| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Poradniki > Legalizacja dokumentów

Legalizacja dokumentów

Przedsiębiorcy coraz częściej posługują się zagranicznymi dokumentami – zarówno urzędowymi, zawierającymi decyzje administracyjne, orzeczenia sądowe czy akty notarialne, jak i prywatnymi, np. umowami cywilnymi – które zostały poświadczone urzędowo lub przez osobę zaufania publicznego. Znakomita część tych dokumentów powinna zostać wcześniej poddana procedurze legalizacyjnej, poświadczającej ich autentyczność. W przeciwnym razie mogą stać się bezużyteczne. Dlatego warto wiedzieć co zrobić, żeby uwierzytelnić zagraniczny dokument.

Urzędnicy i dyplomaci
 
Ze względu na powszechność występowania należy wyróżnić podstawową formę legalizacji krajowej, jaką jest legalizacja konsularna. Jest to jedna z czynności określonych w art. 21 ustawy z 13 lutego 1984 r. o funkcjach konsulów Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 9, poz. 34 ze zm.). Legalizacji konsularnej – poza urzędnikami konsularnymi RP akredytowanymi za granicą – mogą dokonywać również przedstawiciele dyplomatyczni, którzy zostali w tym celu wyznaczeni i upoważnieni.
Najpowszechniejszą metodą jest legalizacja dokonywana przez konsula państwa przeznaczenia dokumentu, rezydującego w państwie pochodzenia dokumentu. W oparciu o tę regułę należy się spodziewać, że polskie dokumenty, przeznaczone do obrotu w innym państwie (np. w Rosji), będą legalizowane właśnie przez rezydującego w RP konsula tego państwa (w tym wypadku – konsula rosyjskiego), w którym posiadacz dokumentu chce się nim posłużyć. Urzędnicy konsularni RP będą z kolei legalizować dokumenty państwa, w którym są akredytowani po to, by mogły być używane w naszym kraju. Reguła ta ma jednak istotną wadę. Wiąże się bowiem z koniecznością stworzenia czasochłonnych i kosztownych procedur weryfikujących autentyczność dokumentu zagranicznego. Konsul państwa przeznaczenia dokumentu nie jest bowiem zobowiązany do znajomości porządku prawnego państwa pochodzenia dokumentu, a to byłoby niezbędne do określenia wymagań formalnych do uznania dokumentu za ważny. Konieczna jest w takim wypadku legalizacja postkonsularna. Polega ona na tym, że konsul zwraca się w drodze dyplomatycznej do organów państwa pochodzenia dokumentu, żeby uzyskać poświadczenie, że spełnia on wymagania, od których prawo danego państwa uzależnia ważność dokumentu. Chodzi o to, by rola konsula państwa przeznaczenia ograniczyła się do poświadczenia znanych mu podpisów i pieczęci (tzw. łańcuszek poświadczeń).
W praktyce międzynarodowej rozwija się jeszcze inna metoda, która pozwala uniknąć tego problemu. Otóż legalizacji dokumentów dokonuje konsul państwa ich pochodzenia, akredytowanego w państwie ich przeznaczenia. Zgodnie z tą regułą polskie dokumenty urzędowe będą legalizowane przez polskiego konsula akredytowanego w państwie, w którym dokument będzie używany. Wobec dokumentów zagranicznych przeznaczonych do obrotu w naszym państwie czynności legalizacyjne będą podejmowali konsulowie państwa pochodzenia dokumentów akredytowani przez polskie władze.
Jednak jeszcze przed użyciem dokumentu w państwie przeznaczenia, jego odpowiednie władze państwowe (najczęściej Ministerstwo Spraw Zagranicznych) dokonują poświadczenia podpisu i pieczęci konsula państwa pochodzenia (tzw. legalizacja postkonsularna). Oznacza to, że według omawianej reguły, w przypadku obcych dokumentów zagranicznych przeznaczonych do obrotu prawnego w RP, zalegalizowanych przez konsula państwa ich pochodzenia, ich użycie winno zostać poprzedzone dodatkowym poświadczeniem podpisu pieczęci tego konsula, dokonanym przez polskie MSZ.
Zaletą tej metody jest to, że oceny autentyczności dokumentu dokonuje konsul, który zna porządek prawny państwa jego pochodzenia. To zaś powala na szybszą i pewniejszą weryfikację. Rola władzy państwa przeznaczenia takiego dokumentu ogranicza się więc do znajomości podpisów i pieczęci konsulów przez nią akredytowanych.
Uprawnienie konsula państwa wysyłającego dokumenty do legalizacji, by mogły być używane w państwie przyjmującym, zasadniczo wynika z wiążących państwa umów konsularnych. Uprawnienie to może wynikać również z art. 5 Konwencji wiedeńskiej o stosunkach konsularnych z 1963 r. (załącznik do Dz.U. z 1982 r. nr 13, poz. 98), jeśli oczywiście państwo przyjmujące jest stroną tej umowy.
 
reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Cafe Finance

Ogólnopolskie biuro rachunkowe

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »