| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Poradniki > Proces wdrażania systemu IT

Proces wdrażania systemu IT

Proces wdrożenia IT obejmuje zazwyczaj kilka etapów: od wyboru wykonawcy, poprzez negocjacje umowy, wdrożenie i uruchomienie pilota systemu, wdrożenie masowe, na starcie produkcyjnym skończywszy. Po końcowym etapie rozpoczyna się użytkowanie systemu, któremu zwykle towarzyszy jego utrzymanie (serwis). Każdy z tych etapów i sprawność przechodzenia kolejno przez każdy z nich odgrywa bardzo ważną rolę w powstaniu końcowego produktu - wdrożenia i działania systemu IT.

Wybór wykonawcy bez ograniczeń
 
W przypadku gdy zamawiającego nie wiążą ograniczenia wynikające z prawa o zamówieniach publicznych, swoboda kształtowania procesu wyboru wykonawcy jest ograniczona jedynie potrzebami i możliwościami zamawiającego. Należy pamiętać, planując ten proces, że im bardziej będzie on sformalizowany i złożony, tym bardziej będzie długotrwały i tym większe będzie generował koszty, zarówno po stronie zamawiającego, jak i dostawców IT. Trudno wymagać od oferentów na wczesnym etapie, w sytuacji gdy szanse na wygranie nie są jeszcze duże, zaangażowania przekraczającego przygotowanie dość standardowej oferty.
Rekomendowaną alternatywą dla sformalizowanej procedury przetargowej jest dokonanie wstępnej selekcji ofert dostępnych na rynku i zaproszenie dwóch, maksymalnie trzech wykonawców oferujących najlepsze produkty do złożenia ofert oraz negocjacji. Mogą być one prowadzone równolegle, co zwiększa przewagę zamawiającego, ale jednocześnie wymaga dużego zaangażowania ze strony zamawiającego. Innym sposobem jest rozpoczęcie negocjacji z jednym dostawcą i wyznaczenie terminu, w czasie którego obowiązuje go wyłączność. W przypadku nieuzgodnienia istotnych warunków umowy w tym terminie można rozważyć rozpoczęcie negocjacji z innym dostawcą.
 
Jak prowadzić negocjacje
 
Ponieważ zawarcie umowy - inaczej niż np. w transakcjach fuzji czy przejęciach - jest początkiem, a nie końcem współpracy, obie strony powinny poszukiwać mechanizmów i rozwiązań ograniczających ryzyka i możliwych jednocześnie do przyjęcia dla obu stron. Strategia maksymalizująca korzyści jednej strony kosztem drugiej najczęściej odbija się na wykonaniu danego przedsięwzięcia (projektu). Czasami taka pokusa pojawia się, zwłaszcza w warunkach przetargu, kiedy pozycja zamawiającego jest bardzo silna.
Zdarza się wówczas, że niektórzy oferenci podejmują tę grę, zgadzając się na niekorzystne warunki, aby za wszelką cenę wygrać przetarg. Projekty takie często kończą się niepowodzeniem - opóźnieniami, próbami renegocjacji umowy czy wręcz sporami. Dość szybko bowiem okazuje się, jak dalece poszczególne wymogi odbiegają od rzeczywistości projektu. Im dłużej trwa projekt oraz im więcej płatności zostało dokonanych, tym trudniej jest wycofać się z niego zamawiającemu. Należy pamiętać, że wdrożenie to projekt wykonywany wspólnie, w którym zamawiający i wykonawca muszą ściśle współpracować. Spotykaliśmy w praktyce projekty, gdzie wykonawca podjął się wykonania projektu na niekorzystnych warunkach, licząc na ich zmianę w trakcie jego wykonywania. Następnie gotów jest zaryzykować nawet otwarty konflikt, aby uniknąć kontynuowania projektu w sposób grożący mu nadmiernymi stratami. Wówczas role się odwracają - to zamawiający, który zainwestował czas i środki w realizację projektu z tym konkretnym wykonawcą, jest w trudniejszej sytuacji, mając do wyboru np. podwyższenie ceny czy złagodzenie wymagań lub rozwiązanie umowy i rozpoczęcie projektu na nowo. Może to oznaczać również konieczność prowadzenia długotrwałego procesu sądowego oraz kosztów z tym związanych. Oczywiście na tego typu wątpliwą etycznie taktykę nie pozwoliliby sobie poważni integratorzy. Dlatego tak ważnym elementem wyboru dostawcy - ważniejszym niż cena - powinna być reputacja i doświadczenia z innych projektów.
 
reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Liberty Direct

Liberty Direct to firma ubezpieczeniowa należąca do międzynarodowej Grupy Liberty Mutual Insurance, oferująca usługi dla Klientów indywidualnych oraz małych przedsiębiorstw.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »