| INFORFK | INFORRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Podatki > Utrata dokumentacji podatkowej

Utrata dokumentacji podatkowej

Co zrobić, jeśli w czasie kataklizmu firma utraciła dokumentację?


Kataklizmy, które mogą dotknąć firmę, są różne: pożar, katastrofa budowlana z powodu np. trąby powietrznej, powódź. I właśnie powódź dotknęła ostatnio południe Polski. Ucierpiały z tego powodu nie tylko osoby fizyczne, ale i przedsiębiorstwa. Majątek stracili i jedni, i drudzy. Przedsiębiorcy będą dodatkowo musieli uporać się ze stratą dokumentów, które nierozerwalnie wiążą się z prowadzoną działalnością - dokumentów finansowych związanych m.in. z rozliczeniami podatkowymi.

W uproszczeniu dokumenty podatników można podzielić na następujące grupy:

• księgi lub ewidencje prowadzone na podstawie właściwych przepisów;

• dowody źródłowe stanowiące podstawę dokonywania wpisów w księgach lub ewidencjach, m.in. takie jak: faktury, rachunki, dowody wewnętrzne;

• deklaracje lub zeznania złożone w organach podatkowych w związku z dokonywaniem rozliczeń podatkowych.

Ze wskazanych grup dwie pierwsze mają istotne znaczenie przy wywiązywaniu się w sposób terminowy z obowiązków podatkowych. W przypadku zniszczenia w wyniku zdarzenia losowego dokonanie rozliczeń jest na dobrą sprawę niewykonalne. Obowiązujące przepisy nie zawierają jednak żadnych rozwiązań pozwalających w takich sytuacjach na ulgowe potraktowanie podatników. W świetle obowiązujących przepisów podatnicy są zobowiązani przechowywać dokumentację księgową (księgi oraz związane z ich prowadzeniem dokumenty źródłowe) do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego dotyczy dokumentacja. Co do zasady okres przedawnienia wynosi pięć lat od końca roku, w którym upływał termin podatku.

Przepisy nie przewidują wyjątków od obowiązku przechowywania dokumentacji. Nie określają również sposobów postępowania w przypadku, kiedy dojdzie do zniszczenia dokumentacji z powodów losowych. Co istotne, przepisy nie wskazują również na zasady, jakich należy dochować przy odtwarzaniu dokumentacji niezbędnej z punktu widzenia rozliczeń podatkowych. Niemniej jednak organy podatkowe przyjmują, że podatnicy są zobowiązani do jej odtworzenia.

Brak dokumentacji podatkowej powoduje olbrzymie utrudnienia w rozliczeniach podatkowych i może być źródłem wielu komplikacji także w przyszłości. Wskazać bowiem należy, że:

• W przypadku braku ksiąg podatkowych i innych niezbędnych dowodów źródłowych organy podatkowe mogą dokonać oszacowania podstawy opodatkowania i wyliczenia podatku, jaki winien zostać przez podatnika zapłacony. Ponieważ trudno jest odtworzyć w pełni warunki, w jakich dany podatnik prowadził działalność, a szacowanie podstawy opodatkowania najczęściej sprowadza się do poszukiwania danych porównywalnych, ale uśrednionych, stąd w konkretnym przypadku dokonany szacunek może być dla podatnika krzywdzący.

• Zgodnie z regułą dowodową w zakresie kosztów uzyskania przychodów w podatkach dochodowych, to podatnik winien prawidłowo udokumentować poniesienie kosztu. Stąd brak dowodów źródłowych może spowodować zakwestionowanie wykazanych kosztów uzyskania przychodu lub ich uwzględnienie w bieżących rozliczeniach.

• Komplikacje powstają również z uwagi na obowiązujące zasady odliczeń podatku naliczonego w podatku VAT. Zgodnie bowiem z ustawą o VAT, prawo do odliczenia podatku naliczonego co do zasady powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny. Podstawą do odliczenia podatku VAT jest zatem dokument źródłowy. Mogą pojawić się wątpliwości co do istnienia prawa do odliczenia w sytuacji, gdy faktury zostały zniszczone. Wydaje się, że w takiej sytuacji należy uznać, że podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia. Odrębną natomiast kwestią jest dysponowanie dowodami potwierdzającymi nabycie tego prawa oraz jego zakres.

• W przypadku utraty dokumentacji prowadzonej bieżąco, powstaje problem z dokonaniem bieżących rozliczeń podatkowych, tj. zapłaty zaliczek na podatek dochodowy, rozliczenia podatku od wypłacanych pensji pracownikom, a w szczególności rozliczeń w zakresie podatku VAT. W przypadku zniszczenia całości dokumentacji, np. dotyczącej sprzedaży opodatkowanej oraz podatku naliczonego, wykazanie prawidłowej wielkości podatku VAT w terminie składania deklaracji może okazać się niemożliwe.

W prasie podatkowej pojawia się bardzo często stwierdzenie, że w przypadku, gdy dojdzie do zniszczenia ksiąg, należy o tym powiadomić urząd skarbowy. Jednakże ani ustawa o rachunkowości, ani ordynacja podatkowa, ani rozporządzenie o podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie wskazuje na istnienie takiego obowiązku. Naczelnika urzędu skarbowego należy powiadomić o:

• założeniu księgi przychodów i rozchodów;

• przekazaniu prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów do biura rachunkowego;

• zamiarze sporządzenia spisu z natury w innym terminie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Zawiadomienia tego należy dokonać w formie pisemnej w terminie co najmniej siedmiu dni przed datą sporządzenia tego spisu.

POLECANE ARTYKUŁY

TERMINARZ

GRU22
TydzieńPWŚCPSN
491234567
50891011121314
5115161718192021
5222232425262728
129303101020304

Ostatnio na forum

Narzędzia przedsiębiorcy

Eksperci infor.pl

Artur Zych

Wiceprezes Zarządu i Dyrektor Handlowy BIK Brokers. Absolwent wydziału Zarządzania i Marketingu Uniwersytetu Warszawskiego. W latach 1992-95 jeden z organizatorów i założycieli sieci restauracji KFC, Pizza Hut i Taco Bell należącej do PepsiCo. <br />

Zostań ekspertem Infor.pl »