| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Podatki > Utrata dokumentacji podatkowej

Utrata dokumentacji podatkowej

Co zrobić, jeśli w czasie kataklizmu firma utraciła dokumentację?

Obowiązek powiadomienia urzędu skarbowego o zniszczeniu ksiąg nie wynika zatem z przytoczonych przepisów. Jeżeli zatem podatnik nie dokonałby zawiadomienia urzędu skarbowego, trudno znaleźć podstawy do nałożenia sankcji z tego tytułu. Mając jednak na uwadze, że kwestia zniszczenia ksiąg oraz zakres tego zniszczenia może mieć znaczenie w przyszłości, dokonanie takiego zawiadomienia leży w interesie podatnika. Dodatkowo należy zalecać, aby w takim przypadku, niezależnie od tego, czy zawiadomienie zostanie dokonane, sporządzić szczegółowy protokół dokumentujący fakt zniszczenia ksiąg. Tego rodzaju protokół będzie miał w przyszłości istotne znaczenie dowodowe, np. w trakcie ewentualnej kontroli, stąd też powinien wskazywać:

• kiedy doszło do zniszczenia ksiąg;

• w jakich okolicznościach;

• jaki jest zakres zniszczeń i rodzaje zniszczonych dokumentów, np. faktury sprzedaży za okres maj-czerwiec. Zakres opisanych zniszczeń będzie wskazywał automatycznie, jakie dokumenty będą wymagały odtworzenia,

• osoby obecne przy sporządzaniu protokołu i dokonujące oceny stanu ksiąg.

Ponadto, o ile to możliwe (brak przeciwwskazań, np. sanitarnych), warto zachować tę część dokumentacji, która jest uszkodzona, ale możliwe jest jej częściowe odczytanie.

W sytuacji utraty dokumentacji, nawet częściowej, przygotowanie rozliczenia z podatku, rozumiane jako obliczenie podatku oraz sporządzenie i wypełnienie deklaracji, jest z reguły niewykonalne w ustawowych terminach, zwłaszcza w przypadku rozliczeń z zakresu podatku od towarów i usług dokonywanych w miesięcznych okresach rozliczeniowych. Niezależnie od powyższego, bezpośrednio po przejściu fali powodziowej, kiedy konieczne jest wykonanie szeregu prac porządkowych, wypełnienie obowiązków podatkowych trudno uznać za kwestię najbardziej palącą, nawet jeśli za niezłożenie deklaracji w terminie można ponieść odpowiedzialność karno-skarbową. Przepisy podatkowe zawierają jednak w tym zakresie rozwiązania, które mogą stanowić ułatwienie w sytuacjach losowych. Zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej, naczelnicy urzędów skarbowych mogą na wniosek podatników, a także płatników i inkasentów odroczyć terminy wynikające z przepisów prawa podatkowego. W szczególności wskazany przepis dotyczy możliwości odraczania terminów do złożenia deklaracji podatkowych, np. VAT-7. Warunkiem odroczenia terminu jest złożenie wniosku. Naczelnik urzędu skarbowego nie może dokonać odroczenia terminu z własnej inicjatywy, nawet jeżeli ma świadomość, że podatnicy z danego terenu nie są w stanie ich złożyć w terminie. Wniosek musi być złożony przed upływem daty złożenia deklaracji oraz wskazywać, że odroczenie jest uzasadnione ważnym interesem podatnika, płatnika lub inkasenta. Jako uzasadnienie należy wskazać np. brak możliwości złożenia deklaracji z powodu zalania pomieszczeń, w których była przechowywane dokumentacja podatkowa. Uzupełniająco warto wskazać, że odroczenie terminu do złożenia deklaracji może mieć zastosowanie we wszelkich innych przypadkach losowych, np. w razie pożaru.

Niektórzy podatnicy w przypadkach losowych, aby nie doprowadzić do powstania odpowiedzialności za nieterminowe złożenie deklaracji, stosują metodę składania deklaracji „zerowych”, które w późniejszym okresie są korygowane i wskazują prawidłową kwotę podatku do zapłaty. Taką metodę odradzamy, ponieważ może być uznana nawet za przestępstwo karno-skarbowe, polegające na podaniu nieprawdy w składanej deklaracji i narażenie w ten sposób podatku na uszczuplenie (art. 56 k.k.s). Metoda ta sprowadza się bowiem do popełnienia większego przewinienia, w celu uniknięcia przewinienia relatywnie mniejszej wagi, polegającego na złożeniu deklaracji po terminie.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych oraz innych ewidencjach są dowody źródłowe. Najważniejsze z tych dokumentów to faktury i rachunki, czyli dowody źródłowe zewnętrzne, które tylko w ograniczonym zakresie mogą zostać zastąpione dowodami wewnętrznymi, czyli dokumentami sporządzanymi przez samego podatnika. Odtwarzanie dokumentacji podatkowej będzie zatem w głównej mierze sprowadzać się do odtworzenia dowodów zewnętrznych. Na ich podstawie odtworzenie zapisów, np. księgi przychodów i rozchodów, nie będzie stanowić większej trudności. Większych komplikacji nie powinno się również mieć przy uzyskaniu kopii dokumentów składanych przez podatników do urzędów skarbowych. Jakkolwiek przepisy nie zawierają w tym zakresie wyraźnych postanowień, trudno jednak uznać, aby urząd skarbowy mógł odmówić przekazania kopii deklaracji lub zeznań, które zgodnie z obowiązującymi przepisami zostały złożone przez podatnika.

W przypadku odtwarzania dowodów źródłowych należy zwrócić się do kontrahentów o przekazanie kopii dokumentów dotyczących wzajemnych transakcji. Przepisy rozporządzenia wykonawczego do ustawy o VAT wskazują, że jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej zostanie zniszczony albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Przepisy jednoznacznie rozstrzygają obowiązki związane z wystawianiem duplikatów przez sprzedawcę. Brak jest natomiast wskazań, jak należy postąpić w sytuacji, kiedy zostaną zniszczone dokumenty sprzedawcy i nie dysponuje on oryginałami wystawionych faktur wskazującymi na wysokość sprzedaży. W takim przepadku nie ma żadnych przeszkód prawnych, aby uzyskać kopie tych dokumentów od nabywcy. Dokumenty te nie będą miały charaktery duplikatu w rozumieniu rozporządzenia wykonawczego do ustawy o VAT, niemniej jednak stanowią dowód, że oryginał o określonej treści został przez sprzedawcę wystawiony.

W przypadku operacji gospodarczych, w stosunku do których przepisy bezwzględnie nie wymagają udokumentowania fakturą VAT, można również rozważać uzyskanie lub wykorzystanie dowodów zastępczych, np. kopii przelewów bankowych lub wyciągów bankowych. Sytuacja taka może wystąpić w przypadku wydatków kwalifikowanych jako koszt uzyskania przychodu. Przy braku możliwości uzyskania kopii faktur, zapisy z wyciągu bankowego można uznać za dowód poniesienia kosztu, jeśli będzie z niego wynikało, jakiej operacji gospodarczej operacja dotyczyła.

Prezentowane stanowisko organów podatkowych wskazujące na obowiązek odtworzenia dokumentów nie uwzględnia jednej istotnej okoliczności. Mianowicie tego, że zakres zniszczeń może objąć tak znaczną grupę przedsiębiorców z danego terenu, że nie będzie możliwości zwrócenia się do kogokolwiek o przekazanie kopii dokumentów, ponieważ u wszystkich podmiotów znajdujących się we wzajemnych relacjach gospodarczych będzie ta sama sytuacja - u każdego dojdzie do zniszczenia dokumentacji.

Tu niezbędne wydaje się stanowisko Ministerstwa Finansów, które określi ścieżkę postępowania.

Filip Siwek

Skoczyński Wachowiak Strykowski Kancelaria Prawna

www.sws.com.pl

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Emilia Stawicka

Specjalista w obsłudze księgowej i kadrowo-płacowej firm

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »