| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Poradniki > Legalizacja dokumentów

Legalizacja dokumentów

Przedsiębiorcy coraz częściej posługują się zagranicznymi dokumentami – zarówno urzędowymi, zawierającymi decyzje administracyjne, orzeczenia sądowe czy akty notarialne, jak i prywatnymi, np. umowami cywilnymi – które zostały poświadczone urzędowo lub przez osobę zaufania publicznego. Znakomita część tych dokumentów powinna zostać wcześniej poddana procedurze legalizacyjnej, poświadczającej ich autentyczność. W przeciwnym razie mogą stać się bezużyteczne. Dlatego warto wiedzieć co zrobić, żeby uwierzytelnić zagraniczny dokument.

Superlegalizacja
 
Zasady, na jakich dopuszcza się używanie naszych dokumentów w obcym porządku prawnym, są regulowane przeważnie przez państwo przeznaczenia. Zgodnie z najpowszechniejszą regułą warunkiem jest uzyskanie legalizacji od akredytowanego w Polsce konsula państwa przeznaczenia. Na mocy umowy konsularnej, bądź konwencji wiedeńskiej uprawnienie to może jeszcze przysługiwać polskiemu konsulowi akredytowanemu w państwie przeznaczenia. Jednak państwo przeznaczenia i przepisy państwa pochodzenia dokumentu mogą przewidywać konieczność wcześniejszego uwierzytelnienia dokumentu (sprawdzenia zgodności z wymogami formalnymi ich wystawienia) lub poświadczenia stawianych na nim podpisów. Określa się tę procedurę mianem legalizacji prokonsularnej lub superlegalizacji.
W polskim porządku prawnym procedurę uwierzytelniania dokumentów przeznaczonych do użytku zagranicznego określają przepisy par. 20 ust. 1-3 rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 28 stycznia 2002 r. w sprawie szczegółowych czynności sądów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych (Dz.U. nr 17, poz. 164).
Na dokumentach sądowym autentyczność podpisu sędziego, referendarza lub sekretarza sądowego oraz autentyczność pieczęci poświadcza prezes właściwego sądu okręgowego albo upoważniony przez niego sędzia lub referendarz sądowy. Jeśli zaś przedmiotem uwierzytelnienia jest dokument sporządzony przez sąd apelacyjny, dokonuje go prezes sądu apelacyjnego, upoważniony sędzia lub referendarz sądowy. Na dokumencie sporządzonym przez polskiego notariusza jego podpis i pieczęć urzędową uwierzytelnia prezes właściwego sądu okręgowego albo upoważniony przez niego sędzia lub referendarz sądowy. Uwierzytelnić można również autentyczność podpisu tłumacza przysięgłego i jego pieczęci.
Gdy polski dokument urzędowy przeznaczony do użytku zagranicznego ma być legalizowany przez przedstawicielstwo dyplomatyczne wykonujące funkcje konsularne lub urząd konsularny państwa obcego w RP, może pojawić się konieczność poświadczenia autentyczności podpisu prezesa sądu okręgowego lub apelacyjnego, upoważnionego sędziego lub referendarza sądowego oraz autentyczność pieczęci urzędowej. Uwierzytelnienia tego dokonuje minister właściwy do spraw zagranicznych, który co najmniej raz w roku otrzymuje wzory podpisów i pieczęci tych podmiotów.
Powyższego uwierzytelnienia może dokonać każda osoba zainteresowana, a więc każdy posiadać dokumentu, a nie tylko organ wymagający superlegalizacji. Wnioskodawca nie musi wykazywać, że ma w tym interes prawny.
 
Na mocy umów
 
Formalności, których dopełnienie jest niezbędne, by można było wykorzystać posiadany dokument w obcym państwie, mogą być nałożone przez regulację państwa jego pochodzenia albo państwa przeznaczenia. Bywa również, że państwo przeznaczenia jakąś kategorię dokumentów pozbawia dostępności.
W dobie globalizacji intensyfikuje się jednak przepływ prywatnych i urzędowych dokumentów, za którymi idzie np. roszczenie o zapłatę bądź pozwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej. Często jednak skomplikowane procedury uniemożliwiają lub choćby oddalają w czasie prawo do np. do dokonania z zagranicznym kontrahentem korzystnej transakcji czy zatrudnienia u obcego pracodawcy. Łagodzić ten problem mają konwencje międzynarodowe. Najpowszechniejsze w tej dziedzinie są umowy bilateralne, określające zasady wzajemnej pomocy sądowej, a także reguły uznawania orzeczeń i innych dokumentów urzędowych. W umowach tych zwykle upraszcza się wymagania związane legalizacją dokumentów jednej strony przeznaczonych do użycia w państwie drugiej. Może to polegać na określeniu prostszych procedur weryfikujących autentyczność dokumentu, np. przez pominięcie procedur dyplomatycznych, bądź wręcz na zniesieniu w całości potrzeby legalizacji. Jest również wiele umów wielostronnych ujednolicających formalności związane z legalizacją dokumentów bądź znoszących je.
W prawnej przestrzeni europejskiej taką umową multilateralną jest Europejska Konwencja o zniesieniu wymogu legalizacji dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych sporządzona 27 czerwca 1968 r. w Londynie. Wiąże ona 20 państw Rady Europy, w tym Polskę od 12 kwietnia 1995 r. (Dz.U. nr 76, poz. 381). Jej postanowienia znoszą między państwami sygnatariuszami legalizację dokumentów, z tym jednak zastrzeżeniem, że dotyczy to wyłącznie dokumentów wystawionych przez przedstawicieli dyplomatycznych i urzędników konsularnych.
Znacznie szerszy zakres ma Konwencja nr 17 w sprawie zwolnienia od legalizacji niektórych aktów i dokumentów sporządzona w Atenach 15 września 1977 r. (konwencja ateńska). Postanowienia jej umowy obowiązują Polskę od 1 czerwca 2003 r. (Dz.U. nr 148, poz. 1446). Obok Polski jej stronami są Austria, Francja, Hiszpania, Holandia, Luksemburg, Portugalia, Turcja i Włochy. W umowie tej sygnatariusze zwolnili od wymogu legalizacji akty i dokumenty dotyczące stanu cywilnego, zdolności prawnej lub sytuacji rodzinnej osób fizycznych, ich obywatelstwa, miejsc zamieszkania lub pobytu, niezależnie od celu ich użycia, a także wszelkie akty i dokumenty, jeśli są wystawiane w związku z zawieraniem związku małżeńskiego lub sporządzeniem aktu stanu cywilnego.
 
reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Małgorzata Słomka

Doradca podatkowy nr wpisu 09900, prawnik, zatrudniona w Instytucie Studiów Podatkowych na stanowisku konsultanta podatkowego

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »