| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Poradniki > Dlaczego warto posiadać podpis elektroniczny

Dlaczego warto posiadać podpis elektroniczny

Wiele firm posiada już elektroniczny uniwersalny podpis kwalifikowany. Wykorzystywany jest on najczęściej do składania deklaracji elektronicznych i wystawiania elektronicznych faktur, ale nie tylko. Posiadanie podpisu elektronicznego jest wymagane również w elektronicznych kontaktach z ZUS (e-ZUS), Krajowym Rejestrem Sądowym (e-KRS), z urzędem statystycznym prowadzącym rejestr podmiotów gospodarczych (e-REGON).

2. Wystawianie faktur elektronicznych

Na świecie elektroniczne fakturowanie jest bardzo powszechną praktyką handlową. Wiele dużych koncernów i tysiące małych firm przesyła między sobą dokumenty drogą elektroniczną. Liczba faktur przesyłanych drogą elektroniczną dynamicznie rośnie. W porównaniu z fakturami w postaci materialnej (papierowymi) faktury elektroniczne są bardziej funkcjonalne. Odpowiednio zabezpieczone faktury elektroniczne przynoszą firmom oszczędności i zmniejszają koszty związane z dokumentacją sprzedażową. E-faktury ograniczają też możliwość dokonywania oszustw podatkowych w dokumentach faktur, a także ułatwiają organom podatkowym przeprowadzanie szczegółowej kontroli z użyciem specjalnego oprogramowania w bardzo krótkim czasie.
 

2.1. Jak wystawiać faktury elektroniczne


Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej (e-faktury), pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści jest zagwarantowana:
● bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
● poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli umowa pomiędzy jej stronami dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.
 

2.2. Akceptacja e-faktur


Otrzymywanie faktur w formie elektronicznej nie wymaga posiadania ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wystarczy, że odbiorca faktury wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych. Zgoda może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej.
Jeżeli oświadczenie o akceptacji faktur wystawianych w formie elektronicznej jest przesyłane w postaci elektronicznej, należy je opatrzyć bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym certyfikatem kwalifikowanym. Zatem w tym przypadku również odbiorca faktur elektronicznych musi posiadać taki podpis.
Oczywiście w każdej chwili odbiorca może zrezygnować z otrzymywania faktur w postaci elektronicznej. W momencie cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji (§ 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur).
Wzór oświadczenia o akceptacji otrzymywania faktur w formie elektronicznej
 

2.3. Przechowywanie e-faktur


Elektroniczne faktury trzeba archiwizować tak samo jak papierowe. Obowiązkiem podatnika jest przechowywanie na terytorium kraju faktur przesłanych w formie elektronicznej, które wystawił lub otrzymał. Faktury muszą być dostępne drogą elektroniczną na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej. Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez wystawcę i odbiorcę w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, autentyczność treści, a także ich czytelność przez cały okres ich przechowywania (§ 6 pkt 4).
 

2.4. Kontrola e-faktur


W każdym momencie podatnik ma obowiązek umożliwić organom podatkowym i organom kontroli podatkowej natychmiastowy pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do faktur, w tym:
● umożliwić udokumentowany pobór i wykorzystanie e-faktur przez te organy,
● umożliwić czytelność e-faktur,
● udostępnić organom dane dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności treści każdej e-faktury (czyli dane o certyfikatach).
 

2.5. Dlaczego warto korzystać z e-faktur


Korzystanie z e-faktur to:
● oszczędności - ok. 4,5 zł (od 2 do 8 zł) na każdej fakturze,
● bezpieczeństwo obrotu,
● łatwość obsługi i wygoda - łatwość integracji z istniejącymi systemami finansowo-księgowymi,
● minimalne inwestycje i szybki zwrot z inwestycji,
● możliwość masowego wystawiania faktur w krótkim czasie,
● korzystne liczenie terminu płatności - liczenie terminu płatności od daty wystawienia i dostarczenia e-faktury, czyli tego samego dnia,
● łatwość ustalania daty wystawienia i daty odbioru faktury przez kontrahenta korzystna dla ustalania terminu odliczenia VAT oraz korekt należnego VAT.
 

2.6. Dla kogo e-faktury


Z takiego rozwiązania mogą korzystać przede wszystkim:
● klienci indywidualni, np. osoby, które chcą otrzymywać e-faktury od operatorów telekomunikacyjnych w postaci e-maila lub dostępu do serwera WWW z plikiem faktury. Trzeba jednak pamiętać, że aby odczytać e-fakturę, potrzebna jest aplikacja do przeglądania dokumentów oraz weryfikacji podpisów, którą można pobrać za darmo;
● małe firmy, które nie korzystają z konkretnego systemu księgowego. Takie firmy mogą otrzymywać i wystawiać faktury, korzystając z samego formularza e-faktury oraz aplikacji do edycji dokumentu i składania oraz weryfikowania podpisów;
● firmy księgowe, które mogą otrzymywać e-faktury i automatycznie zamieniać je do postaci swoich systemów księgowych, dzięki czemu ułatwiają sobie pracę przy prowadzeniu ksiąg rozrachunkowych;
● małe, średnie i duże firmy z własnymi systemami informatycznymi do automatyzacji zewnętrznych procesów biznesowych;
● operatorzy telekomunikacyjni, zakłady energetyczne i inne firmy obsługujące tysiące klientów indywidualnych, a także rozliczające się z klientami biznesowymi.
● rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasad przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną - Dz.U. 2005 r. Nr 133, poz. 1119
 
reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

LAUREN PESO POLSKA Sp. z o.o.

Specjaliści w zakresie doradztwa personalnego

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »