| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Poradniki > Legalizacja dokumentów

Legalizacja dokumentów

Przedsiębiorcy coraz częściej posługują się zagranicznymi dokumentami – zarówno urzędowymi, zawierającymi decyzje administracyjne, orzeczenia sądowe czy akty notarialne, jak i prywatnymi, np. umowami cywilnymi – które zostały poświadczone urzędowo lub przez osobę zaufania publicznego. Znakomita część tych dokumentów powinna zostać wcześniej poddana procedurze legalizacyjnej, poświadczającej ich autentyczność. W przeciwnym razie mogą stać się bezużyteczne. Dlatego warto wiedzieć co zrobić, żeby uwierzytelnić zagraniczny dokument.

Stosownie do art. 1138 kodeksu postępowania cywilnego zagraniczne dokumenty urzędowe (np. akty notarialne) posiadają moc dowodową na równi z polskimi dokumentami urzędowymi, z wyjątkiem dotyczących przeniesienia własności nieruchomości położonej w Polsce, które winny być uwierzytelnione przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny.
Przepis ten ma moc bezwzględnie obowiązującą, chyba że zawarta między danym państwem a Polską umowa międzynarodowa znosi wymóg legalizacji dokumentów urzędowych przez przedstawicieli dyplomatycznych, np. jeśli dane państwo jest stroną konwencji haskiej (apostille).
O ile państwa, w którym udziela pan pełnomocnictwa, nie łączy z Polską umowa znosząca wymóg legalizacji dokumentów urzędowych, kwestia uprawnienia urzędnika konsularnego do dokonywania legalizacji dokumentu nabiera znaczenia.
W świetle art. 22 ustawy z 13 lutego1984 r. o funkcjach konsulów RP czynności konsularnych, takich jak legalizowanie dokumentów, które zostały sporządzone lub uwierzytelnione w państwie przyjmującym lub w Polsce, dokonuje urzędnik konsularny, wyłącznie na podstawie upoważnienia ministra właściwego do spraw zagranicznych wydanego w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw sprawiedliwości.
Jeżeli czynności legalizacyjnej dokona urzędnik do wykonywania tej czynności nieuprawniony, ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną. Jeśli wskutek dokonania przez niego tej czynności powstanie szkoda - także ponosi odpowiedzialność materialną. Dokonana czynność jest jednak ważna, o ile spełnia wszystkie inne wymagania formalne, od których jej ważność uzależnia prawo polskie.
Przy potrzebie legalizacji dokumentu urzędowego pochodzącego z kraju, w którym nie ma polskiego przedstawicielstwa dyplomatycznego, może powstać trudność w ustaleniu placówki dyplomatycznej, która jest uprawniona do dokonywania czynności konsularnych, polegających choćby na uwierzytelnieniu pełnomocnictwa. W Republice Zambii np., której nie łączy z Polską umowa o zniesieniu legalizacji dokumentów urzędowych przez urzędników konsularnych, akredytowany jest Ambasador RP w Tanzanii. Do wykonywania czynności konsularnych uprawniona jest natomiast Ambasada RP w Zimbabwe. Warto więc zasięgnąć informacji w najbliższym urzędzie konsularnym, czy posiada akredytację do działania na terytorium innego państwa, w tym wykonywania czynności konsularnych.
Jeśli chodzi o pełnomocnictwo do zawarcia umowy przeniesienia własności nieruchomości położonej w Polsce, stosownie do art. 158 kodeksu cywilnego, w związku z art. 99 k.c., takie pełnomocnictwo powinno zostać sporządzone w formie aktu notarialnego. Dotyczy bowiem przeniesienia własności nieruchomości. Sąd Najwyższy stanął na stanowisku, że art. 12 prawa prywatnego międzynarodowego (dalej - p.p.m.) ma charakter normy ogólnej, znajduje zatem zastosowanie do wszystkich czynności prawnych, chyba że przepis szczególny zawiera inne unormowanie. Brak w p.p.m. przepisu szczególnego odnoszącego się do pełnomocnictwa oznacza, że prawo właściwe dla oceny formy pełnomocnictwa należy ustalać zgodnie z art. 12 tej ustawy, który mówi, że forma czynności prawnej podlega prawu właściwemu dla tej czynności, ale wystarcza zachowanie formy przewidzianej przez prawo państwa, w którym czynność zostaje dokonana. Tym samym zadowalające jest udzielenie takiego pełnomocnictwa w formie, jaką prawo państwa, w którym jest udzielane, przewiduje dla pełnomocnictwa do przeniesienia własności nieruchomości (orzeczenie SN z 20 stycznia1998 r., sygn. akt I CKN 345/97).
Mając na względzie art. 1138 k.p.c., pełnomocnictwo dotyczące przeniesienia własności nieruchomości zalegalizowane przez nieuprawnionego do tego urzędnika konsularnego może być uznane za pozbawione mocy dowodowej równej polskim dokumentom urzędowym z uwagi na brak wymaganej formy dokumentu przewidzianej przez polskie prawo i brak jego legalizacji przez uprawniony podmiot. Sąd może jednak oceniać skuteczność takiego pełnomocnictwa w ramach swobodnej oceny dowodów - art. 233 par. 1 k.p.c.
Sama czynność udzielenia pełnomocnictwa może być ważna, jeżeli została zachowana forma pełnomocnictwa przewidziana przez prawo kraju, w którym go udzielono. Wynika to z art. 12 p.p.m., nawet jeśli owo pełnomocnictwo ma moc dowodową jedynie dokumentu prywatnego. Jeśli więc prawo danego państwa stanowi, że dla ważności takiego pełnomocnictwa wystarcza forma pisemna, to nie ma potrzeby stosowania formy aktu notarialnego.
Niestety liberalne zapatrywanie, wynikające z orzecznictwa SN nie zawsze podzielają sądy niższych instancji.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

S&P Audyt Sp. z o.o.

Podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »