| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Poradniki > Jak zgłosić pracownika do ubezpieczeń

Jak zgłosić pracownika do ubezpieczeń

Wszyscy pracownicy zatrudnieni na terenie Polski podlegają obowiązkowi ubezpieczenia społecznego, do którego zaliczamy ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe. Obowiązek zgłoszenia pracowników do tych ubezpieczeń spoczywa na pracodawcy, który jednocześnie jest odpowiedzialny za prawidłowy przebieg całego procesu oraz musi poinformować pracownika o jego prawach i obowiązkach.

Zgłoszenie pracownika

Zgłoszenie i opłacanie składek jest obowiązkowe w zakresie ubezpieczeń emerytalnego, rentowego, chorobowego i wypadkowego, a także składek na ubezpieczenie zdrowotne. Pracodawca jako płatnik nie musi (i zwykle tego nie robi) pytać się pracownika o zgodę na zgłoszenie. Pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika przekazuje do ZUS deklarację ZUS ZUA. Deklaracje wypełniane przez pracodawcę powinny być opatrzone podpisem osoby ubezpieczonej, czyli pracownika. Podpis będzie potwierdzeniem prawidłowości przekazywanych do ZUS informacji o pracowniku. Wzory zgłoszeń zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444 z późn. zm., dalej „rozporządzenie w sprawie wzorów”). Zgłoszenie powinno zawierać wszelkie dane zawarte na formularzu. Oprócz tego istnieje możliwość zgłoszenia pracownika drogą elektroniczną. Zgłoszenia można więc dokonać:
• według wzoru, czyli poprzez przekazanie go do oddziału ZUS własnoręcznie lub za pośrednictwem poczty – jest to tradycyjna droga zgłoszenia pracownika, polega na wypełnieniu dokumentów w formie papierowej i dostarczeniu ich do siedziby ZUS,
• elektronicznie, za pomocą dokumentu certyfikowanego (podpisanego) bezpiecznym podpisem elektronicznym – zgłoszenie polegające na użyciu środków komunikacji elektronicznej (czyli np. wysłanie wypełnionego wzoru pocztą elektroniczną). Odebranie dokumentu elektroniczne powinno być potwierdzone przez ZUS.
Zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat. Dokumenty elektroniczne, opatruje się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), osoby odpowiedzialnej za przekazanie tych dokumentów. Bywa tak, że oprócz samego pracownika, prawo do świadczeń mają członkowie jego rodziny (dzieje się tak np., kiedy bezrobotna jest żona). Dotyczy to zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego. W takim przypadku na pracowniku ciąży obowiązek poinformowania pracodawcy, że taka sytuacja ma miejsce i dokonania odpowiedniego zgłoszenia (art. 67 ustawy zdrowotnej).
PRZYKŁAD
Mieczysław J. ma żonę i trójkę dzieci. Żona od 2 lat jest bezrobotna i nie posiada prawa do świadczeń zdrowotnych. Dzieci są w wieku 10, 13 i 15 lat. Wszyscy mieszkają we wspólnym gospodarstwie domowym. W przypadku podjęcia pracy Pan J. jest zobowiązany do zgłoszenia wszystkich członków rodziny.
Jeżeli dokumenty przekazane są w sposób niezgodny z wymogami, ZUS może ich nie przyjąć, co jest równoznaczne z nieprzekazaniem dokumentów. ZUS ma prawo kontrolować płatnika składek pod kątem zgłaszania do ubezpieczeń społecznych oraz zgłaszania danych do celów ubezpieczeń społecznych. Może też badać stosunek prawny łączący płatnika składek i ubezpieczonego. Gdy uzna, że praca zleceniobiorcy wypełnia znamiona stosunku pracy, zobowiązuje pracodawcę do skorygowania dokumentów zgłoszeniowych i ubezpieczeniowych za tę osobę na zasadach obowiązujących pracowników. Jeżeli ZUS wykaże nieprawidłowości w dokumentach pracodawcy, płatnik składek ma obowiązek sporządzić komplet dokumentów korygujących:
• w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS,
• nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji – jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji,
• nie później niż w termie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli – jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze kontroli.
PRZYKŁAD
Jan W. zatrudnił zleceniobiorcę przy konserwacji maszyn rolniczych. Zgłoszenie do ZUS zawierało informację o umowie zlecenia. W trakcie trwania umowy zleceniobiorca przychodził jednak codziennie do pracy i wykonywał ją pod kierownictwem Jana W. Po przeprowadzeniu kontroli ZUS stwierdził, że tak naprawdę Jan W. powinien zatrudnić pracownika na umowę o pracę i nakazał zmianę danych na formularzu zgłoszeniowym.
Wobec pracodawcy, który nie zgłosił wymaganych danych lub zgłosił nieprawdziwe dane do ubezpieczeń społecznych, ZUS może wystąpić do sądu o ukaranie karą grzywny do 5000 zł (art. 98 ustawy systemowej).

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Szkolenia 24 h

internetowy serwis szkoleń

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »