| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Poradniki > Dlaczego warto posiadać podpis elektroniczny

Dlaczego warto posiadać podpis elektroniczny

Wiele firm posiada już elektroniczny uniwersalny podpis kwalifikowany. Wykorzystywany jest on najczęściej do składania deklaracji elektronicznych i wystawiania elektronicznych faktur, ale nie tylko. Posiadanie podpisu elektronicznego jest wymagane również w elektronicznych kontaktach z ZUS (e-ZUS), Krajowym Rejestrem Sądowym (e-KRS), z urzędem statystycznym prowadzącym rejestr podmiotów gospodarczych (e-REGON).

2. Wystawianie faktur elektronicznych

Na świecie elektroniczne fakturowanie jest bardzo powszechną praktyką handlową. Wiele dużych koncernów i tysiące małych firm przesyła między sobą dokumenty drogą elektroniczną. Liczba faktur przesyłanych drogą elektroniczną dynamicznie rośnie. W porównaniu z fakturami w postaci materialnej (papierowymi) faktury elektroniczne są bardziej funkcjonalne. Odpowiednio zabezpieczone faktury elektroniczne przynoszą firmom oszczędności i zmniejszają koszty związane z dokumentacją sprzedażową. E-faktury ograniczają też możliwość dokonywania oszustw podatkowych w dokumentach faktur, a także ułatwiają organom podatkowym przeprowadzanie szczegółowej kontroli z użyciem specjalnego oprogramowania w bardzo krótkim czasie.
 

2.1. Jak wystawiać faktury elektroniczne


Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej (e-faktury), pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści jest zagwarantowana:
● bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
● poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli umowa pomiędzy jej stronami dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.
 

2.2. Akceptacja e-faktur


Otrzymywanie faktur w formie elektronicznej nie wymaga posiadania ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wystarczy, że odbiorca faktury wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych. Zgoda może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej.
Jeżeli oświadczenie o akceptacji faktur wystawianych w formie elektronicznej jest przesyłane w postaci elektronicznej, należy je opatrzyć bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym certyfikatem kwalifikowanym. Zatem w tym przypadku również odbiorca faktur elektronicznych musi posiadać taki podpis.
Oczywiście w każdej chwili odbiorca może zrezygnować z otrzymywania faktur w postaci elektronicznej. W momencie cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji (§ 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur).
Wzór oświadczenia o akceptacji otrzymywania faktur w formie elektronicznej
 

2.3. Przechowywanie e-faktur


Elektroniczne faktury trzeba archiwizować tak samo jak papierowe. Obowiązkiem podatnika jest przechowywanie na terytorium kraju faktur przesłanych w formie elektronicznej, które wystawił lub otrzymał. Faktury muszą być dostępne drogą elektroniczną na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej. Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez wystawcę i odbiorcę w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, autentyczność treści, a także ich czytelność przez cały okres ich przechowywania (§ 6 pkt 4).
 

2.4. Kontrola e-faktur


W każdym momencie podatnik ma obowiązek umożliwić organom podatkowym i organom kontroli podatkowej natychmiastowy pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do faktur, w tym:
● umożliwić udokumentowany pobór i wykorzystanie e-faktur przez te organy,
● umożliwić czytelność e-faktur,
● udostępnić organom dane dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności treści każdej e-faktury (czyli dane o certyfikatach).
 

2.5. Dlaczego warto korzystać z e-faktur


Korzystanie z e-faktur to:
● oszczędności - ok. 4,5 zł (od 2 do 8 zł) na każdej fakturze,
● bezpieczeństwo obrotu,
● łatwość obsługi i wygoda - łatwość integracji z istniejącymi systemami finansowo-księgowymi,
● minimalne inwestycje i szybki zwrot z inwestycji,
● możliwość masowego wystawiania faktur w krótkim czasie,
● korzystne liczenie terminu płatności - liczenie terminu płatności od daty wystawienia i dostarczenia e-faktury, czyli tego samego dnia,
● łatwość ustalania daty wystawienia i daty odbioru faktury przez kontrahenta korzystna dla ustalania terminu odliczenia VAT oraz korekt należnego VAT.
 

2.6. Dla kogo e-faktury


Z takiego rozwiązania mogą korzystać przede wszystkim:
● klienci indywidualni, np. osoby, które chcą otrzymywać e-faktury od operatorów telekomunikacyjnych w postaci e-maila lub dostępu do serwera WWW z plikiem faktury. Trzeba jednak pamiętać, że aby odczytać e-fakturę, potrzebna jest aplikacja do przeglądania dokumentów oraz weryfikacji podpisów, którą można pobrać za darmo;
● małe firmy, które nie korzystają z konkretnego systemu księgowego. Takie firmy mogą otrzymywać i wystawiać faktury, korzystając z samego formularza e-faktury oraz aplikacji do edycji dokumentu i składania oraz weryfikowania podpisów;
● firmy księgowe, które mogą otrzymywać e-faktury i automatycznie zamieniać je do postaci swoich systemów księgowych, dzięki czemu ułatwiają sobie pracę przy prowadzeniu ksiąg rozrachunkowych;
● małe, średnie i duże firmy z własnymi systemami informatycznymi do automatyzacji zewnętrznych procesów biznesowych;
● operatorzy telekomunikacyjni, zakłady energetyczne i inne firmy obsługujące tysiące klientów indywidualnych, a także rozliczające się z klientami biznesowymi.
● rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasad przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną - Dz.U. 2005 r. Nr 133, poz. 1119
 
reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Igor Bąkowski

Radca prawny

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »