REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy potrafisz zarządzać swoim czasem w pracy?

Małgorzata Marzec
Małgorzata Marzec
Aplikantka radcowska
Organizacja czasu pracy
Organizacja czasu pracy

REKLAMA

REKLAMA

Efektywne zarządzanie czasem w pracy odgrywa jedną z kluczowych ról na gruncie zawodowym. Dowiedz czy potrafisz zarządzać swoim czasem w pracy.

REKLAMA

Czas – to chyba jedna z nielicznych rzeczy, na którą człowiek nie ma wpływu. Niezależnie od tego, co zrobimy lub czego nie będziemy robić, czas i tak będzie płynął swoim tempem. Nie da się go zatrzymać, cofnąć czy wydłużyć, a terminy wciąż nas gonią. Dlatego właśnie efektywne zarządzanie swoim czasem w pracy odgrywa bodaj kluczową rolę na gruncie zawodowym. I jak nie jesteśmy w stanie wyczarować kilku dodatkowych godzin czy dni na realizację określonego zadania, tak mamy realną możliwość zwiększenia własnej efektywności poprzez umiejętne gospodarowanie czasem. Warto posiąść wiedzę, jak tego dokonać.

REKLAMA

Współczesny świat napędzany motorem pośpiechu i obowiązujące w nim tereny determinują pewne zachowania i wymuszają na nas dostosowanie się do jego pędu. Jak często możemy ze spokojem przyznać, że mamy wystarczająco dużo czasu na wykonanie wszystkich naszych obowiązków? Rzadko. Zazwyczaj jest odwrotnie – mamy coraz mniej czasu i coraz więcej rzeczy na głowie. Z pomocą w takich sytuacjach przychodzi właśnie umiejętność zarządzania swoim czasem w pracy. Zamiast ulegać panice, że nie uda się nam załatwić wszystkich spraw w terminie, warto pamiętać o tym, że zawsze w takich momentach znajdzie się czas na realizację najważniejszych zadań. Wystarczy tylko sprawom przydzielić odpowiednie priorytety. Trenerzy zajmujący się dziedziną zarządzania czasem w pracy mawiają, że dobry plan to podstawa terminowego wykonania zadań.

Polecamy: Rekrutacja - praca zespołowa a kompetencje osobowościowe kandydata

Istnieje 5 kroków opracowywania efektywnego planu pracy.

  1. Po pierwsze zastanów się i określ, jaki cel masz do zrealizowania (czyli co chcesz osiągnąć w efekcie podjętych działań).
  2. Następnie, najlepiej przy użyciu narzędzi wspomagających zarządzanie czasem i zadaniami (np. kalendarze, CRM-y, etc.), zaplanuj poszczególne etapy swoich działań.
  3. Ustal priorytety i podejmij decyzje dotyczące kolejności ich wykonywania (w tym celu możesz zastosować podstawową technikę sugerującą prosty podział wszystkich planowanych czynności na 4 grupy: a) ważne i pilne; b) ważne, ale nie tak pilne; c) pilne, ale nie tak ważne; oraz d) mało pilne i mało ważne).
  4. Z zaangażowaniem przystąp do realizacji swojego planu.
  5. Regularnie kontroluj postępy w działaniu.

REKLAMA

Prawda, że nie wygląda to na skomplikowane? Ważne, aby wypracować w sobie nawyk metodycznego podejścia do realizacji poszczególnych zadań. Jeśli natomiast wciąż jeszcze nie jesteś do końca przekonany/-na co do tego, że planowanie i efektywne zarządzanie swoim czasem w pracy przynosi wymierne korzyści, spróbuj szczerze odpowiedzieć sobie na następujące pytanie: „Jaki poziom stresu towarzyszy mi w sytuacji, kiedy próbuję wykonać powierzone mi zadanie w wyznaczonym terminie bez planu i czasem przez to trochę chaotycznie?”

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Stres związany z dotrzymaniem terminu, może przyczynić się do tego, że pracownik będzie mniej wydajny, a nawet zblokowany. Naukowo zostało udowodnione, że wysoki poziom stresu powoduje spadek motywacji i kreatywności, działa wręcz destrukcyjnie na jednostkę, wywołując w niej stan utraty poczucia kontroli, co w konsekwencji odbija się na jakości pracy i prowadzi do zmniejszenia wydajności pracownika.

Polecamy: Rozmowa kwalifikacyjna – jakie pytania do pracodawcy?

Zapamiętaj to trio: cel – plan – działanie

Jaki już wspominałam, najważniejszym elementem efektywnego zarządzania czasem jest określenie celu, do którego będziemy dążyć. To on będzie determinował kierunki naszego działania.

Popularnym narzędziem, które pomaga w wyznaczaniu celów jest reguła SMART. Jej nazwa pochodzi od pierwszych liter angielskich słów opisujących dobrze sformułowany cel: Specific , Measurable, Achievable,  Relevant, Timely.


Wg reguły SMART dobrze sformułowany cel powinien być:

  • Specyficzny i konkretny - Czyli możliwie konkretnie należy określić: co chcemy osiągnąć, po co chcemy to osiągnąć i, w końcu, jak można to osiągnąć.
  • Mierzalny - Każdy cel musi mieć swój wskaźnik, na podstawie którego będzie oceniana jego realizacja, czyli powinien być tak sformułowany, by można było liczbowo wyrazić stopień jego realizacji. Warto więc ustalić kryterium, po którym poznamy, że dotarliśmy do celu.
  • Osiągalny – Obrany cel musi być wykonalny. Jeśli postawimy poprzeczkę zbyt wysoko, automatycznie może to nas zniechęcić do jego realizacji. Warto zatem określić, co jeszcze, oprócz czasu, będzie potrzebne do osiągnięcia celu. Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań, czy rozdzieleniem zadań pomiędzy pracowników, musimy mieć pewność, że dysponujemy wystarczającymi zasobami, by ów cel osiągnąć.
  • Odpowiedni, właściwy – Cel musi być akceptowany przez osoby, które będą zaangażowane w jego wykonanie, inaczej nie zechcą one wydatkować energii w kierunku jego osiągnięcia. Planując przedsięwzięcie, warto mieć na względzie motywacje do realizacji celu, powody, dla których jego realizacja będzie dla nas (i pracowników) ważna i czy cel jest spójny z naszymi wartościami.
  • Terminowy, osadzony w czasie – cel powinien mieć dokładnie określone ramy czasowe, w jakich zamierzamy go osiągnąć.

Polecamy: Cechy idealnego handlowca w procesie rekrutacji

Teraz, kiedy już wiemy, jak konstruować funkcjonalne plany, warto jeszcze poznań 3 podstawowe reguły zarządzania czasem:

  1. Reguła Parkinsona - „Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie” (tak właśnie brzmi prawo, którego autorem jest Cyril Northcote Parkinson). Mówi ona o tym, że dana czynność zajmie dokładnie tyle czasu, ile sobie założymy. Reguła ta najlepiej sprawdza się w przypadku tych czynności, które sami wykonujemy i mamy na nie wpływ. W praktyce niestety oznacza to nic innego, jak odkładanie koniecznych do wykonania czynności na tzw. „ostatnią chwilę”. Dlatego plan opracowany zgodnie z w/w regułą posiada wiele wad i zburzyć go mogą pierwsze z brzegu nieprzewidziane okoliczności; czyli wystąpienie takich sytuacji, które od nas nie zależą i na które nie mamy wpływu. Np. zaplanujemy, że realizacja danego zadanie potrwa 1,5 godziny, a w wyniku nieprzewidzianych okoliczności (np. odcięcie dopływy prądu, korki, wypadek, etc.) wykonanie wydłuży się do 5 godzin. Przydatna okazuje się wówczas reguła 60:40.
  2. Reguła 60:40 – Mówi o tym, że nie powinniśmy planować całego czasu pracy, jakim dysponujemy, a zaplanować tylko określoną jego część – czyli wspomniane 60%. Tę część możemy przeznaczyć na realizację poszczególnych zadań (np. wykonanie telefonu do klienta, przygotowanie oferty handlowej, opracowanie biznesplanu, etc.). Pozostałe 40% czasu należy zarezerwować na czynności nieoczekiwane i spontaniczne. W/w reguła zakłada, że planowanie 100% czasu nie ma sensu, ponieważ zawsze, czy tego chcemy czy nie, pojawiają się nieprzewidziane sytuacje, drobne wypadki i zdarzenia, które musimy wziąć pod uwagę, aby się nie przeliczyć w realnym planowaniu. Dlatego właśnie zaleca się pozostawienie zapasu czasu na nieuwzględnione w żadnym w planie czynności, które mogą się przydarzyć nawet przy wykonywaniu najbardziej pilnego zadania.
  3. Reguła Pareto (inaczej reguła 80/20) - Mówi o tym, że 80% efektów wywołane jest przez 20% przyczyn (np. 80% sukcesów osiąganych przez firmę, wynika z 20% działań podejmowanych przez jej pracowników). Reguła Pareto umożliwia ustalanie priorytetów i ułatwia organizację czasu pracy, dzięki czemu możliwe jest osiągnięcie maksymalnych wyników w minimalnym czasie.

Polecamy: Rekrutacja - praca zespołowa a kompetencje osobowościowe kandydata

Strata czasu – czyli słów kilka o pożeraczach czasu

Jeśli chcesz dobrze zorganizować swój dzień pracy, unikaj drobnych pożeraczy czasu. Takim pożeraczem może być cokolwiek: prywatna wiadomość w skrzynce, telefony od bliskiej osoby, która akurat się nudzi, portale społecznościowe, narzekania koleżanki zza biurka, która oczekuje od Ciebie zaangażowania w jej problemy, etc. Słowem, największą stratą czasu jest robienie rzeczy niepotrzebnych. Dlatego warto zrewidować osobiste nawyki, zwłaszcza, że zarządzanie czasem to tak naprawdę zarządzanie sobą.

Niżej prezentuję listę najbardziej znanych pożeraczy czasu, z którymi należy bezwzględnie walczyć (sprawdź, które z nich towarzyszą Twojej pracy):

  • Mgliste cele oraz brak priorytetów.
  • Brak planu pracy.
  • Uleganie presji tzw. spraw pilnych i bieżących.
  • Brak ściśle określonych terminów.
  • Odkładanie ważnych spraw i decyzji na potem.
  • Niezapowiedziani goście.
  • Nic nie wnoszące telefony, SMS-y i e-maile, które nagminnie uprzykrzają nam życie.
  • Jałowe narady, spotkania i różne pogawędki.
  • Brak asertywności i nieumiejętność powiedzenia „nie” wtedy, gdy potrzeba.
  • Brak samodyscypliny.
  • Słomiany zapał i niedoprowadzanie spraw do końca.
  • Brak entuzjazmu w pracy i słaba motywacja do realnego wysiłku.
  • Bałaganiarstwo oraz nieustanne marnowanie czasu na poszukiwanie dokumentów w stertach nieuporządkowanych lub zbędnych papierów.
  • Niepunktualność własna i osób trzecich.
  • Pośpiech, zdenerwowanie i zniecierpliwienie.
  • Brak umiaru w korzystanie z używek (kawa, papierosy etc.).
  • Bawienie się komputerem.
  • Lenistwo.
  • Żądza zdobycia informacji o wszystkim i o wszystkich oraz tzw. potrzeba bycia „na bieżąco”.

Zarządzanie czasem jako takim nie istnieje, gdyż czasu jako zjawiska nie da się okiełznać. Istnieje za to zarządzanie sobą, podejmowanymi czynnościami i decydowanie o priorytetach. Umiejętność zaś zarządzania w/w obszarami jest jednym z elementów, dzięki którym możesz osiągnąć sukces zawodowy. Aby tego dokonać, należy wyznaczać sobie realne cele i konkretne, osadzone w czasie plany ich realizacji. Z pewnością bardzo pomocne będzie również wyeliminowanie wszelkich pożeraczy czasu, asertywność oraz zapał i konsekwencja w dążeniu do rezultatu.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Informacja o zaległości w ZUS na 0,01 zł wysyłana jest listem poleconym, a najwięksi gracze nie płacą milionowych zadłużeń

    Zadłużenie aktywnych płatników w ZUS rośnie. Rekordzista wśród aktywnych płatników jest zadłużony na ponad 822 mln zł. Czy ZUS może sam zmieniać przepisy? 

    Według danych udostępnionych przez ZUS, na koniec 2023 roku maksymalna kwota zadłużenia aktywnego płatnika wyniosła przeszło 822 mln zł. Rok wcześniej była o 3,5 mln zł mniejsza. Wśród komentujących te dane ekspertów nie brakuje opinii, że dopuszczenie do takiej sytuacji jest skandalem. Z kolei Zakład przekonuje, że sam nie może zmieniać przepisów. Jednak według znawców tematu, ZUS ma odpowiednie narzędzia do ściągania należności i nawet niewielkie kwoty są skutecznie egzekwowane od przedsiębiorców. Do tego po danych widać, że średnie zadłużenie aktywnych płatników wzrosło rok do roku o ponad 3 tys. zł, tj. do wartości blisko 31 tys. zł.

    Czy trzeba płacić ZUS gdy działalność gospodarczą się zawiesi, czy przerwę w biznesie można zrobić tylko raz w roku czy wiele razy

    Działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG można zawiesić pod warunkiem, że nie zatrudnia się pracowników. Dlatego co do zasady nie trzeba dodatkowo załatwiać formalności w ZUS.

    Przestępstwa finansowe. Zorganizowane grupy zajmują się praniem brudnych pieniędzy i korumpowaniem urzędników: co trzeba wiedzieć

    Korupcja, pranie pieniędzy, wyłudzenia, ataki hakerskie – to realne zagrożenia XXI wieku. Obecnie przestępczość finansowa, cyberprzestępczość oraz nowoczesne technologie są mocno ze sobą związane.

    Jak jeździć ekologicznie i oszczędnie. Pięć zasad sprawdzonych w praktyce i zalecanych każdej firmie transportowej

    W dobie rosnących kosztów firm transportowych i spowolnienia gospodarczego ekonomiczna jazda przestała być zjawiskiem sporadycznym, a stała się koniecznością i jednym ze sposobów na redukcję wydatków. Jakie są więc najważniejsze zasady ekonomicznej jazdy? 

    REKLAMA

    Zboża ozime wiosną - jak nawozić dolistnie. 5 kluczowych wskazówek

    Jedną z najefektywniejszych form pielęgnacji (dokarmiania) zbóż ozimych wiosną jest nawożenie dolistne. Dobrze przemyślane działania agrotechniczne wraz z odpowiednim wyborem samego nawozu to korzyść dla roślin, a przede wszystkim dla rolnika. 

    Wakacje składkowe – zmiany w projekcie nowelizacji

    Na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL) została opublikowana nowa wersja projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która wprowadza tzw. wakacje składkowe. Przewiduje ona m.in. zmiany w zakresie podmiotów uprawnionych do takiej ulgi.

    Firma, która dopuściła do wycieku danych jej klientów traci renomę a także chętnych na zakup jej produktów

    Firmy pracują nad rozwojem marki i jej rozpoznawalnością wiele lat, po czym jedno fatalne zdarzenia burzy cały ten wysiłek. Takim incydentem w naszych czasach jest przede wszystkim wyciek danych klientów. Straconej w ten sposób reputacji marka nie jest w stanie odbudować.

    Zdaniem ZUS należy opłacać składki od wynagrodzenia wspólnika sp. z o.o. za czynności wykonywane na rzecz spółki

    ZUS w swoich najnowszych interpretacjach stwierdził, że wspólnik sp. z o.o., który za czynności wykonywane na rzecz spółki (tj. czynności określone w umowie spółki), bez zawierania ze spółką odrębnej umowy cywilnoprawnej otrzymuje wynagrodzenie, będzie objęty ubezpieczeniami społecznymi z tego tytułu jako zleceniobiorca.

    REKLAMA

    ARiMR - ostatnie 2 dni na wnioski o dofinansowanie ubezpieczenia zwierząt!

    Zostały ostatnie 2 dni dla rolników na złożenie wniosków o zwrot części kosztów ubezpieczenia zwierząt. Kto może złożyć wniosek o dofinansowanie?

    AI Act zatwierdzony. Kiedy wejdzie w życie? 5 wniosków, które są szczególnie ważne dla firm z sektora biomedycznego

    Znamy już finalny, zaakceptowany przez państwa członkowskie draft AI Act – unijnej ustawy o Sztucznej Inteligencji. Jaki wpływ wywrze ona na działalność firm z sektora biomedycznego? Prezentujemy 5 najważniejszych wniosków. 

    REKLAMA