| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Poradniki > Dlaczego warto posiadać podpis elektroniczny

Dlaczego warto posiadać podpis elektroniczny

Wiele firm posiada już elektroniczny uniwersalny podpis kwalifikowany. Wykorzystywany jest on najczęściej do składania deklaracji elektronicznych i wystawiania elektronicznych faktur, ale nie tylko. Posiadanie podpisu elektronicznego jest wymagane również w elektronicznych kontaktach z ZUS (e-ZUS), Krajowym Rejestrem Sądowym (e-KRS), z urzędem statystycznym prowadzącym rejestr podmiotów gospodarczych (e-REGON).

1. Elektroniczne deklaracje podatkowe

1 stycznia 2008 r. został uruchomiony system e-deklaracja (www.e-deklaracja.gov.pl), który umożliwia składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną każdemu podatnikowi i płatnikowi. Wcześniej z tej możliwości mogli korzystać tylko tzw. duzi podatnicy, tj. podmioty, których roczne przychody netto przekraczały równowartość 5 mln euro, rozliczające się w wyspecjalizowanych urzędach skarbowych. Od stycznia 2008 r. możliwość składania deklaracji elektronicznych ma każdy podatnik.
Aby jednak podatnik/płatnik mógł przesyłać deklaracje drogą elektroniczną, powinien:
● posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub upoważnić osobę, która ten podpis elektroniczny posiada,
● zgłosić do urzędu skarbowego zamiar składania deklaracji w formie elektronicznej (patrz ppkt 1.2).
WAŻNE!
Podatnik/płatnik, aby mógł przesłać deklarację podatkową drogą elektroniczną, musi posiadać bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
 

1.1. Jakie oprogramowanie jest potrzebne, by wysyłać deklaracje podatkowe drogą elektroniczną do urzędu skarbowego


Deklaracje podatkowe można przesyłać drogą elektroniczną z użyciem komputera, na którym jest zainstalowana:
● przeglądarka internetowa Internet Explorer (www.e-deklaracja.gov.pl),
● przeglądarka plików PDF Adobe Reader w najnowszej wersji oraz
● zestaw do składania podpisu elektronicznego.
 

1.2. Jak zarejestrować się w urzędzie skarbowym, aby móc składać deklaracje podatkowe drogą elektroniczną

 
I etap. Podatnik/płatnik musi wypełnić w formie papierowej zawiadomienie ZAW-E1, w którym zgłasza zamiar składania deklaracji drogą elektroniczną (formularz zawiadomienia do pobrania na stronie www.e-deklaracja.gov.pl w zakładce „Formularze”).
W zawiadomieniu podatnik/płatnik składający zawiadomienie podaje:
● swoje dane: NIP, nazwę lub dane osobowe, adres siedziby lub adres zamieszkania oraz dane kontaktowe: telefon, faks oraz e-mail,
● dane osoby upoważnionej do składania deklaracji (w tym także jej NIP i PESEL, a w przypadku osób zagranicznych nr jej TIN* oraz inny identyfikacyjny),
● dane osób reprezentujących składającego zawiadomienie.
W zawiadomieniu tym podatnik/płatnik wskazuje też osobę upoważnioną do składania deklaracji w jego imieniu (osobą upoważnioną może być tylko osoba fizyczna). Podatnik/płatnik może oczywiście sam wysłać deklarację elektroniczną - wtedy wpisuje siebie jako osobę upoważnioną. Wypełniony formularz zawiadomienia podatnik/płatnik drukuje i w formie papierowej dostarcza (pocztą lub osobiście) do naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawie ewidencji podatników i płatników.
II etap. Osoba upoważniona musi przesłać drogą elektroniczną wypełnione zgłoszenie ZAW-E2, w którym potwierdza wolę składania deklaracji w imieniu danego podatnika/płatnika. Ponieważ zgłoszenie to jest elektroniczne, aby je przesłać, osoba upoważniona musi posiadać bezpieczny podpis elektroniczny.
W zaświadczeniu ZAW-E2 osoba upoważniona musi podać:
● miejsce i cel składania zgłoszenia,
● dane podatnika lub płatnika, w imieniu którego osoba upoważniona będzie składać e-deklaracje,
● zakres uprawnień do podpisywania e-deklaracji (czyli okres, w którym osoba wskazana w zawiadomieniu jest upoważniona do składania podpisu w formie elektronicznej),
● zaświadczenie musi być podpisane e-podpisem i przesłane do US.
III etap. Naczelnik urzędu skarbowego po zweryfikowaniu poprawności zawiadomienia i zgłoszenia wyda w formie papierowej zaświadczenie ZAS-E, w którym potwierdzi możliwość składania dokumentów drogą elektroniczną przez podatnika/płatnika. W przypadku weryfikacji negatywnej ww. dokumentów naczelnik urzędu skarbowego wyda postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia (ZAS-O). Od momentu wystawienia zaświadczenia ZAS-E podatnik/płatnik ma możliwość składania deklaracji elektronicznych podpisywanych przez osobę upoważnioną.
W przypadku upoważnienia kolejnych osób konieczne jest ponowne wykonanie wszystkich etapów określonych w punktach I-III.
Na przełomie marca i kwietnia 2009 r. Ministerstwo Finansów planowało wprowadzenie uproszczeń umożliwiających składanie wybranych deklaracji za pomocą elektronicznych środków komunikacji bez konieczności podpisywania ich bezpiecznym podpisem kwalifikowanym. Zaplanowane ułatwienia w składaniu zeznań rocznych PIT-37 za rok 2008 powiązane są ze zmianami w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, ze zm.). Ministerstwo Finansów planowało również w tym okresie udostępnienie formularza interaktywnego PIT-37, który umożliwi złożenie zeznania bez konieczności opatrywania go bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym (do dnia oddania do druku bieżącego numeru „MONITORA księgowego” zapowiedzi te nie zostały jeszcze zrealizowane).
Po wprowadzonej zmianie przesyłane zeznanie roczne ma być weryfikowane pod względem poprawności rachunkowej. Natomiast sam podpis zapewniający autentyczność zeznania podatkowego oparty będzie na następujących cechach informacyjnych podatnika składającego zeznanie: numer NIP, imię (pierwsze), nazwisko, numer PESEL (jeśli podatnik posiada ten numer), data urodzenia, kwota przychodu z zeznania lub rozliczenia rocznego.
Potwierdzeniem złożenia deklaracji podatkowej przez podatnika będzie wygenerowany numer referencyjny wysyłany przez system informatyczny Ministerstwa Finansów. Będzie on wykorzystywany do pobrania urzędowego poświadczenia odbioru, które będzie potwierdzeniem wywiązania się z obowiązku złożenia zeznania. Tego typu rozwiązanie zapewni integralność złożonych danych, będzie również dokumentować datę złożenia zeznania rocznego. Warto jednak podkreślić, że dotychczas stosowane metody składania zeznania rocznego PIT-37 (dokumenty papierowe oraz zeznania elektroniczne opatrzone bezpiecznym podpisem kwalifikowanym) zostaną zachowane.
Planowana jest też nowelizacja przepisów, która będzie przewidywała likwidację obowiązku zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze składania deklaracji w formie elektronicznej przez osoby posiadające już kwalifikowany bezpieczny podpis elektroniczny.
Uproszczeniu ma ulec również procedura udzielania pełnomocnictw do składania deklaracji drogą internetową przez osoby upoważnione. Zmienione procedury nie będą wymagały ponownego ich uruchamiania po zmianie certyfikatu podpisu elektronicznego. Takie pełnomocnictwo do składania deklaracji w wersji elektronicznej nie będzie podlegać opłacie skarbowej.
 

1.3. Jakie deklaracje podatkowe można przesyłać drogą elektroniczną w 2009 r.


W 2009 r. podatnicy/płatnicy mogą składać drogą elektroniczną następujące deklaracje:
VAT: VAT-7, VAT-7K, VAT-7D, VAT-8, VAT-9, VAT-10, VAT-11, VAT-12, VAT-21, VAT-23, VAT-24, VAT-UE, VAT-UE/A, VAT-UE/B, VAT-UEK, VAT-R, VAT-Z;
CIT: CIT-8, CIT-8/O, CIT-D, CIT-6R, CIT-6AR, CIT-9R, CIT-10R, CIT-11R, CIT-8A, CIT-8B, CIT-ST, CIT-ST/A;
PIT: PIT-4R, PIT-8AR, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39, PIT-40, PIT/O, PIT/D, PIT-2K, PIT/M, PIT/B, PIT/Z, PIT/ZG, PIT-14, PIT-23, PIT-11, PIT-6/PIT-6L, PIT-8S, PIT-R, PIT-8C, PIT-16, PIT-16A, PIT-19A, PIT-28, PIT-28/A, PIT-28/B;
WZP: WZP-1M, WZP-1K, WZP-1R;
WZS: WZS-1M, WZS-1K, WZS-1R;
POG: POG-3A, POG-3C, POG-3D, POG-R;
ORD: ORD-TK, ORD-W1, ORD-ZU, ORD-U;
IFT: IFT-1/IFT-1R, IFT-2/IFT-2R, IFT-3/IFT-3R, IFT/A;
PCC: PCC-2, PCC-3;
SD: SD-2, SD-Z2, SD-3;
SSE: SSE/A, SSE-R, SSE-R/A.
Z komunikatu MF wynika, że z roliczenia drogą elektroniczną, bez konieczności posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego, mogą skorzystać podatnicy składający PIT-37 za 2008 r. wraz z załącznikami PIT/O, PIT/D, PIT-2K. Możliwość ta nie dotyczy małżonków, którzy będą chcieli rozliczyć się wspólnie.
 

1.4. Jak przesłać deklarację podatkową drogą elektroniczną do właściwego urzędu skarbowego


Podatnik/płatnik posiada dwa sposoby przesyłania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną:
● za pomocą interaktywnego formularza PDF wybranej deklaracji podatkowej (do pobrania na stronie www.e-deklaracja.gov.pl w zakładce „Formularze”) - wypełniona deklaracja jest następnie podpisywana i przesyłana do urzędu,
● z wykorzystaniem aplikacji (modułów) dostarczonych przez producentów oprogramowania, które będą pozwalały na przesyłanie deklaracji podatkowych bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych podatnika. Takie rozwiązanie jest możliwe ze względu na opublikowanie przez Ministerstwo Finansów otwartego standardu dokumentu podatkowego (odpowiedniego schematu XSD). Pozwala to na dostosowanie przez producentów oprogramowania swoich aplikacji tak, by mogły obsługiwać proces składania deklaracji podatkowych.
 

1.5. Plusy i minusy e-deklaracji


Do zalet e-deklaracji podatkowych możemy zaliczyć:
● bezpieczeństwo danych ujawnionych w deklaracjach,
● oszczędność czasu i kosztów związanych ze sporządzaniem, wysyłką i przechowywaniem deklaracji.
Natomiast wadami e-deklaracji podatkowych są na pewno:
● koszt uzyskania e-podpisu,
● brak możliwości dokonania obliczenia podatku za pomocą interaktywnych formularzy,
● martwe przepisy o przesyłaniu e-deklaracji z wykorzystaniem oprogramowania finansowo-księgowego,
● problemy związane z rozpoczęciem funkcjonowania systemu,
● błędy podatników popełniane w e-deklaracjach i związane z tym problemy z uzyskaniem Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).
● art. 3a-3d ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 18, poz. 97
● rozporządzenie Ministra Finansów z 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej - Dz.U. Nr 246, poz. 1817; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 236, poz. 1637
 
reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

mgr inż. Adam Górski

Ekspert ds. Elektroenergetyki oraz Systemów i sieci komputerowych.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »