REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jak wdrażać outsourcing i nie popełnić błędów w zarządzaniu zmianą?

Paweł Zemła
Dyrektor ds. rozwoju Equity Investments S.A. Ekspert w dziedzinie usług profesjonalnych i outsourcingu.
Każde przedsiębiorstwo, które aktywnie działa nieustannie przeobraża się i spotyka z pojęciem zmiany, wymuszanej przez rozwój, kryzys, Klientów, potrzeby rynku, potrzeby udziałowców, pracowników itp.
Każde przedsiębiorstwo, które aktywnie działa nieustannie przeobraża się i spotyka z pojęciem zmiany, wymuszanej przez rozwój, kryzys, Klientów, potrzeby rynku, potrzeby udziałowców, pracowników itp.

REKLAMA

REKLAMA

Outsourcing ze wszystkimi korzyściami jakie niesie dla przedsiębiorstwa dynamicznie rozwija się na Świecie i w Polsce ze względu na ewidentne oszczędności i zwiększenie jakości usług. Outsourcing w dobie profesjonalnych dostawców specjalizowanych usług jest już wyraźnym trendem rynkowym i sposobem nowoczesnego zarządzania przedsiębiorstwem. Wdrażając outsourcing należy pamiętać o kilku zasadach dobrego zarządzania zmianą.

Oczywiste korzyści z wdrożenia outsourcingu takie jak redukcja kosztów, uwolnienie zasobów przedsiębiorstwa (Business Process Outsourcing), czy szerszy dostęp do zagregowanej wiedzy wielu specjalistów (Knowledge Process Outsourcing) często przesłaniają jak złożonym procesem jest jego właściwe wdrożenie, tak aby w pełni wykorzystać jego zalety dla organizacji.

REKLAMA

Wdrożenie outsourcingu w przypadku większych organizacji jest wieloetapowym projektem wymagającym szczegółowego planowania, zarządzania ryzykiem a także uwzględnieniem zagadnień związanych z zarządzaniem zmianą.

W szczególności ma to znaczenie w organizacjach posiadających własne rozbudowane struktury, które w efekcie wdrożenia outsourcingu ulegają restrukturyzacji, znacznym zmianom czy wręcz ograniczeniom.

REKLAMA

Niniejszy artykuł poświęcony jest jednemu z aspektów projektu wdrożenia outsourcingu jakim jest skuteczne zarządzanie zmianą w przedsiębiorstwie i może mieć także odniesienie do innych sytuacji związanych z wdrażaniem istotnych zmian (np. strategicznych) w firmie.

Każde przedsiębiorstwo, które aktywnie działa nieustannie przeobraża się i spotyka z pojęciem zmiany, wymuszanej przez rozwój, kryzys, Klientów, potrzeby rynku, potrzeby udziałowców, pracowników itp.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zmiany, zmiany, zmiany…

REKLAMA

Planując zmiany (np. wdrożenie outsourcingu) w firmie należy pamiętać o kilku prostych zasadach, dzięki którym unikniemy rozczarowań:
• Zmiana kosztuje (jest często długookresową inwestycją ale sam proces generuje koszt i wymaga budżetu);
• Zmiana tymczasowo dezorganizuje pracę (po to by ją w przyszłości zoptymalizować);
• Zmiana jest przewidywalna (jest częścią rozwoju organizacji);
• Zmiana wymaga metod działania (analizy, planu, harmonogramu);
• Zmiana wymaga podjęcia decyzji (zaangażowania szczebla kierowniczego).

Przykładowy proces wdrożenia zmiany
• Diagnoza (analiza przyczyn wdrożenia zmian i celów jakie mamy osiągnąć po wdrożeniu);
• Plan działania (niezbędne zasoby, terminy i czas wdrożenia, nakład pracy, koszty i budżet, kryteria oceny wdrożenia);
• Decyzja (formalizacja w formie umów, zamówień itp.);
• Projekt (plan zadań cząstkowych);
• Weryfikacja (czy projekt prowadzi do zaplanowanych efektów);
• Testy (czy spełnione zostały kryteria);
• Realizacja.

Najczęstsze błędy w procesie zarządzania zmianą

John P. Kotter, profesor Harvard Business School na bazie kilkudziesięcioletnich badań prowadzonych na tysiącach przedsiębiorstw i organizacji, podaje następujące przyczyny niepowodzeń w realizowanych w przedsiębiorstwach procesach wdrażania zmian (także zmian organizacyjnych).

Przyczyny błędów można jednocześnie przełożyć na kanon fundamentalnych zasad jakie powinny przyświecać wdrożeniu każdej zmiany, również tak istotnej zmiany jaką jest wdrożenie outsourcingu w organizacji.

Najczęstsze błędy wdrażania zmian

• Nieuświadomienie zespołowi konieczności dokonania zmian (nieuchronność zmian);
• Brak silnej koalicji liderów zmiany (grupa wsparcia);
• Brak wystarczająco precyzyjnej wizji zmian, planu i celów (zbyt ogólna wizja);
• Brak wystarczającej komunikacji wizji i planu zmiany (zbyt ogólne komunikaty managementu);
• Nieusunięcie przeszkód utrudniających realizację wizji i planu (zasoby, ludzie, procedury itp.);
• Brak systematycznego planowania i kreowania szybkich sukcesów (podział na składowe);
• Zbyt wczesne świętowanie zwycięstwa (powodujące spadek zainteresowania);
• Brak zakotwiczenia zmian w kulturze organizacyjnej (brak zwyczajów).

8 kroków skutecznej zmiany wg J.Kottera

• Wywołaj poczucie niezwłoczności i nieuchronności zmian.
• Stwórz zespół wdrożeniowy.
• Opracuj wizję i plan zmian, budżet, wybierz właściwy czas na zmianę i jej wdrożenie.
• Przekaż wizję, plan i zdobądź poparcie.
• Zmobilizuj wszystkich pracowników do działania.
• Wyznaczaj krótkookresowe cele i osiągaj małe sukcesy.
• Nie ogłaszaj sukcesu przedwcześnie.
• Stwórz nową kulturę organizacji.

Aby skutecznie wdrażać zmiany warto uwzględnić wszystkie elementy wyodrębnione przez Johna Kottera. Pominięcie któregokolwiek z czynników znacząco wpływa na ryzyko niepowodzenia wdrożenia zmiany.

Ludzie i ich zaangażowanie w zmianę

Zasady te sprawdzają się także w procesie wdrożenia outsourcingu, warto przy tej okazji wspomnieć o czynnikach ryzyka na jakie można napotkać podczas wdrożenia zmiany.

VAT 2011 - wszystkie zmiany w jednym miejscu

Jedną z pułapek jest przeświadczenie, iż proces wdrożenia będzie przebiegał stabilnie i ze stałym zaangażowaniem całego Zespołu. Częstym jednak zjawiskiem jest czasowa zmiana nastrojów w organizacji związana z procesem wdrażania zmiany. Możemy wyróżnić następujące emocje ujawniające się w czasie wdrożenia zmian (zmienne w czasie wraz z realizacją wdrożenia):
• Faza szoku i paraliżu;
• Faza niedowierzania;
• Faza depresji;
• Faza porzucenia przeszłości;
• Faza testowania aktualnej rzeczywistości;
• Faza poszukiwania zrozumienia;
• Faza akceptacji, identyfikacji.

Przezwyciężanie oporu wobec zmian

Najistotniejszym elementem jest dobrze przygotowana argumentacja i zidentyfikowany zespół wdrożeniowy, który angażuje się w PR wewnętrzny związany z zmianą.
Zaangażowanie managementu w informowanie i motywowanie do wdrożenia i realizacji planu zmian jest kluczowym czynnikiem udanego wdrożenia zmiany, równie istotnym i niejednokrotnie wymagającym radykalnych decyzji jest usuwanie przeszkód (czasem związanych także z czynnikiem ludzkim w zespole).

Pomocne bywają również metody opracowanie zbliżonej do metody SWOT analizy sił wspierających zmianę oraz sił hamujących (jako materiał pozwalający na aktywne zarządzanie ryzykiem w zmianie).

Przykład analizy sił wspierających i hamujących zmianę

Czynniki wspierające zmianę

Czynniki hamujące zmianę

Konieczność poprawy organizacji

Przyzwyczajenie do starego modelu działania

Konieczność zwiększenia rentowności

Utrata pozycji przez niektóre osoby

Koncentracja na podstawowej działalności

Niewystarczająca wiedza niektórych pracowników

Zmniejszenie ryzyka rotacji zasobów w administracji

Konieczność dostosowania się do nowych procedur

Podczas wdrożenia zmian, jaką jest również wdrożenie outsourcingu w przedsiębiorstwie będziemy spotykać się również ze skrajnie różnymi postawami pracowników firmy, świadomość tych postaw pozwoli kadrze zarządzającej pracować nad ich zmianą i prowadzić działania mające na celu jak najlepsza motywację do akceptacji zmian (zrozumienia ich konieczności i korzyści nie tylko dla organizacji ale także i dla pracowników).

Czy nieściągalne należności można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów

Typowe postawy pracownicze w procesie zmian:
• Antagonistyczna (wroga);
• Obojętności i braku zaangażowania („będzie co będzie”, demotywująca);
• Gotowości do pomocy (konieczna do zaangażowania);
• Pełnego zaangażowania w realizację (motywująca).

Podsumowanie

Niniejszy artykuł ma na celu wspomóc procesy zmian w organizacji, m.in. takich jak wdrożenie outsourcingu. Przykłady zarówno małych firm jak i dużych korporacji pokazują, iż tego rodzaju projekty realizowane są z powodzeniem, jednakże im większa świadomość czynników mających wpływ na sukces tego rodzaju projektów tym większe prawdopodobieństwo osiągnięcia wszystkich celów stawianych przed takim przedsięwzięciem.

Znacząca rolę odgrywa tu zarówno wiedza i przygotowanie usługobiorcy jak i firmy outsourcingowej, której zadaniem jest nie tylko profesjonalne świadczenie usług outsourcingowych ale także przeprowadzenie Klienta przez złożony proces wdrożenia takiej zmiany.

Bibliografia:
John P. Kotter, „Jak przeprowadzić transformację firmy" Onepress 2007
John P. Kotter, „Przewodzenie procesowi zmian: przyczyny niepowodzeń" Harvard Business Review.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Własne
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Informacja o zaległości w ZUS na 0,01 zł wysyłana jest listem poleconym, a najwięksi gracze nie płacą milionowych zadłużeń

    Zadłużenie aktywnych płatników w ZUS rośnie. Rekordzista wśród aktywnych płatników jest zadłużony na ponad 822 mln zł. Czy ZUS może sam zmieniać przepisy? 

    Według danych udostępnionych przez ZUS, na koniec 2023 roku maksymalna kwota zadłużenia aktywnego płatnika wyniosła przeszło 822 mln zł. Rok wcześniej była o 3,5 mln zł mniejsza. Wśród komentujących te dane ekspertów nie brakuje opinii, że dopuszczenie do takiej sytuacji jest skandalem. Z kolei Zakład przekonuje, że sam nie może zmieniać przepisów. Jednak według znawców tematu, ZUS ma odpowiednie narzędzia do ściągania należności i nawet niewielkie kwoty są skutecznie egzekwowane od przedsiębiorców. Do tego po danych widać, że średnie zadłużenie aktywnych płatników wzrosło rok do roku o ponad 3 tys. zł, tj. do wartości blisko 31 tys. zł.

    Czy trzeba płacić ZUS gdy działalność gospodarczą się zawiesi, czy przerwę w biznesie można zrobić tylko raz w roku czy wiele razy

    Działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG można zawiesić pod warunkiem, że nie zatrudnia się pracowników. Dlatego co do zasady nie trzeba dodatkowo załatwiać formalności w ZUS.

    Przestępstwa finansowe. Zorganizowane grupy zajmują się praniem brudnych pieniędzy i korumpowaniem urzędników: co trzeba wiedzieć

    Korupcja, pranie pieniędzy, wyłudzenia, ataki hakerskie – to realne zagrożenia XXI wieku. Obecnie przestępczość finansowa, cyberprzestępczość oraz nowoczesne technologie są mocno ze sobą związane.

    Jak jeździć ekologicznie i oszczędnie. Pięć zasad sprawdzonych w praktyce i zalecanych każdej firmie transportowej

    W dobie rosnących kosztów firm transportowych i spowolnienia gospodarczego ekonomiczna jazda przestała być zjawiskiem sporadycznym, a stała się koniecznością i jednym ze sposobów na redukcję wydatków. Jakie są więc najważniejsze zasady ekonomicznej jazdy? 

    REKLAMA

    Zboża ozime wiosną - jak nawozić dolistnie. 5 kluczowych wskazówek

    Jedną z najefektywniejszych form pielęgnacji (dokarmiania) zbóż ozimych wiosną jest nawożenie dolistne. Dobrze przemyślane działania agrotechniczne wraz z odpowiednim wyborem samego nawozu to korzyść dla roślin, a przede wszystkim dla rolnika. 

    Wakacje składkowe – zmiany w projekcie nowelizacji

    Na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL) została opublikowana nowa wersja projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która wprowadza tzw. wakacje składkowe. Przewiduje ona m.in. zmiany w zakresie podmiotów uprawnionych do takiej ulgi.

    Firma, która dopuściła do wycieku danych jej klientów traci renomę a także chętnych na zakup jej produktów

    Firmy pracują nad rozwojem marki i jej rozpoznawalnością wiele lat, po czym jedno fatalne zdarzenia burzy cały ten wysiłek. Takim incydentem w naszych czasach jest przede wszystkim wyciek danych klientów. Straconej w ten sposób reputacji marka nie jest w stanie odbudować.

    Zdaniem ZUS należy opłacać składki od wynagrodzenia wspólnika sp. z o.o. za czynności wykonywane na rzecz spółki

    ZUS w swoich najnowszych interpretacjach stwierdził, że wspólnik sp. z o.o., który za czynności wykonywane na rzecz spółki (tj. czynności określone w umowie spółki), bez zawierania ze spółką odrębnej umowy cywilnoprawnej otrzymuje wynagrodzenie, będzie objęty ubezpieczeniami społecznymi z tego tytułu jako zleceniobiorca.

    REKLAMA

    ARiMR - ostatnie 2 dni na wnioski o dofinansowanie ubezpieczenia zwierząt!

    Zostały ostatnie 2 dni dla rolników na złożenie wniosków o zwrot części kosztów ubezpieczenia zwierząt. Kto może złożyć wniosek o dofinansowanie?

    AI Act zatwierdzony. Kiedy wejdzie w życie? 5 wniosków, które są szczególnie ważne dla firm z sektora biomedycznego

    Znamy już finalny, zaakceptowany przez państwa członkowskie draft AI Act – unijnej ustawy o Sztucznej Inteligencji. Jaki wpływ wywrze ona na działalność firm z sektora biomedycznego? Prezentujemy 5 najważniejszych wniosków. 

    REKLAMA