| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Poradniki > Proces wdrażania systemu IT

Proces wdrażania systemu IT

Proces wdrożenia IT obejmuje zazwyczaj kilka etapów: od wyboru wykonawcy, poprzez negocjacje umowy, wdrożenie i uruchomienie pilota systemu, wdrożenie masowe, na starcie produkcyjnym skończywszy. Po końcowym etapie rozpoczyna się użytkowanie systemu, któremu zwykle towarzyszy jego utrzymanie (serwis). Każdy z tych etapów i sprawność przechodzenia kolejno przez każdy z nich odgrywa bardzo ważną rolę w powstaniu końcowego produktu - wdrożenia i działania systemu IT.

Zanim zawrzemy umowę
 
Umowa jest z perspektywy obu stron niczym innym jak kolejnym narzędziem do zarządzania ryzykiem. Często do procesu sporządzania umowy dotyczącej wdrożenia systemu informatycznego podchodzi się tak samo, jak do umowy sprzedaży samochodu lub do umowy na zakup nowych mebli do biura. Tymczasem jest to zagadnienie o wiele bardziej skomplikowane, a sporządzając ją, należy pamiętać nie tylko o przepisach prawa. Znacznie bardziej jest istotna znajomość specyfiki tego procesu.
Na implementację systemu komputerowego w przedsiębiorstwie zamawiającego składa się bardzo wiele elementów, zaczynając od analizy stanu istniejącego oraz konsultacji wewnętrznych. Etap ten ma na celu zdefiniowanie, jakiego systemu komputerowego potrzebuje zamawiający, na jak długi okres przewiduje się jego użytkowanie, czy ma to być stosunkowo proste wdrożenie oprogramowania standardowego, czy też dużo bardziej skomplikowane wdrożenie systemu szytego na miarę, tj. napisanego zupełnie od podstaw. Dalej zamawiający musi sobie odpowiedzieć na pytanie, czy będzie w stanie serwisować system, który pragnie wdrożyć własnymi siłami, czy też należy rozważyć podpisanie umowy na serwisowanie i utrzymanie systemu. Dopiero na właściwie sformułowane pytanie można oczekiwać prawidłowej odpowiedzi.
Już na tym etapie procesu doświadczenie w koordynacji kilku zespołów odpowiedzialnych za finanse, sprawy techniczne i prawo jest umiejętnością ze wszech miar pożądaną. Powiązanie tych trzech obszarów w jedną spójną całość jest podstawowym i niezbędnym kluczem do sukcesu.
Samo sporządzenie końcowej dokumentacji i jej analiza pod względem ryzyka jest złożonym procesem. Dokumentacja składa się zwykle z kilku różnych typów umów oraz wielu załączników technicznych. W praktyce należy pamiętać, iż nad dokumentacją techniczną pracują zwykle inne osoby niż te negocjujące tekst główny umowy czy warunki finansowe. Brak koordynacji (np. niespójna terminologia czy wadliwe odwołania pomiędzy dokumentami) tych sfer może być potencjalnym źródłem sporu. Z tych względów warto po zasadniczym zakończeniu negocjacji przeznaczyć kilka dni na przejrzenie i skorygowanie ewentualnych uchybień.
Nawet najlepsza i najkorzystniejsza umowa nie stanowi gwarancji pomyślnego zakończenia projektu, choć niewątpliwie jest jego ważnym elementem. Idealną umową jest taka, po której zawarciu nie jest wymagana jej ponowna analiza, a strony nie mają żadnych wątpliwości dotyczących intencji leżących u podstaw jej zapisów. Najczęściej jednak tak nie jest, zwłaszcza w części dotyczącej specyfikacji funkcjonalnej systemu. Istnieje wiele mechanizmów umownych pomagających dochodzenie do kompromisu. Jednak jeszcze ważniejsze jest zbudowanie zaufania i umiejętności współpracy, która będzie procentować poprzez wszystkie kolejne cykle tego procesu od wykonania umowy, przez okres serwisu systemu, aż do wyjścia z umowy po jej zakończeniu zgodnie z klarownymi regułami ustalonymi pomiędzy stronami na samym początku.
 
Struktura dokumentacji
 
Dokumentacja transakcji IT składa się zwykle:
- z umowy na wdrożenie systemu (zazwyczaj przybiera ona formę prawną umowy o dzieło),
- umowy licencyjnej na używanie oprogramowania (istniejącego lub mającego powstać) oraz
- umowy serwisowej (umowa o świadczenie usług), która będzie miała zastosowanie po dokonaniu wdrożenia.
Często przed podpisaniem ostatecznych, właściwych umów strony porozumiewają się w zakresie wszelkich istotnych elementów finansowych, technicznych oraz czysto prawnych i podpisują list intencyjny wyrażający ich wolę zaangażowania w projekt na warunkach określonych w tym liście. Wymienionym powyżej podstawowym umowom składającym się na dokumentację transakcji IT, towarzyszy wiele załączników, takich jak specyfikacja techniczna, warunki płatności czy umowa depozytu kodu źródłowego.
Czasami umowy są konstruowane jako jedna umowa, składająca się z wielu załączników, a czasami jest to umowa ramowa, której postanowienia mają zastosowanie do kilku niezależnych umów. Jeżeli zamawiający planuje realizację innych projektów w przyszłości z tym samym wykonawcą praktyczniejszym rozwiązaniem jest drugie rozwiązanie, celem uniknięcia aneksowania umowy. Taka umowa ramowa powinna regulować podstawowe prawa i obowiązki stron, takie jak odpowiedzialność, warunki finansowe, kary umowne, wybór prawa i jurysdykcji oraz inne wymagania i wzajemne oczekiwania stron. W takim przypadku zmiana np. warunków technicznych lub decyzja o rozszerzeniu zakresu projektu nie będzie prowadziła do konieczności zmiany umowy głównej.
 
reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Euro-Tax.pl Zwrot Podatku S.A.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »