| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Poradniki > Proces wdrażania systemu IT

Proces wdrażania systemu IT

Proces wdrożenia IT obejmuje zazwyczaj kilka etapów: od wyboru wykonawcy, poprzez negocjacje umowy, wdrożenie i uruchomienie pilota systemu, wdrożenie masowe, na starcie produkcyjnym skończywszy. Po końcowym etapie rozpoczyna się użytkowanie systemu, któremu zwykle towarzyszy jego utrzymanie (serwis). Każdy z tych etapów i sprawność przechodzenia kolejno przez każdy z nich odgrywa bardzo ważną rolę w powstaniu końcowego produktu - wdrożenia i działania systemu IT.

Umowy wdrożeniowe
 
Polskie prawo nie definiuje umowy wdrożeniowej, nie ma jej wśród katalogu umów nazwanych, obok umowy sprzedaży, umowy leasingu lub też umowy zlecenia. W jaki zatem sposób skonstruować taką umowę i jakie przepisy mają do niej zastosowanie?
Umowy wdrożeniowe zwykle tworzy się jako umowy o dzieło. Umowa o dzieło (często nazywana umową rezultatu), zakłada, iż wykonawca wykona dzieło w oparciu o specyfikację określającą efekt końcowy, który należy osiągnąć (w postaci nowego lub zmodyfikowanego oprogramowania wraz z towarzyszącą mu dokumentacją), samemu decydując o sposobie jego osiągnięcia.
Nie jest to reguła absolutna. Wszystko zależy od okoliczności - może się zdarzyć, że wdrożeniem kieruje zamawiający, posiłkując się jedynie pracownikami dostawcy. W takim przypadku będzie to umowa o świadczenie usług - bez obowiązku uzyskania określonego rezultatu przez dostawcę. W takim przypadku odpowiedzialność za powodzenie wdrożenia ponosi klient, a dostawca odpowiada jedynie za świadczenie usług z należytą starannością.
Umowy wdrożeniowe nie mają jednak zwykle wyłącznie charakteru umów o dzieło, ponieważ obejmują również swoim zakresem usługi szkoleniowe, zarządzanie projektem, czasami też dostawę sprzętu, udzielenie licencji i świadczenie usług serwisowych. Pojawia się więc pytanie, czy nie są to umowy nienazwane o charakterze mieszanym? Przyjęcie takiego założenia miałoby istotne znaczenie z punktu widzenia przepisów kodeksu cywilnego, które będą miały zastosowanie (lub nie) do takich umów. W szczególności dotyczy to przepisów dotyczących rękojmi oraz odstąpienia.
Jeżeli zgodnym celem stron jest, aby przedmiotem umowy był pewien określony rezultat prac wykonawcy, samodzielnie decydujacym o sposobie jego osiągnięcia, to niewątpliwie mamy do czynienia z umową o dzieło, niezależnie od tego, jak strony nazwą taki typ umowy. Zwykle jest to element przeważający (bez którego umowa nie zostałaby zawarta) w tego typu umowach niezależnie od tego, że towarzyszą mu inne elementy, takie jak szkolenia czy serwis. licencja, czy też wsparcie powdrożeniowe. W takim wypadku należy ustalić, które elementy umowy mają charakter przeważający i na podstawie tego zastosować właściwe przepisy. Strony zawierające umowę mogą bowiem ułożyć stosunek prawny według własnego uznania, z zastrzeżeniem iż jego treść lub cel nie mogą sprzeciwiać się właściwości (naturze) tego stosunku prawnego, przepisom prawa ani zasadom współżycia społecznego. Jeżeli zaś umowa nie spełnia tych wymogów, to sąd w razie sporu między stronami może uznać, iż została naruszona jedna z podstawowych zasad kodeksu cywilnego - zasada swobody konstruowania umów. Wtedy będzie interpretował postanowienia takiej umowy przy zastosowaniu ogólnych, ustawowych przepisów odnoszących się do umowy o dzieło lub też umowy o świadczenie usług. Z dużą dozą prawdopodobieństwa można założyć, że stronom nie o to chodzi - dobra umowa charakteryzuje się tym, że strony od początku do końca w pełni świadomy i konsekwentny sposób kształtują swoje prawa i obowiązki, bez ryzyka, że tak naprawdę to dopiero sąd oceni nie tylko, czy umowa została prawidłowo wykonana, ale także kwestię, co to naprawdę była za umowa.
Podstawową różnicą (obok obowiązku uzyskania określonego rezultatu) jest kwestia konsekwencji związanych z wyjściem z umowy (jej rozwiązaniem). W sytuacji kiedy mamy do czynienia z umową o dzieło, rozwiązanie polega na odstąpieniu od niej. Sprowadza się to do tego (z praktycznego punktu widzenia), że strony zwracają sobie wzajemne dotychczas spełnione świadczenia. Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu pieniędzy, które już otrzymał od zamawiającego, a zamawiający do zwrotu tej części aplikacji, którą wykonawca zdążył już wykonać - oczywiście, o ile strony nie ustalą tych reguł odmiennie. Preferowanym rozwiązaniem jest ustalenie jasnych reguł (przesłanek) odstąpienia oraz zasad rozliczeń stron. Zaznaczyć jednak należy, że w opinii części prawników możliwości regulowania tych kwestii są ograniczone, w szczególności w odniesieniu do zasad rozliczeń. Z powyższego wyraźnie wynika, iż większe ryzyko spoczywa na wykonawcy, który, angażując pracę swojego personelu i dokonując niemałych często nakładów, w opisywanej sytuacji zobowiązany może być do zwrotu otrzymanego już wynagrodzenia lub nie otrzyma zapłaty za prace wykonane.
W odniesieniu do umowy wdrożeniowej, skonstruowanej jako umowa o świadczenie usług, należałoby mówić nie o odstąpieniu od umowy i wzajemnego obowiązku zwrotu poczynionych świadczeń, lecz o wypowiedzeniu umowy. W takiej sytuacji strony jedynie rozliczają się na dzień rozwiązania umowy - świadczenia wykonane do daty jej rozwiązania nie podlegają zwrotowi, a za wykonane prace należy się wynagrodzenie.
Po dokonaniu ogólnego zarysu instytucji odstąpienia od umowy wdrożeniowej warto przeanalizować każdy etap typowego procesu wdrożenia systemu w celu wskazania na zagrożenia płynące dla obu stron w sytuacji odstąpienia od umowy. Optymalną, na pozór, dla zamawiającego konstrukcją umowy wdrożeniowej jest sytuacja, gdy odbiorowi podlega gotowy rezultat prac wykonawcy w całości, bez żadnych wcześniejszych odbiorów częściowych czy warunkowych. Jeżeli umowa przewiduje sankcję w postaci możliwości odstąpienia zamawiającego od umowy, gdy ten nie dokona odbioru systemu (np. został wykonany przez wykonawcę niezgodnie ze specyfikacją), wykonawca ponosi całość ryzyka z tym związanego. W praktyce jednak trudno wyobrazić sobie sytuację, w której zamawiający nie ma możliwości sprawdzenia, czy wdrożenie podąża we właściwą stronę. Takie jednak prawo wiąże się z uznaniem faktu, że zaakceptowanie wcześniejszej fazy prac będzie wiązać się z koniecznością zapłaty wynagrodzenia wykonawcy. Strony powinny w takiej sytuacji dążyć do ustalenia tzw. kamieni milowych projektu. Zwykle są to przynajmniej trzy etapy: część analityczna, wdrożenie pilotażowe, a następnie start produkcyjny całości oprogramowania poprzez tzw. wdrożenie masowe.
To jednak ciągle nie jest optymalne rozwiązanie dla wykonawcy, ponieważ nawet, jeżeli zamawiający odstąpi od umowy po nieudanym wdrożeniu pilotażowym systemu, to i tak wykonawca do tej chwili musi rozliczyć się (w praktyce w dużej mierze zwrócić) z całości wynagrodzenia, które dostał (lub powinien dostać) od zamawiającego. Dlatego wykonawcy starają się, aby zamawiający odbierał wdrażany system w częściach, za które płaci z chwilą ich odbioru oraz nie mógł odstąpić od tej części, która została już odebrana. Kolejną opcją jest ustalenie, że za odebrane części wykonawca zachowa określony odsetek wynagrodzenia, co do zasady pokrywający np. tylko jego koszty. Kwestia ta jednak każdorazowo powinna być przedmiotem bardziej komercyjnych niż prawnych dyskusji.
Znając już konsekwencje prawne odstąpienia, należy wskazać na najczęściej występujące okoliczności, które sprawiają, iż strony decydują się na najsurowszą sankcję.
Zachodzą one przede wszystkim wtedy, kiedy wykonawca nie jest w stanie, albo dostarczyć w przewidzianym terminie rozwiązania, albo naprawić błędu w przygotowanym systemie i jest to błąd, który w sposób znaczący wpływa na pracę systemu - tzw. błąd krytyczny. Za zbytnio faworyzujące zamawiającego i rodzące ryzyko sporu należy uznać takie postanowienia umowne, które umożliwiają zamawiającemu odstąpienie od umowy, gdy wystąpią drobne błędy lub drobne usterki. Jak zostało już bowiem wspomniane, żadna aplikacja nie jest co do zasady pozbawiona błędów.
Jakie jeszcze inne elementy (oprócz możliwie najbardziej precyzyjnego określenia przedmiotu umowy oraz wskazania przesłanek, po spełnieniu których możliwe jest odstąpienie od umowy) są specyficzne przy konstruowaniu umowy wdrożeniowej? Otóż niemal regułą na rynku jest ograniczanie odpowiedzialności wykonawcy z tytułu wykonania przedmiotu umowy, zwykle do 100 proc. wartości wynagrodzenia przewidzianego umową (wyłączając równocześnie odpowiedzialność z tytułu utraconych korzyści) starając się jednocześnie limitować dodatkowo poziom kar umownych. Trudno odmówić racjonalności takiej postawie. Ryzyko wykonawcy nie może przekraczać tego, co może on na danej transakcji zarobić, ponadto wykonawcy zasadniczo nie widzą podstaw, aby przyjmować na siebie ryzyko związane z potencjalnymi utraconymi korzyściami klienta. Oczywiście optyka zamawiających jest odmienna. Ich szkody związane z opóźnieniem we wdrożeniu mogą wielokrotnie przewyższać kwotę zapłaconą wykonawcy. W praktyce trudno jednak sobie wyobrazić odpowiedzialność niedużego dostawcy IT za utracone korzyści wielkiego operatora telekomunikacyjnego. Jeśli jednak dostawca przyjmie taką odpowiedzialność, to zazwyczaj wiąże się to z odpowiednim zabezpieczeniem się przed ewentualnym ryzykiem np. poprzez nadmierne wydłużanie terminów czy też poprzez podwyższanie ceny.
ASPEKTY REGULACYJNE
Dane osobowe
Do istotniejszych zagadnień regulacyjnych należą zagadnienia związane z ochroną danych osobowych. W praktyce wykonawca będzie miał zwykle (np. w czasie migracji danych do nowego systemu) dostęp do danych osobowych, których administratorem jest zamawiający (zwłaszcza do danych jego klientów). W tym zakresie wykonawca będzie działał jako podmiot przetwarzający dane osobowe na zlecenie zamawiającego, co wymaga pisemnego uregulowania. W zależności od potrzeb można to ograniczyć do krótkiej klauzuli w samej umowie lub bardziej rozbudowanego dokumentu stanowiącego załącznik do umowy właściwej.
Kwestie podatkowe
Należy zwrócić uwagę w szczególności na kwestię podatku u źródła (withholding tax) w przypadku nabywania oprogramowania od zagranicznych dostawców (na podstawie licencji). Zalecane jest wyraźne określenie, kto ponosi ewentualny koszt potrącenia podatku u źródła (co do zasady jest to obowiązek licencjobiorcy dokonującego płatności za granicę) lub, jakie wymogi należy spełnić, aby uniknąć obowiązku jego pobierania.
Inne ograniczenia
Dodatkowe ograniczenia dla treści umów IT mogą wprowadzać przepisy szczególne, np. w przypadku banków (dla umów outsourcingowych w rozumieniu ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe).
 
reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Comperia.pl

Porównywarka finansowa nr 1

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »