| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Poradniki > Legalizacja dokumentów

Legalizacja dokumentów

Przedsiębiorcy coraz częściej posługują się zagranicznymi dokumentami – zarówno urzędowymi, zawierającymi decyzje administracyjne, orzeczenia sądowe czy akty notarialne, jak i prywatnymi, np. umowami cywilnymi – które zostały poświadczone urzędowo lub przez osobę zaufania publicznego. Znakomita część tych dokumentów powinna zostać wcześniej poddana procedurze legalizacyjnej, poświadczającej ich autentyczność. W przeciwnym razie mogą stać się bezużyteczne. Dlatego warto wiedzieć co zrobić, żeby uwierzytelnić zagraniczny dokument.

Apostille
 
Ze względu na najszerszy zakres podmiotowy (93 państwa) ważna jest konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzona w Hadze 5 października 1961 r. Polskę obowiązują jej postanowienia od 14 sierpnia 2005 r. (Dz.U. nr 112, poz. 938). Ustanawia ona system weryfikowalnych poświadczeń autentyczności dokumentów wystawianych w jednym państwie, a używanych w innym. Jest to swoisty system norm prawa międzynarodowego liberalizujących przepływ dokumentów publicznych między państwami sygnatariuszami. Za najważniejsze jego elementy można uznać:
• zastąpienie konsularnych klauzul legalizacyjnych klauzulą poświadczającą autentyczność dokumentu – apostille – wystawianą przez wybrane organy państwa pochodzenia dokumentu;
• nałożenie na organy wystawiające apostille obowiązku ich rejestracji;
• ustanowienie zakazu legalizacji dokumentów podlegających poświadczeniu apostille.
Apostille zastępuje klauzule legalizacyjne upraszczając procedurę dopuszczającą używanie dokumentów w innym porządku prawnym. Jest udzielana przez władze państwa, z którego dokument pochodzi. Poświadczenie to jest umieszczane w formie przewidzianej przez konwencję haską na samym dokumencie lub na dołączonej do niego karcie. Każda apostille jest opatrzona datą i oznaczona kolejnym numerem rejestru.
Obowiązkiem każdej władzy udzielającej apostille jest, by zachowana została niezmienność nazwy i nagłówka klauzuli. Oznacza to, że niezależnie od tego, jakiego państwa władze udzielają apostille, jej nazwa i nagłówek muszą pozostać w języku francuskim. Treść klauzuli może zostać zmieniona przez władze danego państwa. Apostille jest sporządzona w formie kwadratu o bokach co najmniej 9-centymetrowych.
Klauzulą apostille są objęte dokumenty określone w konwencji mianem publicznych. Chodzi o:
• dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego (dokumenty sądowe), włączając w to dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń;
• dokumenty administracyjne;
• akty notarialne;
• urzędowe zaświadczenia umieszczone na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów.
Apostille nie powinny być poświadczane wymienione dokumenty, jeśli zostały sporządzone przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych, a także dokumenty administracyjne dotyczące bezpośrednio transakcji handlowych i operacji celnych.
Z zastosowania konwencji haskiej nie zostały wyłączone dokumenty dotyczące transakcji handlowych i operacji celnych, które przez swoją treść w istotny sposób odnoszą się do tych procedur. Objęte więc będą klauzulą apostille dokumenty, które tylko okazjonalnie przedstawiane są władzy publicznej.
Klauzuli apostille może żądać każdy posiadacz dokumentu. Nie ma więc podstaw, by jakkolwiek ograniczać krąg osób uprawnionych do wnioskowania o jej udzielenie, w szczególności do osób wystawiających bądź podpisujących dokument. Nie ma również podstaw do żądania przez władze publiczne państwa, w którym dokument został wystawiony, by posiadacz dokumentu wykazał podstawę posługiwania się nim.
Konwencja haska nie przewiduje obowiązku pobierania opłat za udzielenie apostille. Z drugiej strony zakazu takiego nie ustanowiła. Dlatego polski ustawodawca na mocy przepisów ustawy z 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. nr 86, poz. 960 ze zm.) określił opłatę od wniosku w wysokości 60 zł.
Konwencja pozostawia również państwom sygnatariuszom swobodę w wyborze organów, które będą udzielały apostille, zastrzegając jedynie, by zadanie to miało charakter dodatkowy. Wyznaczone organy powinny zostać notyfikowane MSZ państwa depozytariusza konwencji (państwu przechowującemu dokumenty ratyfikacyjne, czyli Holandii) w chwili przystępowania do traktatu. Organem właściwym do udzielania apostille polskim dokumentom jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych.
Władze publiczne udzielające apostille zobowiązane są do prowadzenia specjalnego rejestru poświadczeń (każda klauzula ma swój numer). W rejestrze władze publiczne wpisują wyłącznie dane, które zostały poświadczone, tzn. nazwiska osób podpisujących dokument, charakter, w jakim występowały, a także nazwę organu, który opatrzył je pieczęcią. Danym tym towarzyszy numer apostille oraz data jej udzielenia.
Do rejestru nie są wpisywane żadne dane dotyczące treści poświadczanego dokumentu. Za jego pomocą nie będzie więc możliwe uzyskanie informacji o tym, jakiego rodzaju transakcja handlowa była przedmiotem aktu notarialnego, ale wyłącznie dane notariusza, który sporządził akt i to, że właśnie w takim charakterze działał. Rejestr klauzul jest jawny, a władze publiczne udzielają każdemu zainteresowanemu informacji, czy dane wpisane na weryfikowanej klauzuli zgadzają się z wpisanymi w rejestrze. Tak więc osoba, która pragnie sprawdzić autentyczność apostille nie ma bezpośredniego wglądu do rejestru, ale podaje numer i inne dane na niej wpisane, a organ prowadzący rejestr sprawdza, czy takie dane znajdują się w rejestrze i czy pod tym numerem w ogóle była udzielana klauzula.
Podważenie autentyczności apostille stwarza wprawdzie domniemanie, że i dokument nie jest prawdziwy, ale można sobie wyobrazić, że prawidłowo sporządzony i autentyczny dokument został opatrzony fałszywą klauzulą np. dla uniknięcia kontaktów z władzą publiczną.
Konwencja haska zakazuje dokonywania legalizacji konsularnej tam, gdzie wymóg ten znosi. Dlatego żądanie, by posiadacz dokumentu przed jego użyciem wystąpił o legalizację prócz lub zamiast apostille, jest naruszeniem konwencji. Co więcej, osoba żądająca legalizacji dokumentu objętego klauzulą apostille nie powinna tej legalizacji otrzymać.
 
reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

More7 Polska Sp. z o.o.

More7 Polska Sp. z o.o. to poznański producent i integrator dedykowanego systemu do zarządzania relacjami z Klientem CRM7.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »