| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Poradniki > Obowiązki płatników składek wobec ZUS

Obowiązki płatników składek wobec ZUS

Z wyjątkiem przedstawicieli nielicznych grup zawodowych (np. prokuratorów, sędziów) zdecydowana większość osób objęta jest powszechnym systemem ubezpieczeń społecznych. Począwszy od 1 stycznia 1999 r. zasady, na których funkcjonuje ten system, reguluje ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. Nr 137, poz. 887 z późn.zm.).

8. Dokumenty ubezpieczeniowe
 
Przebieg ubezpieczeń społecznych, podstawa wymiaru składek, wysokość należnych i opłaconych składek jest dokumentowana przy wykorzystaniu stosownych formularzy ubezpieczeniowych. Wśród nich zwykło się wyróżniać dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe. Oprócz nich począwszy od roku kalendarzowego 2003 niektórzy płatnicy składek przekazują do ZUS również informację ZUS IWA, która zawiera dane na podstawie, których ZUS ustali właściwą dla płatnika składek stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe. Wzory dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych określone są we wcześniej już wspomnianym rozporządzeniu w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów. Natomiast wzór informacji ZUS IWA określony jest w rozporządzeniu w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków.
 
8.1. Dokumenty zgłoszeniowe
 
Za pomocą dokumentów zgłoszeniowych płatnik składek przekazuje do ZUS informacje, które pozwalają ustalić takie okoliczności, jak – dane identyfikacyjne i ewidencyjne ubezpieczonego oraz płatnika składek, okres zgłoszenia w ZUS płatnika składek, okres podlegania przez daną osobę ubezpieczeniom społecznym. Za pomocy tych dokumentów zgłasza się również do ZUS zmiany w zakresie tych danych oraz koryguje się popełnione w nich błędy. Wśród dokumentów zgłoszeniowych można wyróżnić dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek oraz dokumenty zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej. Do tych pierwszych zalicza się następujące dokumenty:
1) zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby fizycznej ZUS ZFA,
2) zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej ZUS ZPA,
3) wyrejestrowanie płatnika składek ZUS ZWPA,
4) zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych ZUS ZIPA,
5) adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek ZUS ZAA,
6) informację o numerach rachunków bankowych płatnika składek ZUS ZBA.
Do tych drugich należą zaś:
1) zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej ZUS ZUA,
2) zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych ZUS ZZA,
3) zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej ZUS ZIUA,
4) wyrejestrowanie z ubezpieczeń ZUS ZWUA,
5) zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego ZUS ZCZA,
6) zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego ZUS ZCNA.
 
8.2. Dokumenty rozliczeniowe
 
Dokumenty rozliczeniowe przeznaczone są zasadniczo do przekazania informacji o wysokości podstawy wymiaru i składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń. Dokumentami rozliczeniowymi są:
1) deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA,
2) imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach ZUS RCA,
3) raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne ZUS RZA,
4) raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek ZUS RSA,
5) raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej ZUS RMUA.
 
8.3. Forma przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych
 
Płatnicy składek przekazują do ZUS wymagane prawem dokumenty ubezpieczeniowe bądź w formie elektronicznej, bądź w formie papierowej. Do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych (z wyjątkiem dokumentów ZUS ZFA i ZUS ZPA) w pierwszej z wymienionych form zobowiązani są płatnicy składek, którzy rozliczają składki za więcej niż 5 osób. W uzasadnionych przypadkach ZUS może zwolnić płatnika składek rozliczającego składki za więcej niż 5 osób z obowiązku przekazywania dokumentów w formie elektronicznej. Wniosek płatnika w tym zakresie rozpoznaje i ustosunkowuje się do niego dyrektor właściwego oddziału ZUS. Pozostali płatnicy dokumenty ubezpieczeniowe mogą przekazywać w formie papierowej.
Przekazanie dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS w formie elektronicznej może odbywać się bądź poprzez teletransmisję danych przy wykorzystaniu programu „Płatnik”, bądź poprzez przekazanie komputerowego nośnika informacji. Na przekazanie dokumentów ubezpieczeniowych na komputerowym nośniku informacji konieczna jest uprzednia zgoda dyrektora właściwego oddziału ZUS, który określi rodzaj i miejsce dostarczenia nośnika.
 
8.4. Informacja ZUS IWA
 
Za pomocą informacji ZUS IWA płatnicy składek przekazują do ZUS dane, które są niezbędne do ustalenia obowiązującej go stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Jak wynika z przepisów ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, informację ZUS IWA w terminie do 20 stycznia danego roku, za poprzedni rok kalendarzowy, składają ci płatnicy składek, którzy:
1) byli zgłoszeni w ZUS nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia poprzedniego roku i co najmniej 1 dzień w styczniu danego roku,
2) zgłaszali w roku, którego dotyczy ZUS IWA, do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
3) byli wpisani do rejestru REGON na dzień 31 grudnia roku, którego dotyczy ZUS IWA.
Informacja ZUS IWA, oprócz danych organizacyjnych, identyfikacyjnych i adresowych płatnika składek, które występują również w innych dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi, zawiera dane dotyczące liczby ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego, rodzaju działalności według PKD, liczby poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, liczby poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, liczby zatrudnionych w warunkach zagrożenia.
Płatnik składek informację ZUS IWA przekazuje w tej samej formie co pozostałe dokumenty ubezpieczeniowe.
 
8.5. Korygowanie dokumentów ubezpieczeniowych
 
W przypadku gdy w danych, które płatnik składek przekazał do ZUS składając dokument zgłoszeniowy lub rozliczeniowy, zaszły zmiany lub okazało się, że występują w nich nieprawidłowości, płatnik składek jest zobowiązany zawiadomić o tym ZUS. Zawiadomienia tego płatnik składek dokonuje składając w trybie zmiany lub korekty nowy dokument zawierający prawidłowe dane.
Płatnik składek zobowiązany jest zawiadomić ZUS o wszelkich zmianach, jakie nastąpiły w stosunku do danych osób ubezpieczonych zawartych w zgłoszeniu w terminie 7 dni od zaistnienia zmian lub stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie bądź otrzymania zawiadomienia o stwierdzonych nieprawidłowościach przez ZUS. Natomiast o wszelkich zmianach w stosunku do danych zawartych w zgłoszeniu płatnika składek płatnik składek zobowiązany jest zawiadomić ZUS w terminie 14 dni od dnia zaistnienia zmian lub stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie bądź otrzymania zawiadomienia o stwierdzonych nieprawidłowościach od ZUS. Powyższe zasady dokonywania zmian i korekt dokumentów zgłoszeniowych wynikają z art. 36 ust. 13 i art. 44 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Jeżeli zaś chodzi o korektę dokumentów rozliczeniowych, to płatnik składek zobowiązany jest dokonać jej poprzez złożenie dokumentów rozliczeniowych korygujących w przypadku stwierdzenia w nich nieprawidłowości we własnym zakresie lub przez ZUS. Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących obejmuje deklarację rozliczeniową korygującą oraz imienne raporty miesięczne korygujące, w których wystąpiły nieprawidłowości. W przypadku gdy korekty wymagają jedynie dane zawarte w deklaracji rozliczeniowej, płatnik składa wyłącznie deklarację rozliczeniową korygującą. Dokumenty rozliczeniowe korygujące powinny zostać złożone w ZUS w terminie:
1) 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o nieprawidłowościach od ZUS,
2) 7 dni od dnia uprawomocnienia się decyzji, jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji,
3) 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli, jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze kontroli.
Wyżej przedstawione zasady korekty dokumentów rozliczeniowych określają art. 41 ust. 6, 7a i 7b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Dodatkowo z art. 41 ust. 6a, 6b i 7 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika, że:
1) nie koryguje się danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym w przypadku stwierdzenia przez płatnika składek we własnym zakresie lub przez ZUS różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20, z wyjątkiem przypadku, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota,
2) płatnik składek jest zobowiązany sprawdzić prawidłowość danych przekazanych do ZUS w imiennych raportach miesięcznych dotyczących danego roku kalendarzowego nie później niż do 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego.
 
reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Krzysztof Kłosowski

Prawnik, doradca podatkowy w Instytucie Studiów Podatkowych Modzelewski i Wspólnicy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »