Nowe zasady kontroli podatkowej

Przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Książka kontroli może mieć formę zbioru dokumentów. Może ona służyć przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności. Książka kontroli może być prowadzona także w formie elektronicznej. Przedsiębiorca, który prowadzi książkę kontroli w formie elektronicznej, dokonuje wpisów oraz aktualizacji danych w niej zawartych. Domniemuje się, że dane zawarte w książce kontroli prowadzonej w formie elektronicznej znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę.

Ustawodawca nie określił wzoru książki kontroli, wymienił natomiast wpisy, jakie w niej powinien dokonywać organ kontroli. Wpisy obejmują:

● oznaczenie organu kontroli;

● oznaczenie upoważnienia do kontroli;

● zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli;

● daty podjęcia i zakończenia kontroli;

● zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych;

● uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli;

● uzasadnienie wszczęcia kontroli „na legitymację”;

● uzasadnienie zastosowanych wyjątków w zakresie braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, prowadzeniu czynności pod nieobecność przedsiębiorcy, równoczesnej kontroli więcej niż jednego organu, kontroli poza limitami czasu trwania;

● uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli;

● uzasadnienie czasu trwania przerwy związanej z badaniem próbek.

Dość kontrowersyjne stanowisko w sprawie prowadzenia książki kontroli w formie elektronicznej zajęło Ministerstwo Gospodarki. Wynika z niego, że przedsiębiorca wprawdzie może taką formę stosować, ale nie zamiast wersji papierowej, a równolegle.

Stanowisko Departamentu Regulacji Gospodarczych Ministerstwa Gospodarki z 11 lutego 2009 r.

Obowiązek prowadzenia i przechowywania książki kontroli - w wersji papierowej - wynika z brzmienia art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095 z późn. zm.). Stosownie do ww. normy przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli, a także udostępniać je na żądanie organu kontroli. Ustawodawca nie wskazał określonego wzoru książki kontroli. Należy zatem przyjąć, że poszczególne wpisy organu kontroli, zawierające adnotacje zgodnie z art. 81 ust. 2 u.s.d.g., stanowią części składowe książki kontroli.

W opinii Departamentu Regulacji Gospodarczych literalne brzmienie art. 81 ust. 1 u.s.d.g. wyraźnie wskazuje na papierową formę takiej książki. Co więcej, wpisy do książki (prowadzonej w wersji papierowej) dokonywane są wyłącznie przez organ kontroli (art. 81 ust. 2).

Pragnę zauważyć, iż norma ust. 1 obowiązuje od początku obowiązywania u.s.d.g., natomiast możliwość prowadzenia książki kontroli także, tj. obok wersji papierowej, a nie zamiast, w formie elektronicznej została wprowadzona nowelizacją u.s.d.g. z 19 grudnia 2008 r.

Na podstawie art. 81 ust. 1a u.s.d.g. przedsiębiorca, który oprócz książki kontroli prowadzonej w wersji papierowej będzie prowadził także książkę w formie elektronicznej, sam dokonuje wpisów do książki w formie elektronicznej oraz aktualizuje dane w niej zawarte. Dane zawarte w elektronicznej książce kontroli powinny znajdować swoje potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę, tj. książce kontroli prowadzonej w wersji papierowej.

W przypadku wszczęcia kontroli przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli albo kopie odpowiednich jej fragmentów lub wydruki z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczone przez siebie za zgodność z wpisem w książce kontroli. Przedsiębiorca jest zwolniony z okazania książki kontroli, jeżeli jej okazanie jest niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli. W takim przypadku przedsiębiorca okazuje książkę kontroli w siedzibie organu kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez organ kontroli.

Warto podkreślić, że zgodnie z art. 64 ustawy z dnia 19 listopada 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2009 r. nr 18, poz. 97) do kontroli przedsiębiorcy wszczętej i niezakończonej do dnia wejścia w życie tej ustawy (7 marca 2009 r.) stosuje się przepisy w brzmieniu dotychczasowym. Kontrole te muszą zostać zakończone jednak w terminie 60 dni od dnia wejścia w życie niniejszej noweli.

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 81 u.s.d.g.

3. Przedsiębiorca jest obowiązany dokonywać w książce kontroli wpisu informującego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź wpisu o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.