| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Outsourcing > Case study > Wdrożenie outsourcingu księgowego u klienta cz. I

Wdrożenie outsourcingu księgowego u klienta cz. I

Firma zewnętrzna przejmuje w połowie roku,w spółce prawa handlowego prowadzenie ksiąg. Proces odbywa się w siedzibie klienta, przy użyciu jego systemu. O czym warto wiedzieć?

Proces wdrożenia usług outsourcingowych u Klienta zależy w dużej mierze od późniejszego sposobu prowadzenia tych usług. W outsourcingu księgowym możemy wyróżnić kilka typów prowadzenia powyższych usług:
1. Prowadzenie ksiąg Klienta w siedzibie biura outsourcingowego na programie biura (najczęściej spotykany wariant);
2. Prowadzenie ksiąg Klienta w siedzibie biura outsourcingowego na programie Klienta;
3. Prowadzenie ksiąg Klienta w siedzibie Klienta na programie biura outsourcingowego;
4. Prowadzenie ksiąg Klienta w siedzibie Klienta na programie Klienta (zastąpienie działu księgowego Klienta firmą outsourcingową).

Zobacz: Jak wdrażać outsourcing i nie popełnić błędów w zarządzaniu zmianą?

Problemy pojawiające się podczas powyższego wdrożenia:

Znajomość oprogramowania Klienta

Aby móc w pełni przejąć księgi Klienta wymagane jest poznanie jego oprogramowania finansowo - księgowego. W związku z powyższym poprosiliśmy Klienta aby zorganizował nam szkolenie dotyczące obsługi jego programu finansowo - księgowego. Było to konieczne ponieważ Klient posiadał system który nie był popularny na naszym rynku, co wiązało się z trudnością znalezienia osób posiadających wystarczającą wiedzę do obsługi tego programu. Klient wyraził chęć pomocy
i oddelegował osobę (z centrali firmy) w celu przeszkolenia pracownika biura outsourcingowego. 

Ustalenie tz. bilansu startowego lub otwarcia usług

Ważnym elementem procesu wdrożenia było zapoznanie się z saldami występującymi na kontach księgowych. Udało nam się to zrobić jeszcze w obecności obecnej księgowej, co pozwoliło nam w prosty sposób uzyskać odpowiedzi na pytania które pojawiły się podczas weryfikacji. Powyższy proces zakończył się stworzeniem pisemnej informacji dla Klienta pokazującej stan ksiąg w momencie przejęcia przez biuro outsourcingowe. Jest to proces czasochłonny i pracochłonny, jednakże pozwala on zabezpieczyć firmę outsourcingową w przypadku późniejszych problemów.

Zobacz: Jakie są strategie wyboru odpowiedniej formy outsourcingu?

Ustalenie współpracy dotyczącej wizyt, przygotowywania raportów

Jest to jeden z najtrudniejszych etapów podczas wdrażania outsourcingu w firmie. W wielu przypadkach klienci traktują pracowników firmy outsourcingowej jak pracowników własnego działu. Powoduje to wiele nieporozumień i niedomówień, które później rzutują na współpracę. W naszym przypadku zostały ustalone jasne procedury opisywania, przekazywania jak i akceptacji dokumentacji księgowej. Ustalone także została częstotliwość wizyt pracownika biura outsourcingowego. Było to konieczne ponieważ obecność pracownika naszego biura była ograniczona czasowo do 24 godzin tygodniowo.

reklama

Autor:

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Ważnym elementem procesu wdrożenia było zapoznanie się z saldami występującymi na kontach księgowych.
Ważnym elementem procesu wdrożenia było zapoznanie się z saldami występującymi na kontach księgowych.

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Krzysztof Kubarski

Ekspert Kredytowy Salomon Finance

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »