| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Poradniki > Dlaczego warto posiadać podpis elektroniczny

Dlaczego warto posiadać podpis elektroniczny

Wiele firm posiada już elektroniczny uniwersalny podpis kwalifikowany. Wykorzystywany jest on najczęściej do składania deklaracji elektronicznych i wystawiania elektronicznych faktur, ale nie tylko. Posiadanie podpisu elektronicznego jest wymagane również w elektronicznych kontaktach z ZUS (e-ZUS), Krajowym Rejestrem Sądowym (e-KRS), z urzędem statystycznym prowadzącym rejestr podmiotów gospodarczych (e-REGON).

5. Elektroniczny dostęp do ZUS - „e-ZUS”

Portal e-Inspektorat ZUS serwis obsługi klientów Zakładu Ubezpieczeń Społecznych udostępnia swoim petentom możliwość kontaktu oraz przesyłania dokumentów drogą elektroniczną. W chwili obecnej w serwisie http://e-inspektorat.zus.pl/ ZUS udostępnia trzy rodzaje usług elektronicznych:
1. Usługi dotyczące komunikacji z ZUS przy wykorzystaniu programu „Płatnik”:
● pobieranie programu „Płatnik”,
● pobieranie szkoleń elektronicznych programu „Płatnik”,
● pobieranie certyfikatów i list CRL,
● pobieranie certyfikatu płatnika składek,
● przesyłanie przez Internet dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej,
● odbieranie przez Internet potwierdzeń przesłania do ZUS dokumentów w formie elektronicznej,
● wysyłanie zamówień na wyciąg z Centralnego Rejestru Ubezpieczonych,
● pobieranie zamówionych wyciągów z Centralnego Rejestru Ubezpieczonych.
2. Usługi dostępne w e-Inspektoracie ZUS dotyczące wsparcia klientów przy realizacji spraw:
● wsparcie płatników przy realizacji usług dotyczących przekazu dokumentów drogą elektroniczną,
● zamówienie newslettera,
● przesyłanie uwag dotyczących serwisu internetowego ZUS oraz bezpośredniej obsługi klientów w jednostkach ZUS,
● zmiana danych adresowych zarejestrowanego użytkownika serwisu,
● przesyłanie uwag dotyczących funkcjonowania infolinii ZUS,
● rejestracja w serwisie e-Inspektorat,
● wyrejestrowanie w serwisie e-Inspektorat,
● zgłaszanie problemów dotyczących użytkowania programu „Płatnik” oraz przekazu elektronicznego.
3. Usługi Elektronicznego Urzędu Podawczego ZUS:
● wypełnienie i przekazanie wniosku płatnika składek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek - ZUS EWN,
● wypełnienie i przekazanie wniosku płatnika składek o zwrot nadpłaconych składek - ZUS EZS,
● wypełnienie i przekazanie wniosku o ustalenie przekroczenia rocznej granicy podstawy wymiaru składek - ZUS EPW,
● wypełnienie i przekazanie wniosku o zgłoszenie reklamacji do informacji o stanie konta osoby ubezpieczonej - ZUS ERU,
● wypełnienie i przekazanie wniosku ubezpieczonego o wydanie zaświadczenia o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego - ZUS EWZ,
● pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru,
● sprawdzanie stanu załatwienia sprawy.
 

5.1. Jaki podmiot jest zobowiązany do składania dokumentów do ZUS drogą elektroniczną


Podmiotami zobowiązanymi do korzystania z przesyłania dokumentów drogą elektroniczną do ZUS są przedsiębiorcy zatrudniający ponad 5 osób. Mają oni bowiem ustawowy obowiązek przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS w formie elektronicznej (art. 47a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Mniejsi płatnicy mogą przesyłać dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe do ZUS w formie wydruków lub przesyłać je przez Internet. W ich przypadku jest to dobrowolne.
 

5.2. Jakie warunki należy spełnić, aby przesyłać drogą elektroniczną dokumenty do ZUS


Dokumenty elektroniczne przekazywane do ZUS (m.in. zgłoszenia, raporty imienne i deklaracje rozliczeniowe) powinny być zabezpieczone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu osoby odpowiedzialnej za przekazanie tych dokumentów. Dokumenty te mogą być przekazywane Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych w sposób określony w tym przepisie, bez konieczności opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym, z wykorzystaniem danych otrzymanych za pośrednictwem ZUS przed dniem 21 lipca 2008 r., weryfikowanych za pomocą wydawanych płatnikom składek certyfikatów klucza publicznego do czasu utraty ważności tych certyfikatów. Termin ważności tych certyfikatów nie może być dłuższy niż jeden rok.
Obecnie funkcjonują więc równolegle dwa sposoby podpisywania dokumentów elektronicznych do ZUS:
● z użyciem zwykłego podpisu elektronicznego weryfikowanego certyfikatem niekwalifikowanym otrzymanym od ZUS przed 21 lipca 2008 r. (pod warunkiem że certyfikat ten jest nadal ważny),
● z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym.
Od 21 lipca 2009 r. dozwolona będzie tylko druga forma podpisywania dokumentów do ZUS, czyli z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym. Podmioty zobowiązane do elektronicznych rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych będą mogły korzystać wyłącznie z certyfikatów kwalifikowanych, a nie - jak dotychczas - z certyfikatów wydawanych przez ZUS.
Minimalne wymagania sprzętowe to:
● procesor 486,
● 24 MB pamięci RAM,
● ok. 100 MB przestrzeni na dysku twardym (zależy od konfiguracji systemu przed instalacją),
● karta graficzna pracująca w rozdzielczości co najmniej 800 x 600 i wyświetlająca co najmniej 256 kolorów,
● drukarka atramentowa lub laserowa,
● dowolny modem (przy przesyłaniu dokumentów drogą elektroniczną).
Zalecane wymagania sprzętowe:
● procesor Pentium II,
● 64 MB pamięci RAM,
● ok. 100 MB przestrzeni na dysku twardym lub więcej - w zależności od konfiguracji systemu przed instalacją, rodzaju i przewidywanej wielkości bazy danych,
● karta graficzna SVGA pracująca w rozdzielczości 1024 x 768 i wyświetlająca 16 milionów kolorów (TRUE COLOR),
● drukarka atramentowa lub laserowa,
● dowolny modem lub forma dostępu do Internetu.
Wymagania systemowe:
Program PŁATNIK wymaga jednego z niżej wymienionych systemów operacyjnych (w polskiej wersji językowej):
● Windows 95 OSR2,
● Windows 98,
● Windows NT 4.0 Service Pack 5 (lub wyższy),
● Windows ME,
● Windows 2000 z Service Pack 2 (lub wyższy),
● Windows XP z Service Pack 1 (lub wyższy),
● Windows Server 2003 z Service Pack 1 (lub wyższy),
z zainstalowaną przeglądarką internetową: Internet Explorer w wersji przynajmniej 4.01 SP2.
 

5.3. Jak zarejestrować się w serwisie e-Inspektorat, aby móc składać dokumenty drogą elektroniczną

 
I etap. Aby zarejestrować się w serwisie internetowym e-Inspektorat ZUS, trzeba wejść w zakładkę Rejestracja i wypełnić formularz rejestracyjny:
● imię i nazwisko,
● adres,
● telefon,
● e-mail,
oraz użytkownik musi zaakceptować regulamin korzystania z serwisu e-Inspektorat.
II etap. Następnie system ZUS automatycznie wygeneruje i wyśle (w ciągu 30 minut) wiadomość na podane przez rejestrującego konto poczty elektronicznej. W jej treści będzie zawarty „odsyłacz”. Jeżeli użytkownik nie wybierze „odsyłacza” w ciągu 30 dni, jego dane zgłoszone w serwisie internetowym ZUS zostaną automatycznie usunięte.
III etap. Kolejnym krokiem jest wybranie ww. „odsyłacza”. Wówczas zostaną wyświetlone dane uprzednio wprowadzone przez użytkownika. W tym momencie można również dokonać wyboru usługi subskrypcji newslettera - Elektronicznego Biuletynu Informacyjnego ZUS. Następnie trzeba stworzyć i zapisać:
● nazwę użytkownika (min. 8 znaków),
● hasło (min. 8 znaków),
oraz wybrać profil klienta (płatnik składek, ubezpieczony, lekarz, UE, świadczeniobiorca).
IV etap. Po zaakceptowaniu przyciskiem Rejestruj dane adresowe zostaną zarejestrowane i wówczas użytkownik będzie miał możliwość korzystania z usług oferowanych w serwisie e-Inspektorat ZUS.
 

5.4. Które z dokumentów można w chwili obecnej przesyłać drogą elektroniczną do ZUS


Wszystkie dokumenty wymagane przez ZUS, w tym szczególnie zgłoszenia do ubezpieczeń, imienne raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe i inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek, jak również ich korekty.
 

5.5. Jak przesyłać dokumenty drogą elektroniczną do ZUS

 
Usługi dotyczące komunikacji z ZUS z wykorzystaniem programu „Płatnik”
ZUS udostępnia zainteresowanym płatnikom składek oprogramowanie interfejsowe „Płatnik” służące do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Program umożliwia autoryzowanie kompletów dokumentów bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu.
Wniosek o udostępnienie programu Płatnik można przesłać do ZUS za pośrednictwem strony Elektronicznego Urzędu Podawczego (wypełniając wniosek) umieszczonej pod internetowym adresem http://eup.zus.pl/. Po przesłaniu wypełnionego wniosku klient otrzymuje na podany adres e-mail dwie wiadomości: Informację wstępną o przyjęciu dokumentu oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru, dzięki któremu może sprawdzić stan realizacji danej sprawy. Odpowiedź w postaci płyty CD z oprogramowaniem zostaje przekazana pocztą na adres wskazany we wniosku.
Dokumenty do ZUS płatnik przesyła następnie za pomocą otrzymanego programu „Płatnik”.
Usługi Elektronicznego Urzędu Podawczego ZUS
ZUS udostępnił swoim klientom nową usługę w Internecie - Elektroniczny Urząd Podawczy (EUP). Jest to system umożliwiający przyjęcie od klienta wniosku w formie elektronicznej i odesłanie w ten sam sposób odpowiedzi. Klient, który ma dostęp do Internetu, nie będzie musiał osobiście przychodzić do ZUS, aby złożyć wniosek lub uzyskać odpowiedź w określonej sprawie. Poprawnie wypełniony wniosek zostanie zarejestrowany w ZUS, a klient na swoją skrzynkę poczty elektronicznej dostanie wiadomość e-mail o przyjęciu wniosku oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). W poświadczeniu zostanie podany unikalny elektroniczny numer. Dzięki niemu, na odpowiedniej stronie serwisu EUP, można będzie śledzić stan sprawy.
Do składania takich wniosków nie jest potrzebne specjalistyczne dodatkowe oprogramowanie, takie np. jak program „Płatnik”. Trzeba jednak posiadać podpis elektroniczny z kartą kryptograficzną i jej czytnikiem (zwykle jest to odrębne urządzenie). Odpowiedź z ZUS nadejdzie w formie wybranej przez wnioskodawcę. Może to być forma pisemna (odbiór osobisty albo pocztą) oraz forma elektroniczna (nie dotyczy zaświadczeń o niezaleganiu). Termin załatwiania sprawy jest identyczny jak przy wnioskach składanych drogą tradycyjną, np. wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu zostanie załatwiony w terminie 7 dni.
● art. 47a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 18, poz. 97
● ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne - Dz.U. Nr 64, poz. 565; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 127, poz. 817
 
reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

SmartMedia

SmartMedia to firma technologiczna i lider rynku producentów oprogramowania do zarządzania majątkiem i inwentaryzacji. Oprogramowanie tworzone w ścisłej współpracy z ekonomistami, prawnikami, księgowymi i najlepszymi programistami firmy. To dzięki temu rozwiązania SmartMedia są zgodne z obecnymi wymogami prawa oraz światowymi standardami informatycznymi.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »