Czy obiad z kontrahentem w restauracji to wydatek o charakterze reprezentacyjnym

Organy podatkowe przychylnie traktują natomiast wydatki ponoszone przez przedsiębiorców na nabycie produktów spożywczych (kawy, herbaty, cukru, drobnych słodyczy, śmietanki do kawy, kanapek itp.), pozostawionych do dyspozycji kontrahentów odwiedzających siedzibę spółki, podawanych podczas spotkań handlowych. Takie wydatki nie noszą znamion reprezentacji. Jak stwierdzają organy podatkowe, koszty te dotyczą oficjalnych kontaktów biznesowych, jednak z uwagi na zwyczajowy, niezwiązany z okazałością, charakter oferowanego poczęstunku nie stanowią one kosztów reprezentacji. Tak stwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 19 listopada 2009 r. (nr ITPB3/423-521/09/PS).

Także w przytoczonej interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 grudnia 2009 r. stwierdzono, że:

wydatki na drobny poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami w biurze (...) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów (...).

Wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów wydatków o charakterze reprezentacyjnym pozostaje bez wpływu na prawo podatnika do odliczenia VAT naliczonego z faktur dokumentujących poniesione zakupy. Pomimo wyłączenia poniesionego wydatku z kosztów uzyskania przychodów podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia wydatków na reprezentację, jeżeli wydatki te mają związek z prowadzoną przez podatnika działalnością opodatkowaną VAT. Należy jednak pamiętać, że również w przypadku VAT to na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia, że poniesiony wydatek ma związek z działalnością opodatkowaną podatnika. Ponadto prawo do odliczenia VAT podatnik może zrealizować tylko na podstawie faktury. W pytaniu jest również mowa o rachunkach, które nie są dokumentem uprawniającym do odliczenia VAT.

W przypadku omawianych wydatków na cele reprezentacyjne w ustawie o VAT istnieją również dodatkowe ograniczenia odliczenia VAT naliczonego. Mianowicie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT podatnicy nie mają prawa odliczać VAT naliczonego z faktur dokumentujących wydatki na usługi noclegowe i gastronomiczne (z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób). Wydatki na posiłek w restauracji to wydatki na usługę gastronomiczną, która nie daje podatnikowi prawa do odliczenia VAT nawet wówczas, gdy ma związek z prowadzoną przez podatnika działalnością opodatkowaną VAT. Natomiast pozostałe wydatki (udokumentowane fakturami) dają podatnikowi prawo do odliczenia VAT wykazanego na fakturze, jeżeli podatnik będzie mógł wykazać związek tych wydatków z prowadzoną działalnością opodatkowaną. Należy jeszcze dodać, że podatnik ma prawo odliczyć wydatki na usługi cateringowe. Są one według klasyfikacji statystycznej odrębnie klasyfikowane w odniesieniu do usług gastronomicznych. Tym samym do usług cateringowych nie ma zastosowania zakaz odliczania VAT naliczonego obowiązujący w przypadku usług gastronomicznych.

Pozostaje odnieść się jeszcze do wydatków na alkohol. Z ustawy o VAT nie wynika zakaz odliczania VAT naliczonego od wydatków na alkohol. Odliczanie VAT z faktur dokumentujących te wydatki niesie jednak ze sobą podobne ryzyko podatkowe jak zaliczanie tego typu wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Na temat odliczania VAT naliczonego od wydatków na alkohol brak jest jednak interpretacji wskazujących na określoną praktykę organów podatkowych (przykładowo: w 2009 r. nie została wydana ani jedna interpretacja dotycząca prawa do odliczenia VAT naliczonego od wydatków na alkohol).

Organy podatkowe mają tendencję do powoływania się w swoich rozstrzygnięciach (negatywnych dla podatników) na ustawę o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Należy zauważyć, że odwoływanie się do przepisów tej ustawy dla oceny prawa do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów lub prawa do odliczenia VAT naliczonego nie ma uzasadnienia na gruncie przepisów podatkowych. Dlatego też z racjonalnego punktu widzenia wydatki tego rodzaju w umiarkowanym i zwyczajowo akceptowanym wzorcu powinny być traktowane jako wydatki stanowiące koszt uzyskania przychodów i dające prawo do odliczenia VAT naliczonego na takich samych zasadach jak pozostałe wydatki. Ze względu na rygorystyczne podejście organów podatkowych należy jednak zwracać szczególną uwagę na dokumentację wydatków na alkohol, uzasadnienie poniesienia tych wydatków oraz zdawać sobie sprawę z ryzyka podatkowego zaliczenia tych wydatków do kosztów oraz odliczania od nich naliczonego VAT.

• art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 215, poz. 1664

• art. 86, art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 215, poz. 1666

Sławomir Biliński

konsultant podatkowy