należy niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia kontroli, okazać upoważnienie do jej przeprowadzenia.

Zakres i termin przeprowadzania kontroli

Pracodawca powinien o każdej porze dnia i nocy umożliwić inspektorom pracy przeprowadzanie kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy oraz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia. Z reguły jednak kontrole przeprowadzane są w godzinach pracy zakładu. Inspektor pracy nie ma obowiązku uprzedzania pracodawcy o zamiarze skontrolowania jego zakładu pracy. Tego typu działanie stosowane jest sporadycznie, przeważnie dotyczy kontroli w zakresie legalności zatrudnienia. W zdecydowanej większości przypadków inspektorzy uprzedzają pracodawcę o zamiarze skontrolowania jego firmy i dokonują najczęściej ustaleń telefonicznie najpóźniej w przeddzień kontroli, dając czas pracodawcy na przygotowanie stosownych dokumentów niezbędnych do dokonania kontroli. Kontrola przeprowadzana jest w obecności pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę, która powinna mieć kompetencje do udzielania stosownych informacji i wydawania poleceń w imieniu pracodawcy. Kontrolowany jest zobowiązany do pisemnego wskazania osoby uprawnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli, a szczególnie w czasie jego nieobecności. Niewykonanie powyższego obowiązku jest wykroczeniem. W kontroli mogą również uczestniczyć biegli i specjaliści – na podstawie imiennego upoważnienia wystawionego przez głównego lub okręgowego inspektora pracy. Czynności kontrolne polegają w szczególności na dokonaniu oględzin stanowisk i miejsc pracy oraz terenu zakładu lub innych miejsc wykonywania pracy. Poza tym polegają na badaniu dokumentów źródłowych, zarządzeń wewnątrzzakładowych, zapoznaniu się z analizami, ocenami, ekspertyzami, księgami itp. dokumentacją będącą w posiadaniu zakładu pracy. Czynności kontrolne mogą również polegać na wykonywaniu fotografii dla udokumentowania stanu faktycznego, przesłuchaniu świadków, żądaniu od pracowników lub byłych pracowników kontrolowanego zakładu składania pisemnych i ustnych informacji. Kontrola może też dotyczyć zapoznania się z decyzjami (i ich realizacją) wydanymi przez PIP oraz inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy, oceny przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy, a także chorób zawodowych i oceny stopnia realizacji obowiązków z zakresu bhp przez pracodawcę oraz inne osoby kierujące zespołami pracowników.

Miejsce przeprowadzania kontroli

Przeważnie kontrolę przeprowadza się w siedzibie podmiotu kontrolowanego, czyli w zakładzie pracy lub w innych miejscach wykonywania jego zadań. Z uwagi na to, że pracodawcy coraz częściej korzystają z obsługi kadrowej i księgowej przez firmy zewnętrzne – w takich sytuacjach nie ma potrzeby sprowadzania dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników do siedziby kontrolowanej firmy. Inspektor pracy może bowiem przeprowadzać czynności kontrolne również w miejscu przechowywania dokumentów kadrowych lub finansowych, czyli np. w biurze prowadzącym sprawy kadrowo-finansowe kontrolowanego pracodawcy. Jednak kontrola przeprowadzana w takim biurze może dotyczyć tylko kwestii związanych z kontrolowanym zakładem, a nie np. warunkami pracy w biurze rachunkowym. Mogą również zaistnieć okoliczności powodujące konieczność przeprowadzenia części czynności kontrolnych w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP, np. w sytuacji gdy przedmiot kontroli wymaga analizowania znacznej liczby dokumentów, np. ewidencji czasu pracy lub gdy w siedzibie kontrolowanej firmy nie ma warunków technicznych do przeprowadzenia kontroli. Decyzję o przeprowadzeniu danej czynności kontrolnej w jednostce organizacyjnej PIP podejmuje inspektor pracy, ale jest możliwe również wystąpienie z taką propozycją przez pracodawcę.

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Łukasz Ciołko

Ekspert Prawny Salomon Finance

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od mojafirma.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK