| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Personel > Kultura organizacji > Czy potrafisz zarządzać swoim czasem w pracy?

Czy potrafisz zarządzać swoim czasem w pracy?

Efektywne zarządzanie czasem w pracy odgrywa jedną z kluczowych ról na gruncie zawodowym. Dowiedz czy potrafisz zarządzać swoim czasem w pracy.

Wg reguły SMART dobrze sformułowany cel powinien być:

  • Specyficzny i konkretny - Czyli możliwie konkretnie należy określić: co chcemy osiągnąć, po co chcemy to osiągnąć i, w końcu, jak można to osiągnąć.
  • Mierzalny - Każdy cel musi mieć swój wskaźnik, na podstawie którego będzie oceniana jego realizacja, czyli powinien być tak sformułowany, by można było liczbowo wyrazić stopień jego realizacji. Warto więc ustalić kryterium, po którym poznamy, że dotarliśmy do celu.
  • Osiągalny – Obrany cel musi być wykonalny. Jeśli postawimy poprzeczkę zbyt wysoko, automatycznie może to nas zniechęcić do jego realizacji. Warto zatem określić, co jeszcze, oprócz czasu, będzie potrzebne do osiągnięcia celu. Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań, czy rozdzieleniem zadań pomiędzy pracowników, musimy mieć pewność, że dysponujemy wystarczającymi zasobami, by ów cel osiągnąć.
  • Odpowiedni, właściwy – Cel musi być akceptowany przez osoby, które będą zaangażowane w jego wykonanie, inaczej nie zechcą one wydatkować energii w kierunku jego osiągnięcia. Planując przedsięwzięcie, warto mieć na względzie motywacje do realizacji celu, powody, dla których jego realizacja będzie dla nas (i pracowników) ważna i czy cel jest spójny z naszymi wartościami.
  • Terminowy, osadzony w czasie – cel powinien mieć dokładnie określone ramy czasowe, w jakich zamierzamy go osiągnąć.

Polecamy: Cechy idealnego handlowca w procesie rekrutacji

Teraz, kiedy już wiemy, jak konstruować funkcjonalne plany, warto jeszcze poznań 3 podstawowe reguły zarządzania czasem:

  1. Reguła Parkinsona - „Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie” (tak właśnie brzmi prawo, którego autorem jest Cyril Northcote Parkinson). Mówi ona o tym, że dana czynność zajmie dokładnie tyle czasu, ile sobie założymy. Reguła ta najlepiej sprawdza się w przypadku tych czynności, które sami wykonujemy i mamy na nie wpływ. W praktyce niestety oznacza to nic innego, jak odkładanie koniecznych do wykonania czynności na tzw. „ostatnią chwilę”. Dlatego plan opracowany zgodnie z w/w regułą posiada wiele wad i zburzyć go mogą pierwsze z brzegu nieprzewidziane okoliczności; czyli wystąpienie takich sytuacji, które od nas nie zależą i na które nie mamy wpływu. Np. zaplanujemy, że realizacja danego zadanie potrwa 1,5 godziny, a w wyniku nieprzewidzianych okoliczności (np. odcięcie dopływy prądu, korki, wypadek, etc.) wykonanie wydłuży się do 5 godzin. Przydatna okazuje się wówczas reguła 60:40.
  2. Reguła 60:40 – Mówi o tym, że nie powinniśmy planować całego czasu pracy, jakim dysponujemy, a zaplanować tylko określoną jego część – czyli wspomniane 60%. Tę część możemy przeznaczyć na realizację poszczególnych zadań (np. wykonanie telefonu do klienta, przygotowanie oferty handlowej, opracowanie biznesplanu, etc.). Pozostałe 40% czasu należy zarezerwować na czynności nieoczekiwane i spontaniczne. W/w reguła zakłada, że planowanie 100% czasu nie ma sensu, ponieważ zawsze, czy tego chcemy czy nie, pojawiają się nieprzewidziane sytuacje, drobne wypadki i zdarzenia, które musimy wziąć pod uwagę, aby się nie przeliczyć w realnym planowaniu. Dlatego właśnie zaleca się pozostawienie zapasu czasu na nieuwzględnione w żadnym w planie czynności, które mogą się przydarzyć nawet przy wykonywaniu najbardziej pilnego zadania.
  3. Reguła Pareto (inaczej reguła 80/20) - Mówi o tym, że 80% efektów wywołane jest przez 20% przyczyn (np. 80% sukcesów osiąganych przez firmę, wynika z 20% działań podejmowanych przez jej pracowników). Reguła Pareto umożliwia ustalanie priorytetów i ułatwia organizację czasu pracy, dzięki czemu możliwe jest osiągnięcie maksymalnych wyników w minimalnym czasie.

Polecamy: Rekrutacja - praca zespołowa a kompetencje osobowościowe kandydata

Strata czasu – czyli słów kilka o pożeraczach czasu

Jeśli chcesz dobrze zorganizować swój dzień pracy, unikaj drobnych pożeraczy czasu. Takim pożeraczem może być cokolwiek: prywatna wiadomość w skrzynce, telefony od bliskiej osoby, która akurat się nudzi, portale społecznościowe, narzekania koleżanki zza biurka, która oczekuje od Ciebie zaangażowania w jej problemy, etc. Słowem, największą stratą czasu jest robienie rzeczy niepotrzebnych. Dlatego warto zrewidować osobiste nawyki, zwłaszcza, że zarządzanie czasem to tak naprawdę zarządzanie sobą.

Niżej prezentuję listę najbardziej znanych pożeraczy czasu, z którymi należy bezwzględnie walczyć (sprawdź, które z nich towarzyszą Twojej pracy):

  • Mgliste cele oraz brak priorytetów.
  • Brak planu pracy.
  • Uleganie presji tzw. spraw pilnych i bieżących.
  • Brak ściśle określonych terminów.
  • Odkładanie ważnych spraw i decyzji na potem.
  • Niezapowiedziani goście.
  • Nic nie wnoszące telefony, SMS-y i e-maile, które nagminnie uprzykrzają nam życie.
  • Jałowe narady, spotkania i różne pogawędki.
  • Brak asertywności i nieumiejętność powiedzenia „nie” wtedy, gdy potrzeba.
  • Brak samodyscypliny.
  • Słomiany zapał i niedoprowadzanie spraw do końca.
  • Brak entuzjazmu w pracy i słaba motywacja do realnego wysiłku.
  • Bałaganiarstwo oraz nieustanne marnowanie czasu na poszukiwanie dokumentów w stertach nieuporządkowanych lub zbędnych papierów.
  • Niepunktualność własna i osób trzecich.
  • Pośpiech, zdenerwowanie i zniecierpliwienie.
  • Brak umiaru w korzystanie z używek (kawa, papierosy etc.).
  • Bawienie się komputerem.
  • Lenistwo.
  • Żądza zdobycia informacji o wszystkim i o wszystkich oraz tzw. potrzeba bycia „na bieżąco”.

Zarządzanie czasem jako takim nie istnieje, gdyż czasu jako zjawiska nie da się okiełznać. Istnieje za to zarządzanie sobą, podejmowanymi czynnościami i decydowanie o priorytetach. Umiejętność zaś zarządzania w/w obszarami jest jednym z elementów, dzięki którym możesz osiągnąć sukces zawodowy. Aby tego dokonać, należy wyznaczać sobie realne cele i konkretne, osadzone w czasie plany ich realizacji. Z pewnością bardzo pomocne będzie również wyeliminowanie wszelkich pożeraczy czasu, asertywność oraz zapał i konsekwencja w dążeniu do rezultatu.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Dittmajer i Wspólnicy sp. k.

Kancelaria prawna

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »