Zmiana siedziby w trakcie prowadzonej działalności

Czy faktury sprzedaży i zakupu powinny być wystawiane na adres siedziby spółki przed zmianą, czy już na nowy adres? Czy za zdarzenie powodujące zmianę właściwości urzędu skarbowego należy przyjąć datę złożenia dokumentów do KRS, datę zmiany umowy spółki czy datę dokonania wpisu przez KRS? KRS zawiadomi urzędy o zmianie siedziby, gdy dokona wpisu (zasada jednego okienka), ale czy VAT trzeba aktualizować samemu?

Zmiana siedziby spółki skutkuje koniecznością zgłoszenia tego faktu do Krajowego Rejestru Sądowego, urzędu statystycznego, ZUS oraz naczelnika urzędu skarbowego. Wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony w terminie siedmiu dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu (art. 22 ustawy o KRS). Zdarzeniem takim jest podjęcie przez walne zgromadzenie spółki uchwały o zmianie jej siedziby (lub zmiana umowy spółki).

Po rozpatrzeniu wniosku sąd wydaje postanowienie o zmianie wpisu do rejestru, co skutkuje koniecznością aktualizacji danych m.in. w rejestrze REGON oraz w ewidencji podatników, płatników podatków i płatników składek ubezpieczeniowych, prowadzonych przez naczelników urzędów skarbowych (NIP).

Właściwym dla podatnika organem podatkowym jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT, a jeżeli czynności te są wykonywane na terenie dwóch lub więcej niż dwóch urzędów skarbowych - naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na siedzibę podatnika. W przypadku osób fizycznych właściwym organem podatkowym jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce ich zamieszkania (art. 3 ust. 1 ustawy o VAT).

Gdy ulega zmianie siedziba spółki, co skutkuje jednocześnie zmianą właściwości urzędu skarbowego, płatnicy VAT zobowiązani są do złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu VAT-R do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na nowe miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu. Obowiązek ten wynika z przepisu art. 96 ust. 12 ustawy o VAT. Formularz wraz z dokumentami potwierdzającymi zmianę należy złożyć w terminie siedmiu dni od zaistnienia zmiany. Wypełnia się w nim m.in. odpowiednio: kwadrat 2 w poz. 4, kwadrat 2 w poz. 8 oraz poz. 9, wpisując w niej naczelnika urzędu skarbowego poprzednio właściwego dla rozliczeń VAT.

Za zdarzenie powodujące zmianę właściwości urzędu skarbowego należy zatem uznać datę dokonania wpisu do KRS. Stanowi on podstawę do złożenia druku aktualizacyjnego VAT-R. Oznacza to, że do tego momentu faktury sprzedaży i zakupu powinny być wystawiane na adres siedziby spółki przed zmianą.

Nie ma potrzeby składania aktualizacji VAT-R, gdy aktualizacji podlegają dane, które są objęte obowiązkiem aktualizacji NIP. Zasada ta nie obowiązuje, gdy w wyniku aktualizacji zmienia się właściwość urzędu (art. 96 ust. 12 ustawy o VAT).

Przepisy ustawy o VAT nie normują natomiast zasad rozliczenia VAT w razie zmiany miejsca prowadzenia działalności (siedziby) w trakcie prowadzonej działalności. Co do zasady reguluje je przepis art. 18 ordynacji podatkowej, który stanowi, że jeśli w trakcie roku podatkowego lub określonego w odrębnych przepisach innego okresu rozliczeniowego nastąpi zdarzenie powodujące zmianę właściwości miejscowej organu podatkowego, organem podatkowym właściwym miejscowo za ten okres rozliczeniowy pozostaje ten organ podatkowy, który był właściwy w pierwszym dniu roku podatkowego lub okresu rozliczeniowego. Na podstawie delegacji ustawowej przepisu § 2 tej ustawy Minister Finansów określił w § 13 rozporządzenia z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie właściwości organów podatkowych (Dz.U. Nr 165, poz. 1371 z późn.zm.) odmienne od ogólnej reguły zasady rozliczania VAT w przypadku zmiany właściwości urzędu skarbowego w trakcie prowadzonej działalności gospodarczej. W tym przypadku organem podatkowym właściwym miejscowo w sprawach rozliczeń podatku od towarów i usług za dany okres rozliczeniowy, w trakcie którego nastąpiła zmiana właściwości urzędu skarbowego, jest organ podatkowy właściwy dla podatnika z tytułu rozliczeń podatku od towarów i usług w ostatnim dniu tego okresu.

Jeżeli zgodnie z odrębnymi przepisami podatnik jest obowiązany do ujawnienia adresu siedziby w odpowiednim rejestrze, powyższą zasadę stosujemy, gdy nowy adres siedziby został ujawniony w tym rejestrze do końca okresu rozliczeniowego, którego deklaracja dotyczy.

PRZYKŁAD

Spółka handlowa z siedzibą w Warszawie 20 marca 2011 r. (data wpisu do KRS) zmieniła miejsce tej siedziby i przeniosła ją do Poznania. Ze względu na to, że organem właściwym dla spółki na ostatni dzień marca jest urząd skarbowy w Poznaniu, deklarację VAT-7 za marzec 2011 r. spółka powinna złożyć w urzędzie skarbowym w Poznaniu, a nie w Warszawie.

W przypadku zmiany właściwości urzędu skarbowego dla rozliczeń VAT w trakcie prowadzonej działalności gospodarczej deklarację VAT za okres, w którym zmiana ta nastąpiła, należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego w ostatnim dniu tego okresu rozliczeniowego, czyli właściwego po zmianie siedziby (miejsca prowadzenia działalności).

Urząd skarbowy właściwy ze względu na nowe miejsce siedziby spółki będzie również organem podatkowym właściwym miejscowo w sprawach dotyczących poprzednich lat podatkowych lub innych okresów rozliczeniowych, z wyjątkiem wszczętych przed zmianą właściwości postępowań podatkowych lub kontrolnych (art. 18a i art. 18b ordynacji podatkowej).

Odnosząc się do sytuacji z przykładu, wszelkie korekty deklaracji VAT za okresy rozliczeniowe przed marcem 2011 r. spółka powinna składać w urzędzie skarbowym w Poznaniu.

Podsumowując, VAT podlega odrębnym zasadom aktualizacji. Za zdarzenie skutkujące zmianą właściwości urzędu skarbowego należy przyjąć datę wpisania nowej siedziby spółki do KRS. Do tego momentu wystawiane i przyjmowane faktury powinny mieć poprzedni adres jej siedziby. Deklarację VAT za okres rozliczeniowy, w którym nastąpiła zmiana siedziby, spółka powinna złożyć do urzędu skarbowego właściwego dla jej nowej siedziby.

Anna Potocka

Podstawa prawna:

• art. 3, art. 96 ust. 6 i 12 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późn.zm.),

• art. 18-18b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn.zm.).