REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kopie faktur papierowych mogą być przechowywane w formie elektronicznej

Wiesława Moczydłowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Przepisy wykonawcze do ustawy o VAT nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur. Za wystawienie faktury uznać można już samo zgromadzenie informacji niezbędnych do jej sporządzenia, a nie wydrukowanie faktury.

 

REKLAMA

REKLAMA

Jeżeli księgowy system informatyczny wykorzystywany przez daną firmę pozwoli na wydrukowanie kopii faktury na życzenie organu kontrolnego, to funkcja dokumentacyjna wymagana ustawą o VAT zostaje spełniona. To do podatnika należy decyzja, w jakiej formie chce przechowywać faktury.

Obowiązujące przepisy nie dają jednoznacznej odpowiedzi na pytanie w sprawie zasad wystawiania i przechowywania faktur. Na tym tle często toczą się spory podatników z fiskusem. Rozporządzenie w sprawie (...) wystawiania faktur oraz sposobu ich przechowywania (...) stanowi w § 21, że oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, należy przechowywać w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Dotychczas organy podatkowe twierdziły, że kopie faktur należy przechowywać w wersji papierowej. Z kolei w orzecznictwie pojawił się pogląd, że skoro polskie regulacje nie zawierają jednoznacznych rozstrzygnięć, należy sięgnąć do dyrektywy 2006/112/WE, która zawiera bezwzględny obowiązek przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane.

REKLAMA

Ostateczne rozstrzygnięcie w tym zakresie przynosi precedensowy wyrok NSA (I FSK 1169/08). Warto zwrócić uwagę na jego uzasadnienie. Sąd, co prawda, opiera swoje stanowisko na dyrektywie 2006/112/WE, jednak wyraźnie stwierdza, że z dyrektywy można wywnioskować jedynie to, że kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. Nieuprawnione jest utożsamianie czynności „wystawienia” i „przesłania” faktury. Są to dwie odrębne czynności. Porównanie zapisu § 23 ust. 2 rozporządzenia (Ministra Finansów z 25 maja 2005 r., obecnie z 28 listopada 2008 r.) z art. 247 ust. 2 dyrektywy prowadzi do wniosku, że polski normodawca nie wprowadził dokładnego zapisu tej normy. Pominięcie zwrotu „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione” otworzyło pole do niejednoznacznej wykładni językowej, co skutkuje koniecznością poszukiwania innych wykładni.

Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przesłanką interpretacji omawianych przepisów jest konieczność przechowywania kopii faktury. Jest to funkcja kontrolna i wykładnia powinna ją uwzględniać.

Zatem jeśli podatnik zobowiązuje się drukować faktury na każde żądanie uprawnionego organu, przy jednoczesnym zachowaniu wymogu oznaczania kopii faktury wyrazem „KOPIA”, to tym samym gwarantuje wymagane w art. 246 dyrektywy cechy kopii faktur.

Nie ma zatem normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. NSA podkreślił, że za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.

Podkreślić należy, że to podatnik, mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to w formie drukowanej, czy to w formie elektronicznej, ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne, czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji.

Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.

NSA powołał się także na zasadę proporcjonalności, wyrażoną w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego, a następnie doprecyzowaną przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich (np. w sprawie C-446/03 Marks&Spencer czy też C-361/96 Sociale Generale). Z zasady tej wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 dyrektywy 112, jest nadmiernie dolegliwy i narusza wspomnianą zasadę.

Jeśli zatem zarówno przepisy wykonawcze do ustawy o VAT, jak i unormowania unijne nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur, za wystawienie faktury uznać można już samo zgromadzenie informacji niezbędnych do jej sporządzenia, a nie wydrukowanie faktury. Zatem to do podatnika należy decyzja, w jakiej formie chce przechowywać faktury.

Dzięki wyrokowi NSA przedsiębiorcy nie muszą już ponosić dodatkowych kosztów związanych z wydrukiem i archiwizacją faktur. Niektóre firmy wystawiają po kilka tysięcy faktur miesięcznie, a przypomnieć należy, że faktury trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione, co w praktyce oznacza prawie sześć lat.

•  rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 122, poz. 1337; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 222, poz. 1760

•  wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08)

Wiesława Moczydłowska

współpracownik redakcji BR

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Informacja o zaległości w ZUS na 0,01 zł wysyłana jest listem poleconym, a najwięksi gracze nie płacą milionowych zadłużeń

    Zadłużenie aktywnych płatników w ZUS rośnie. Rekordzista wśród aktywnych płatników jest zadłużony na ponad 822 mln zł. Czy ZUS może sam zmieniać przepisy? 

    Według danych udostępnionych przez ZUS, na koniec 2023 roku maksymalna kwota zadłużenia aktywnego płatnika wyniosła przeszło 822 mln zł. Rok wcześniej była o 3,5 mln zł mniejsza. Wśród komentujących te dane ekspertów nie brakuje opinii, że dopuszczenie do takiej sytuacji jest skandalem. Z kolei Zakład przekonuje, że sam nie może zmieniać przepisów. Jednak według znawców tematu, ZUS ma odpowiednie narzędzia do ściągania należności i nawet niewielkie kwoty są skutecznie egzekwowane od przedsiębiorców. Do tego po danych widać, że średnie zadłużenie aktywnych płatników wzrosło rok do roku o ponad 3 tys. zł, tj. do wartości blisko 31 tys. zł.

    Czy trzeba płacić ZUS gdy działalność gospodarczą się zawiesi, czy przerwę w biznesie można zrobić tylko raz w roku czy wiele razy

    Działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG można zawiesić pod warunkiem, że nie zatrudnia się pracowników. Dlatego co do zasady nie trzeba dodatkowo załatwiać formalności w ZUS.

    Przestępstwa finansowe. Zorganizowane grupy zajmują się praniem brudnych pieniędzy i korumpowaniem urzędników: co trzeba wiedzieć

    Korupcja, pranie pieniędzy, wyłudzenia, ataki hakerskie – to realne zagrożenia XXI wieku. Obecnie przestępczość finansowa, cyberprzestępczość oraz nowoczesne technologie są mocno ze sobą związane.

    Jak jeździć ekologicznie i oszczędnie. Pięć zasad sprawdzonych w praktyce i zalecanych każdej firmie transportowej

    W dobie rosnących kosztów firm transportowych i spowolnienia gospodarczego ekonomiczna jazda przestała być zjawiskiem sporadycznym, a stała się koniecznością i jednym ze sposobów na redukcję wydatków. Jakie są więc najważniejsze zasady ekonomicznej jazdy? 

    REKLAMA

    Zboża ozime wiosną - jak nawozić dolistnie. 5 kluczowych wskazówek

    Jedną z najefektywniejszych form pielęgnacji (dokarmiania) zbóż ozimych wiosną jest nawożenie dolistne. Dobrze przemyślane działania agrotechniczne wraz z odpowiednim wyborem samego nawozu to korzyść dla roślin, a przede wszystkim dla rolnika. 

    Wakacje składkowe – zmiany w projekcie nowelizacji

    Na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL) została opublikowana nowa wersja projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która wprowadza tzw. wakacje składkowe. Przewiduje ona m.in. zmiany w zakresie podmiotów uprawnionych do takiej ulgi.

    Firma, która dopuściła do wycieku danych jej klientów traci renomę a także chętnych na zakup jej produktów

    Firmy pracują nad rozwojem marki i jej rozpoznawalnością wiele lat, po czym jedno fatalne zdarzenia burzy cały ten wysiłek. Takim incydentem w naszych czasach jest przede wszystkim wyciek danych klientów. Straconej w ten sposób reputacji marka nie jest w stanie odbudować.

    Zdaniem ZUS należy opłacać składki od wynagrodzenia wspólnika sp. z o.o. za czynności wykonywane na rzecz spółki

    ZUS w swoich najnowszych interpretacjach stwierdził, że wspólnik sp. z o.o., który za czynności wykonywane na rzecz spółki (tj. czynności określone w umowie spółki), bez zawierania ze spółką odrębnej umowy cywilnoprawnej otrzymuje wynagrodzenie, będzie objęty ubezpieczeniami społecznymi z tego tytułu jako zleceniobiorca.

    REKLAMA

    ARiMR - ostatnie 2 dni na wnioski o dofinansowanie ubezpieczenia zwierząt!

    Zostały ostatnie 2 dni dla rolników na złożenie wniosków o zwrot części kosztów ubezpieczenia zwierząt. Kto może złożyć wniosek o dofinansowanie?

    AI Act zatwierdzony. Kiedy wejdzie w życie? 5 wniosków, które są szczególnie ważne dla firm z sektora biomedycznego

    Znamy już finalny, zaakceptowany przez państwa członkowskie draft AI Act – unijnej ustawy o Sztucznej Inteligencji. Jaki wpływ wywrze ona na działalność firm z sektora biomedycznego? Prezentujemy 5 najważniejszych wniosków. 

    REKLAMA